KSeF offline24: bez certyfikatu typu 2 nie wygenerujesz drugiego kodu QR

Faktura offline24 przekazywana uprawnionemu nabywcy poza KSeF przed dosłaniem do systemu musi mieć dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Do wygenerowania drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2, a samą fakturę trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu — tak określają to zasady trybu offline24.

Obowiązek umieszczenia obu kodów zależy od sposobu i momentu udostępnienia faktury. Dotyczy sytuacji, w której nabywca uprawniony do otrzymania jej poza systemem, na przykład konsument lub podmiot zagraniczny, dostaje dokument przed nadaniem mu numeru KSeF. Krajowy podatnik VAT co do zasady otrzymuje fakturę przez KSeF.

Ustal sposób przekazania faktury

Przed przygotowaniem pliku dla nabywcy rozstrzygnij, czy faktura ma trafić do niego przez KSeF, czy w uzgodniony sposób poza systemem. Dla konsumenta, podmiotu zagranicznego lub nabywcy bez NIP możliwe jest udostępnienie jej poza KSeF, na przykład jako PDF. Jeżeli nastąpi to przed dosłaniem faktury, wizualizacja potrzebuje obu oznaczeń QR.

Moment przekazania wpływa również na datę otrzymania faktury. Dla krajowego podatnika VAT jest nią data nadania fakturze numeru KSeF. Gdy fakturę udostępnia się uprawnionemu nabywcy poza systemem, liczy się data jej faktycznego otrzymania. Dlatego warto ustalić drogę dostarczenia przed wysłaniem dokumentu klientowi, a nie dopiero podczas przygotowania kodów.

Przygotuj i sprawdź certyfikat typu 2

Opis certyfikatów KSeF rozróżnia typ 1, służący do uwierzytelniania w systemie, oraz typ 2, potrzebny do oznaczania faktur wystawianych w trybie offline24, podczas niedostępności KSeF i w trybie awaryjnym. Certyfikaty tych typów wydaje się osobno. Certyfikat używany do logowania nie zastąpi więc certyfikatu potrzebnego do utworzenia kodu „CERTYFIKAT”.

O wydanie certyfikatu może wystąpić podatnik albo osoba uprawniona po uwierzytelnieniu się w KSeF. Wniosek i pobranie certyfikatu są dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz przez API KSeF 2.0. Przed użyciem sprawdź jego typ: w atrybucie CN certyfikat do oznaczania faktur ma dopisek „offline”, a certyfikat do uwierzytelniania — „uwierzytelnianie”.

Sprawdź także okres ważności i dane posiadacza. Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż dwa lata od wytworzenia albo od wskazanej daty początku obowiązywania. Może być wydany osobie fizycznej lub podmiotowi, na przykład spółce. Gdy pracownik używa certyfikatu wydanego na spółkę, identyfikowany jest podmiot, a nie automatycznie pracownik obsługujący program księgowy. To istotne przy wyborze certyfikatu do kodu potwierdzającego tożsamość wystawcy.

Utwórz fakturę i zachowaj zgodność danych

Fakturę offline24 wystawia się elektronicznie, zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Datą jej wystawienia jest data wpisana w polu P_1. Od dnia wskazanego w tym polu liczysz termin dosłania faktury do KSeF, więc sprawdź go razem z danymi sprzedawcy, nabywcy i transakcji przed przygotowaniem wizualizacji.

Podstawą kodu weryfikującego jest konkretny plik XML faktury. Jego wyróżnik powstaje na podstawie skrótu kryptograficznego tego pliku; zmiana treści po wygenerowaniu kodów oznacza konieczność przygotowania oznaczeń dla właściwej wersji. Do wizualizacji przekazywanej nabywcy i późniejszej wysyłki do KSeF użyj tych samych, ostatecznych danych. W przeciwnym razie oznaczenie na PDF może odnosić się do innej treści niż faktura dosłana do systemu.

Wygeneruj oba kody przed udostępnieniem

Reguły kodów weryfikujących przypisują pierwszemu kodowi napis „OFFLINE”, a drugiemu „CERTYFIKAT”. Pierwszy służy do sprawdzenia danych faktury i dostępu do niej w KSeF. Drugi pozwala zweryfikować pochodzenie dokumentu i wystawcę; do jego wygenerowania niezbędny jest certyfikat typu 2.

Przed przekazaniem wizualizacji sprawdź osobno oba kody i napisy pod nimi. Kod „OFFLINE” zawiera między innymi datę wystawienia z pola P_1, NIP sprzedawcy i wyróżnik faktury. Kod „CERTYFIKAT” wykorzystuje między innymi identyfikator certyfikatu, NIP sprzedawcy i wyróżnik faktury. Oznaczenia pełnią różne funkcje, więc obecność jednego nie oznacza, że drugi został poprawnie przygotowany.

Jeżeli nabywca zeskanuje pierwszy kod przed dosłaniem faktury, informacja, że dokumentu nie ma jeszcze w KSeF, może odpowiadać jego rzeczywistemu statusowi. Po podaniu dodatkowych danych dostępowych możliwe jest pobranie całej faktury z systemu, gdy już się w nim znajduje. Drugi kod pozwala sprawdzić między innymi aktywność certyfikatu oraz uprawnienie jego posiadacza do wystawienia faktury w imieniu podatnika.

Doślij dokument i sprawdź jego nowy status

Wyślij fakturę do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dacie wystawienia. Wygenerowanie kodów i przekazanie PDF nabywcy nie wykonuje tej czynności. Po wysyłce sprawdź, czy system nadał fakturze numer KSeF, i powiąż ten numer z wysłanym dokumentem w swojej ewidencji.

Jeśli udostępniasz uprawnionemu nabywcy fakturę poza KSeF dopiero po jej przesłaniu i nadaniu numeru, wizualizacja ma już jeden kod QR, a pod nim numer KSeF. Ta sama faktura wymaga więc innego oznaczenia zależnie od chwili udostępnienia. Gdy krajowy nabywca z NIP potrzebuje dokumentu, zanim faktura offline24 otrzyma numer KSeF, można wydać mu potwierdzenie transakcji; faktura nadal musi trafić do systemu w wymaganym terminie.

Osobnej uwagi wymaga faktura korygująca do faktury pierwotnej wystawionej offline24. Najpierw trzeba dosłać fakturę pierwotną i uzyskać jej numer KSeF, a dopiero potem wystawić korektę, wskazując numer korygowanej faktury. Korekta wystawiona w trybie offline24 również podlega obowiązkowi niezwłocznego dosłania, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Przeczytaj także:

• CV pod ATS: skopiuj tekst z PDF, zanim znikną nagłówki i certyfikaty
• Dzień bez spotkań nie wystarczy: asynchroniczna praca potrzebuje zasad
• Cursor czy GitHub Copilot? Tańszy plan nie zawsze oznacza tańsze agenty