Эффективное управление сотрудниками на удаленке — советы и рекомендации

Здравствуйте, друзья!

Работа в дистанционном режиме не теряет свою актуальность — началась вторая волна коронавируса. Мы уже писали о том, как организовать работу на удаленке, а сегодня поговорим об эффективном управлении коллективом на расстоянии.

Информация будет полезна не только руководителям, которые были вынуждены срочно перевести сотрудников на удаленку из-за обстоятельств, но и тем, кто изначально хотел бы организовать рабочий процесс онлайн — владельцам контент студий, рекламных агентств, IT-компаний.

Проблемы в управлении сотрудниками онлайн — причины и способы их решения

Трудности, с которыми чаще всего сталкиваются руководители:

1. Не удается срочно связаться с сотрудниками по важным вопросам, в рабочее время они могут быть не в сети

Причины: нет четко отлаженного механизма коммуникации с персоналом.

Способы решения: выберите удобный канал связи, заранее обговорите, в какие часы работник должен быть онлайн, установите минимальное время ожидания (например, ответ должен прийти не позже, чем через час в рабочее время). Если у вас пара исполнителей, подойдет связь в соцсетях или мессенджерах, если нужна связь с отделом из нескольких человек используйте корпоративные чаты, рабочую почту, сервисы вроде Slack.

2. Непонятно, как сотрудник проводит рабочее время

Причины: не налажена система оценки эффективности работы.

Способы решения:

Тут стоит сразу оговориться, что контроль наличия сотрудника на рабочем месте — это не про удаленку. На удаленке можно оценить только эффективность работы и выполнение задачи в срок. Самое сложное — установить дедлайны и KPI.

Какие сервисы помогают отслеживать эффективность:

1. CRM;
2. сервисы коллтрекинга с записью звонков;
3. сервисы управления проектами;
4. ПО, отслеживающее, сколько времени было потрачено на конкретную задачу (Tmetric).

Если все же не терпится контролировать именно то, как сотрудник проводит время за компьютером — есть специальный софт, например, Kickidle и DeskTime Pro. Программа делает скрины с экрана рабочего монитора и фиксирует, когда сотрудника нет на месте. Это нужно для того, чтобы отслеживать, кто реально работает, а кто зависает на Ютубе или постит котиков в соцсетях.

Но такой софт подходит не для любой профессии. Его нельзя использовать для творческой и проектной работы — для контроля программистов, дизайнеров, копирайтеров, переводчиков. Например, копирайтер может писать тексты ночью по субботам, а не по понедельникам строго в 9 часов утра. Использование ПО в этих случаях только демотивирует.

3. Низкая эффективность работы на удаленке

Вы установили дедлайны и KPI, запустили CRM, добавили сотрудников в корпоративный чат, но часть из них все равно халтурит.

Причины: большое количество отвлекающих факторов дома, отсутствие мотивации.

Способы решения:

— Установите четкие, но разумные дедлайны по каждой задаче и для каждого сотрудника (пересекается с предыдущим пунктом).

— Разработайте систему отчетности, например, раз в неделю каждый сотрудник вносит информацию в таблицу или отчитывается на онлайн совещании.

— Мотивируйте сотрудников работать на результат. Можно выплачивать премии тем, кто перевыполнил план, добавлять % за объем или ежемесячно награждать лучшего сотрудника отдела.

— Повысьте оплату труда. Типичная проблема, особенно с фрилансерами — когда исполнителям не хватает денег, они ищут подработку или более высокооплачиваемые проекты. В лучшем случае фрилансер будет совмещать несколько проектов (что скажется на эффективности), в худшем, уйдет к заказчику с более выгодными условиями.

4. Отсутствие сплоченности в команде и плохая коммуникация сотрудников друг с другом.

Причины: нет сервисов для коммуникации, не ведется работа по укреплению связей между членами команды.

Способы решения:

Стоит оговориться, что не везде нужна командная работа. Например, если копирайтер работает в связке с контент-менеджером, то ему не обязательно общаться с другими авторами. А вот если речь идет об отделе продаж, где от каждого сотрудника зависит выполнение общего ежемесячного плана, то проблему можно решить несколькими способами:

1. использование сервисов для командной работы, где каждый сотрудник может видеть и следить за ходом задач коллег — Trello,Todoist, Slack;
2. обязательно создание чатов для неформального общения сотрудников между собой;
3. проведение мероприятий для поддержки командного духа и развития  психологических связей между членами команды;
4. внедрение в работу сервисов геймификации — кроме командной работы работают на повышение мотивации.

5. Непонятно, кто за что отвечает, сотрудники сдают работу как и когда им удобно.

Один сотрудник сдает задачу в тот же день, другой через неделю, менеджер первого отдела решает задачи второго отдела, у всех разные каналы коммуникации — одним словом, хаос в работе коллектива.

Причины: не налажена система постановки четких задач и распределения ролей.

Способы решения: вы должны выстроить четкую иерархию — кто за что отвечает, когда и в какой форме сдает работу. Например, раз в неделю вы, как руководитель устраиваете совещание в Zoom с начальниками отделов, где каждый сдает отчет + вам присылают отчеты в электронном виде. Начальники, в свою очередь, организовывают работу для исполнителей в Trello, для коммуникации используют Telegram, для сдачи работы устанавливают определенные дни/часы, для каждой задачи установлен срок и параметры оценки эффективности.

5. Большая текучка кадров

Причины: причин увольнения (в том числе по собственному желанию) много, перечислим самые распространенные, которые встречаются на удаленке:

1. Излишний контроль.
2. Слишком жесткие дедлайны.
3. Неоправданная система штрафов.
4. Слишком большое количество сервисов.
5. Завышенные требования к исполнителю.
6. Низкая оплата.
7. Задержки зарплаты.
8. Неуважительное отношение к сотруднику.
9. Исполнитель не справляется с обязанностями.

Способы решения: нужно найти золотую середину, при которой вам и исполнителям будет комфортно работать без снижения эффективности.

Пример неправильного подхода к организации удаленной работы, из-за которой постоянно приходится искать новых исполнителей:

Организация N ведет сайты с информационным контентом. Регулярно ищет новых копирайтеров, не меняя ошибочные условия, из-за которых те увольняются. Причины высокой текучки:

1. В вакансии указана цена в долларах (что и привлекает многих исполнителей), но по факту платят в рублях, причем без привязки к курсу, т.е. смена курса не приводит к перерасчету. Обман на этапе подбора авторов.
2. В вакансии указан диапазон цен за работу с перспективой повышения, но в реальности платят по минимальной цене из этого диапазона, находя 10 причин не доходить до более высокой стоимости. Обман №2.
3. Строгий ежедневный объем текстов, сдача день в день до 18 часов вечера. Объясняется тем, что если давать авторам более гибкий дедлайн (например, двое суток на текст), они расслабятся. В итоге многие авторы не выдерживают нагрузку и уходят (помните мы говорили о том, что не все могут работать по часам на удаленке?).
4. Десяток сервисов работы с текстом, конфликтующих между собой и неадекватные требования по этим сервисам. Приведение текста к цифрам (отхождение даже в 2% недопустимо) занимает больше времени, чем написание самого текста. При этом страдает качество статей.
5. После правок редактора нужно снова танцевать с бубном вокруг того же десятка сервисов. В итоге работа с текстом в перерасчете на потраченное время оказывается невыгодной для исполнителей.

Заключение

Основные причины проблем с удаленными сотрудниками — отсутствие нужных сервисов (или неправильный их выбор), неспособность выстроить четкую структуру, где у каждого своя роль, неумение отслеживать эффективность работы, нежелание мотивировать сотрудников, попытка контролировать их также как и в оффлайне, завышенные требования.

Из-за проблем, возникающих на фоне этих причин, некоторые руководители считают удаленку неприемлемым форматом работы, перекладывая всю вину на исполнителей. Все что нужно — понять, из-за чего на самом деле страдает эффективность того или иного сотрудника и исправить проблему.