Sprawdzasz tylko KRS? Pięć rejestrów pokaże większe ryzyko kontrahenta

Przed podpisaniem umowy sprawdź, czy firma jest wpisana do właściwego rejestru i kto może ją reprezentować. Potem ustal jej status VAT, zweryfikuj rachunek do przelewu i poszukaj informacji o postępowaniach w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ).

Procedura obejmuje pięć publicznych źródeł o różnym zakresie danych: CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT, KRZ oraz Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). CEIDG i KRS wybierasz zależnie od formy prawnej kontrahenta. Przy sprzedaży z odroczoną płatnością dodaj analizę dostępnych sprawozdań spółki, a wyniki zachowaj wraz z decyzją o warunkach transakcji.

Najpierw ustal podmiot i prawo do podpisu

Poproś o nazwę firmy i NIP, a jeśli rozmawiasz ze spółką wpisaną do KRS — także o numer KRS. Jednoosobową działalność gospodarczą sprawdzisz w CEIDG, a spółkę handlową w rejestrze przedsiębiorców KRS. Porównaj nazwę, identyfikatory i adres z projektem umowy; sprawdź również, czy wpis wskazuje zawieszenie działalności, likwidację lub wykreślenie.

Przy spółce odczytaj sposób reprezentacji, nie poprzestając na nazwisku osoby przedstawionej jako członek zarządu. Jeżeli wymagane jest współdziałanie kilku osób, porównaj ten warunek z planowanymi podpisami. Gdy umowę ma podpisać pełnomocnik, ustal zakres jego umocowania i zachowaj dokument, na którym się opiera.

Rozbieżność w nazwie albo NIP wyjaśnij przed dalszą kontrolą. W przeciwnym razie możesz sprawdzić status VAT jednej firmy, a podpisać umowę z inną. Zachowaj wynik wyszukiwania lub odpis wraz z datą pobrania, aby później było jasne, na jakich danych oparto decyzję.

Porównaj status VAT z rachunkiem do zapłaty

W wykazie podatników VAT wyszukaj firmę po NIP i wybierz dzień, którego ma dotyczyć sprawdzenie. Porównaj rachunek wskazany do przelewu z wynikiem wyszukiwania. Wyjaśnienia Krajowej Administracji Skarbowej opisują status na wybrany dzień, rachunki rozliczeniowe potwierdzone przez STIR oraz identyfikator otrzymywany po poprawnym zapytaniu.

Brak rachunku w wykazie wymaga ustalenia przyczyny. Wykaz obejmuje określone rodzaje rachunków zgłoszonych do administracji skarbowej; przedsiębiorca może też czekać na aktualizację danych. Podobnie brak oczekiwanego statusu VAT trzeba wyjaśnić w odniesieniu do konkretnej firmy — sama rozbieżność nie rozstrzyga o jej rzetelności.

Jeżeli płatność nastąpi później niż podpisanie umowy, ponów sprawdzenie rachunku przy zlecaniu przelewu. Zapisz dzień kontroli, sprawdzony numer i identyfikator zapytania. Wynik uzyskany przed podpisem opisuje wcześniejszy stan, a decyzja o przelewie dotyczy rachunku podanego do tej konkretnej płatności.

W KRZ odczytaj, czego dotyczy wpis

Po potwierdzeniu tożsamości kontrahenta wyszukaj go w KRZ. Opis rejestru Ministerstwa Sprawiedliwości wskazuje, że ujawnia on między innymi podmioty, wobec których są lub były prowadzone postępowania restrukturyzacyjne albo upadłościowe, oraz podmioty objęte bezskuteczną egzekucją.

Przy znalezionym wpisie porównaj dane dłużnika z danymi kontrahenta. Następnie ustal rodzaj sprawy i jej stan: wpis dotyczący postępowania zakończonego wymaga innej oceny niż informacja o sprawie trwającej. Zachowaj identyfikator podmiotu użyty do wyszukania i treść wyniku, na której opierasz ustalenie.

Aktywne postępowanie ma szczególne znaczenie, gdy masz wydać towar lub wykonać usługę przed otrzymaniem zapłaty. Nie przesądza automatycznie o rezygnacji z umowy, ale uzasadnia ponowną ocenę kwoty, którą zamierzasz pozostawić niezapłaconą, i długości odroczenia.

Przy odroczonej płatności przejrzyj sprawozdania

Jeśli kontrahent jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, sprawdź dostępne dokumenty w przeglądarce RDF, używając jego numeru KRS. Zacznij od ostatniego sprawozdania finansowego i porównaj je z wcześniejszym, o ile jest dostępne. Zwróć uwagę na wynik finansowy, zobowiązania krótkoterminowe i środki pieniężne — każda z tych pozycji odpowiada na inne pytanie o ryzyko udzielenia kredytu kupieckiego.

Sprawozdanie dotyczy oznaczonego okresu, więc odczytuj je razem z datą bilansową. Dodatni wynik za miniony rok nie oznacza, że firma ma dziś środki na terminową zapłatę; rosnące zobowiązania również wymagają spojrzenia na pozostałe dane, zanim wpłyną na warunki umowy. Jeśli oczekiwanego dokumentu nie ma, ustal najpierw, czy dla tego podmiotu i okresu powinien być już dostępny.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nie zakładaj, że RDF pokaże taki sam zestaw dokumentów jak dla spółki z KRS. Ocenę dopuszczalnego odroczenia oprzyj wtedy na informacjach, które rzeczywiście masz, oraz na kwocie możliwej do utrzymania jako niezapłacona należność.

Dobierz warunki do ryzyka transakcji

Przy niewielkiej, jednorazowej transakcji wystarczy zacząć od krótkiej sekwencji: właściwy wpis i reprezentacja, status VAT i rachunek, a następnie wynik wyszukiwania w KRZ. Jeśli dane są spójne i nie ma sygnałów wymagających wyjaśnienia, możesz zastosować zwykłe warunki płatności przyjęte w swojej firmie. Jest to decyzja handlowa podjęta na podstawie dostępnych danych.

Przy sprzedaży z odroczonym terminem dodaj dostępne sprawozdania i określ maksymalną kwotę, która pozostanie niezapłacona przed terminem wymagalności. Gdy wątpliwości dotyczą zdolności do zapłaty, możesz zaproponować zaliczkę, krótszy termin albo mniejszy zakres pierwszego zamówienia. Niewyjaśniona tożsamość strony lub brak potwierdzenia prawa do podpisu wymagają wyjaśnienia przed zawarciem umowy.

Wstrzymanie transakcji jest uzasadnioną opcją, gdy nie da się ustalić, z kim zawierasz umowę albo na jaki rachunek masz zapłacić. Zapisz konkretną rozbieżność, zamiast sprowadzać decyzję do ogólnego określenia „firma ryzykowna”. Pozwoli to odróżnić problem z danymi od świadomie przyjętego ryzyka odroczonej płatności.

Zachowaj wynik i krótką notatkę

Do dokumentacji transakcji dołącz pobrany wpis lub odpis, wynik sprawdzenia VAT, informację z KRZ oraz wykorzystane sprawozdania, jeśli były dostępne. Zanotuj datę i godzinę kontroli, dane identyfikujące kontrahenta, sprawdzony rachunek i identyfikator zapytania VAT. Przy wpisie w KRZ zapisz również rodzaj i stan postępowania, który miał znaczenie dla decyzji.

Neutralny wzór notatki: „Kontrahent: [nazwa, NIP]. Kontrola: [data i godzina]. CEIDG/KRS: [status i reprezentacja]. Wykaz VAT: [status, rachunek, identyfikator zapytania]. KRZ: [wynik, rodzaj i stan postępowania]. RDF, jeśli dotyczy: [okres dokumentu i istotne ustalenia]. Decyzja: [zwykły termin / zaliczka lub zmieniony termin / wstrzymanie transakcji]. Powód: [konkretny wynik kontroli]”. Tak udokumentowana decyzja pokazuje, które informacje były dostępne przed podpisem lub przelewem.

Przeczytaj także:

• Kontrahent wygląda wiarygodnie? Pięć rejestrów pokaże ryzyko
• Fałszywy sklep może wyglądać profesjonalnie — sprawdź go przed płatnością
• Podpis elektroniczny może wyglądać poprawnie — sprawdź status, osobę i datę