inFakt czy IFIRMA? Tańsza aplikacja przegrywa przy osobistym księgowym

Dla właściciela JDG, który sam księguje koszty i rozlicza podatki, tańszy jest inFakt: plan Standard kosztuje 39,90 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym albo 46,50 zł przy miesięcznym. W IFIRMA Księgowość internetowa kosztuje odpowiednio 60,27 zł brutto miesięcznie przy płatności za pół roku lub rok oraz 66,42 zł brutto przy płatności co miesiąc.

Po przekazaniu ksiąg osobistemu księgowemu niższy próg ma IFIRMA: cennik biura rachunkowego zaczyna się od 149 zł netto miesięcznie, ale tylko dla ryczałtowca zwolnionego z VAT i przy maksymalnie 10 dokumentach kosztowych. Na liście księgowych inFaktu widnieją oferty od 199 zł netto miesięcznie. To porównanie cen wejściowych; przy innej formie podatku, statusie VAT lub większej liczbie kosztów wynik może się zmienić.

Samo fakturowanie: kiedy kończy się darmowy wariant

Jeżeli księgi prowadzi zewnętrzne biuro, abonament za pełną samodzielną księgowość byłby zbędnym kosztem. IFIRMA pozwala bezpłatnie wystawić do trzech faktur miesięcznie. Czwarta wymaga pakietu Faktura+, który kosztuje 12,50 zł netto za miesiąc przy płatności za rok z góry. Dla firmy wystawiającej sporadyczne faktury różnica wobec płatnego programu jest więc rzeczywistym zerowym wydatkiem, a nie tylko rabatem na start.

Plan Mini inFaktu zaczyna się od 9,90 zł netto miesięcznie; obejmuje faktury bez limitu oraz ich wysyłanie do KSeF i pobieranie faktur kosztowych. Przy standardowej stawce VAT daje to około 12,18 zł brutto za miesiąc. Kiedy JDG regularnie przekracza darmowy limit IFIRMA, jej Faktura+ przy rocznej przedpłacie kosztuje 15,38 zł brutto miesięcznie, zatem cena wejściowa Mini jest niższa. Stawka Mini „od” również wymaga rozliczenia rocznego; przy płatności co miesiąc abonament wynosi 12,50 zł netto.

Mini pozwala oglądać dokumenty kosztowe pobrane z KSeF, lecz nie prowadzi za przedsiębiorcę ewidencji podatkowej ani rozliczeń ZUS. Jeśli właściciel chce sam zamykać miesiąc, właściwym punktem porównania jest Standard oraz Księgowość internetowa IFIRMA. Samo wysłanie faktury do KSeF nie zastępuje ustalenia wysokości zaliczki na podatek, składek ani sporządzenia deklaracji.

Samodzielna księgowość: te same modele płatności

Przy rocznym rozliczeniu Standard kosztuje 39,90 zł netto, czyli około 49,08 zł brutto miesięcznie. Odpowiadający mu pakiet IFIRMA to 49 zł netto, czyli 60,27 zł brutto; różnica wynosi 9,10 zł netto na miesiąc. Jeżeli przedsiębiorca nie chce płacić za długi okres z góry, porównanie nadal wypada na korzyść inFaktu: 46,50 zł netto, czyli około 57,20 zł brutto, wobec 54 zł netto, czyli 66,42 zł brutto w IFIRMA. To ceny aplikacji do samodzielnej pracy, a nie wynagrodzenie księgowego.

Roczna przedpłata jest warunkiem najniższej stawki Standardu, podczas gdy IFIRMA daje niższą stawkę także przy przedpłacie półrocznej. Miesięczna kwota podawana przy dłuższym modelu oznacza koszt przypadający na miesiąc, nie płatność pobieraną co miesiąc. Dla JDG nieodliczającej VAT kwota brutto pokazuje wydatek z rachunku; podatnik odliczający VAT będzie inaczej oceniał ciężar podatku naliczonego. Takie przeliczenie pozwala porównać ceny obu usług na tej samej podstawie.

W Standardzie właściciel prowadzi KPiR lub ewidencję przychodów, a system wylicza PIT, VAT i ZUS oraz przygotowuje JPK i deklaracje. Faktury kosztowe mogą trafiać z KSeF, a dane z plików są odczytywane automatycznie, lecz kategoryzacja i zaksięgowanie kosztu pozostają po stronie użytkownika. IFIRMA również wymaga samodzielnego wprowadzania danych, księgowania otrzymanych faktur i wygenerowania rozliczeń. Jej Biuro Obsługi Klienta pomaga w obsłudze serwisu i wskazuje sposób wykonania czynności, ale nie wykonuje za użytkownika obliczeń w ramach tego pakietu.

Osobisty księgowy: cena zależy od profilu JDG

Najniższy pakiet biura IFIRMA obejmuje ryczałt bez VAT i do 10 dokumentów kosztowych. Pakiet standardowy kosztuje 211 zł netto miesięcznie przy takim samym limicie dokumentów. To więcej niż najniższa stawka widoczna u wybranych księgowych inFaktu, dlatego cena „od 149 zł” nie przesądza o wycenie JDG prowadzącej KPiR albo rozliczającej VAT. Obie firmy trzeba porównywać dla tego samego sposobu opodatkowania i podobnego zakresu pracy.

Przy pakiecie ryczałtowym różnica między 149 a 199 zł wynosi 50 zł netto miesięcznie, czyli 61,50 zł brutto przy standardowej stawce VAT. To rachunek dolnych granic ofert, a nie gwarancja jednakowej wyceny konkretnej firmy. W IFIRMA każde kolejne pięć dokumentów kosztowych ponad pakiet kosztuje 33 zł netto. Przykładowa JDG z 15 dokumentami kosztowymi i spełniająca warunki pakietu ryczałtowego zapłaciłaby zatem 182 zł netto przed innymi ewentualnymi opłatami.

Późne przekazanie dokumentów, korekty spowodowane brakami po stronie klienta oraz wybrane czynności poza abonamentem mogą zwiększyć opłatę w IFIRMA. Osobno wyceniono pobranie dokumentacji KSeF przez biuro w imieniu klienta: 50 zł netto. W inFakcie kwota od 199 zł jest stawką ofertową konkretnych księgowych; ostateczny zakres współpracy jest ustalany dla firmy. Porównanie dwóch liczb „od” ma więc sens tylko jako informacja o progu wejścia. Przy wielu kosztach lub nietypowych transakcjach ważniejsza staje się pełna miesięczna wycena wraz z dopłatami.

Różnica wobec abonamentu za aplikację jest także organizacyjna. W inFakcie przedsiębiorca wystawia faktury i dodaje koszty, księgowy widzi sprzedaż w aplikacji, kwalifikuje przesłane wydatki, wysyła deklaracje i kontaktuje się z urzędami. W IFIRMA biuro księguje przychody i wydatki, wylicza zobowiązania PIT, VAT i ZUS oraz wysyła deklaracje. Przekazanie tych czynności człowiekowi wyjaśnia skok ceny względem wariantu samodzielnego; sama automatyzacja programu nie zapewnia tej usługi.

KSeF i automatyzacja: gdzie zostaje praca człowieka

Oba dostawcy włączają KSeF do swoich usług, ale podobny napis przy funkcji nie oznacza identycznego podziału obowiązków. Mini inFaktu służy do wystawienia i odebrania faktury, Standard dodaje prowadzenie ewidencji podatkowej. IFIRMA oferuje integrację z KSeF także w wariancie fakturowania, a w Księgowości internetowej udostępnia automatyczne księgowanie i generowanie deklaracji. Zakres automatyzacji trzeba odnosić do wykupionego pakietu, nie do samej nazwy platformy.

Po otrzymaniu e-faktury w KSeF pozostaje decyzja o zakwalifikowaniu wydatku i przypisaniu go do ewidencji. W Standardzie inFaktu wykonuje ją właściciel, a w usłudze biura rachunkowego oceną przesłanych kosztów zajmuje się księgowy. Przy wielu transakcjach o czasie poświęconym na rozliczenia może więc decydować liczba wydatków wymagających oceny, a nie sama liczba faktur pobranych automatycznie.

Przeczytaj także:

• Fakturownia czy inFakt? Tania faktura nie zawsze zastąpi księgowego
• Ghost czy Substack? Przy 290 USD miesięcznie zmienia się tańsza opcja
• Slack czy Teams? Integracje i pakiet Microsoft 365 odwracają wybór