Kod QR w KSeF potwierdza fakturę, sam PDF nie wystarcza

Fakturę otrzymaną jako PDF sprawdzisz kodem QR, przez dostęp anonimowy albo po zalogowaniu do KSeF. Te trzy metody weryfikacji pozwalają dotrzeć do danych dokumentu w systemie. Przed księgowaniem lub zapłatą porównaj je z treścią pliku przesłanego przez sprzedawcę.

Kod może prowadzić do właściwej faktury, choć otrzymana wizualizacja zawiera inną kwotę lub rachunek do przelewu. Dlatego samo otwarcie strony po zeskanowaniu QR nie kończy kontroli: trzeba odczytać wynik, a w razie potrzeby pobrać pełną fakturę i zestawić jej dane z PDF.

Kod QR: od wyniku weryfikacji do pełnej faktury

Na wizualizacji faktury wystawionej online i udostępnianej poza KSeF znajduje się jeden kod QR, a bezpośrednio pod nim numer KSeF. Objaśnienie kodów weryfikujących wskazuje, że po zeskanowaniu kodu widać podstawowe dane identyfikujące fakturę oraz informację, czy dokument znajduje się w systemie; pobranie całej faktury wymaga podania dodatkowych danych.

Otwórz PDF albo wydruk i znajdź kod z numerem KSeF. Zeskanuj go telefonem. Jeśli wraz z fakturą otrzymałeś odrębny link weryfikacyjny, możesz otworzyć go zamiast skanować znak graficzny.
Na stronie weryfikacji odczytaj informację o obecności dokumentu w KSeF i widoczne dane identyfikujące. Porównaj je z otrzymaną fakturą; samo wyświetlenie strony nie oznacza jeszcze zgodności treści.
Jeśli chcesz sprawdzić pozycje, kwoty lub warunki płatności, podaj wymagane dodatkowe dane, pobierz pełną fakturę i porównaj ją z przesłaną wizualizacją.

Numer pod kodem przyda się, gdy telefon nie odczyta QR: można go wpisać w wyszukiwaniu anonimowym. Gdy plik przedstawiony jako wizualizacja faktury z KSeF nie ma kodu, poproś wystawcę o numer KSeF i sprawdź dokument inną drogą. Brak kodu w załączniku wymaga wyjaśnienia, lecz nie rozstrzyga samodzielnie o istnieniu transakcji.

Bez kodu i logowania: dostęp anonimowy

Ta ścieżka służy do znalezienia konkretnej faktury po numerze KSeF i danych kontrolnych. Podręcznik Aplikacji Podatnika pokazuje przycisk „Wyszukaj fakturę”, kolejne ekrany formularza i możliwość pobrania znalezionego dokumentu jako XML lub PDF.

Przed zalogowaniem do Aplikacji Podatnika wybierz „Wyszukaj fakturę”. Na pierwszym ekranie wpisz numer KSeF i przejdź dalej. Nie wpisuj w jego miejsce numeru faktury nadanego przez sprzedawcę: to dwa różne oznaczenia.
Na następnym ekranie podaj numer faktury sprzedawcy, wymagane dane identyfikujące nabywcę, jego nazwę albo imię i nazwisko oraz kwotę należności ogółem. Następnie uruchom wyszukiwanie.
Po znalezieniu faktury wybierz „Pobierz” i format PDF lub XML. Zestaw otrzymany plik z dokumentem pobranym z KSeF, szczególnie w polach istotnych dla płatności.

Jeśli wyszukiwarka nie zwraca wyniku, najpierw sprawdź przepisany numer KSeF, numer faktury, dane nabywcy i kwotę. Błędny wpis może uniemożliwić znalezienie dokumentu. Gdy dane są poprawne, poproś wystawcę o wyjaśnienie; sam przesłany PDF nie potwierdza wówczas obecności faktury w KSeF.

Po zalogowaniu: faktury zakupowe firmy

Jeśli masz uprawnienia do KSeF w kontekście swojej firmy, otwórz „Listę faktur” i zakładkę „Faktury zakupowe (Podmiot2)”. W tej zakładce znajdują się dokumenty, w których podmiot wybrany przy logowaniu występuje jako nabywca. Przy obsłudze kilku firm sprawdź więc kontekst logowania, zanim uznasz, że faktury nie ma.

Filtry pozwalają szukać między innymi po numerze KSeF, numerze faktury sprzedawcy, identyfikatorze sprzedawcy albo dacie. Otwórz znaleziony dokument i porównaj dane stron, przedmiot sprzedaży oraz kwoty z załącznikiem otrzymanym od kontrahenta. Jeśli dokument ma trafić do dalszego obiegu, pobierz go z listy faktur zamiast opierać księgowanie wyłącznie na pliku z wiadomości e-mail.

Brak wyniku na liście także wymaga sprawdzenia filtrów i właściwego podmiotu. Jeżeli kontrahent przekazał fakturę wystawioną w trybie offline przed jej przesłaniem do KSeF, dokument może jeszcze nie mieć numeru KSeF. Wtedy zastosuj kontrolę przewidzianą dla dwóch kodów, zamiast oceniać go tak samo jak fakturę obecną już w systemie.

Offline24: co oznaczają dwa kody

Na fakturze wystawionej w trybie offline24 i udostępnionej poza KSeF przed przesłaniem do systemu występują dwa kody. Pod pierwszym widnieje „OFFLINE”, pod drugim „CERTYFIKAT”. Taki sam układ kodów dotyczy wskazanych przez administrację skarbową faktur wystawianych podczas niedostępności systemu i w trybie awaryjnym.

Zeskanuj kod „OFFLINE”, aby sprawdzić dane identyfikujące fakturę i informację o jej obecności w KSeF. Osobno sprawdź kod „CERTYFIKAT”: służy on do weryfikacji pochodzenia i integralności dokumentu oraz uprawnienia związanego z certyfikatem wystawcy. Pozytywna weryfikacja certyfikatu nie oznacza jeszcze, że faktura została przesłana do KSeF lub otrzymała numer systemowy. Rola certyfikatu przy drugim kodzie jest szczególnie istotna właśnie przed przesłaniem faktury.

Po przesłaniu dokumentu do KSeF i nadaniu mu numeru nowa wizualizacja używana poza systemem ma jeden kod z numerem KSeF. Jeśli dysponujesz wcześniejszą wersją z oznaczeniem „OFFLINE”, poproś wystawcę o numer systemowy, gdy faktura zostanie przesłana, i wtedy porównaj pełną treść. Do czasu wyjaśnienia statusu nie wyciągaj wniosku o autentyczności wyłącznie z tego, że faktury nie ma jeszcze na liście zakupowej.

Rozbieżność z PDF: które dane zatrzymują przelew

Porównanie zacznij od numeru faktury, daty, nazwy i identyfikatora sprzedawcy oraz danych nabywcy. Następnie zestaw pozycje, kwotę należności i walutę. Jeśli faktura w KSeF zawiera rachunek bankowy, porównaj go zarówno z PDF, jak i z rachunkiem wpisanym w dyspozycji przelewu. Podanie numeru rachunku w fakturze jest opcjonalne, więc jego brak w danych systemowych wymaga osobnego potwierdzenia sposobu zapłaty.

Wstrzymaj przelew, gdy kwota, dane odbiorcy lub rachunek w przesłanym PDF różnią się od danych faktury dostępnej w KSeF. Tak samo postąp, gdy nie potrafisz ustalić, której faktury dotyczy załącznik albo wystawca nie wyjaśnia statusu dokumentu offline. Skontaktuj się ze sprzedawcą znanym wcześniej kanałem i poproś o wyjaśnienie lub poprawną wizualizację; nie zmieniaj odbiorcy przelewu wyłącznie na podstawie wiadomości dołączonej do pliku.

Gdy rachunku nie ma w danych faktury pobranej z KSeF, ustal go z kontrahentem na podstawie uzgodnionych warunków płatności. Obecność faktury w systemie pozwala skontrolować jej treść, ale decyzja o zapłacie wymaga też powiązania dokumentu z zamówieniem, wykonaną usługą albo otrzymanym towarem.

Przeczytaj także: