Podpis elektroniczny może wyglądać poprawnie — sprawdź status, osobę i datę

Aby sprawdzić podpis elektroniczny dokumentu, otwórz usługę Gov.pl „Podpisz dokument elektronicznie”, dodaj otrzymany podpisany plik i wybierz „Sprawdź, kto podpisał”. Odczytaj status każdego podpisu oraz dane osoby podpisującej. Jednocześnie możesz sprawdzić do pięciu plików o łącznym rozmiarze do 25 MB.

Sam podgląd dokumentu nie odpowie na pytanie, czy podpis jest ważny. Potrzebny jest wynik weryfikacji powiązany z podpisanym plikiem. Datę podpisania odczytaj z informacji o podpisie, jeśli jest w nich dostępna; przy elektronicznym zaświadczeniu podatkowym można ją sprawdzić w osobnym weryfikatorze PUESC.

Jak sprawdzić podpis na Gov.pl

Przygotuj plik w postaci otrzymanej od nadawcy. Może to być PDF z podpisem albo plik XML zawierający podpisany dokument. Jeśli dostałeś podgląd, wydruk lub treść skopiowaną do nowego pliku, poproś o oryginalny plik elektroniczny: kontrola ma dotyczyć właśnie tej treści, którą objął podpis.

1. Na stronie usługi wybierz „Podpisz lub sprawdź dokument”. Nastąpi przejście do narzędzia podpis.gov.pl.
2. Wybierz „Dodaj plik” albo przeciągnij podpisany plik do wskazanego pola. Poczekaj, aż zostanie dodany.
3. Przy dokumencie zawierającym podpis użyj przycisku „Sprawdź, kto podpisał”. Otwórz szczegóły wykrytych podpisów.
4. Odczytaj status i dane podpisującego przy każdym podpisie. Gdy wynik zawiera dodatkowy komunikat, przeczytaj go wraz ze statusem.

Do sprawdzenia otrzymanego dokumentu wystarczy widok szczegółów podpisów. Przycisk „Dalej” służy do przejścia do czynności związanych z podpisywaniem. Jeżeli dokument podpisało kilka osób, sprawdź wynik dla każdej z nich: status widoczny przy jednej osobie nie opisuje pozostałych podpisów.

Co mówi status „Ważny”, a czego nie widać w podglądzie

Opis weryfikacji PUESC wyjaśnia, że status „ważny” oznacza niezmienność podpisanej części dokumentu oraz potwierdzony stan certyfikatu powiązanego z podpisem. Certyfikat może być ważny w chwili sprawdzania albo jego ważność w chwili podpisania może wynikać z danych zawartych w podpisie. PUESC opisuje tu swoją usługę przeznaczoną do kontroli dokumentów otrzymanych z jednostek Krajowej Administracji Skarbowej lub Ministerstwa Finansów.

W przypadku PDF sam status wymaga przeczytania szczegółów. Po podpisaniu można dodać do pliku zmiany poza podpisaną częścią; mogą one wpłynąć na to, co widać na stronie, choć status podpisu pozostanie „ważny”. Weryfikator sygnalizuje taką sytuację w szczegółach wyniku. Dlatego znajomy wygląd dokumentu ani pojedyncze słowo „ważny” nie zastępują sprawdzenia, której treści dotyczy podpis i czy pojawił się komunikat o późniejszych zmianach.

Status „nieważny” także trzeba odczytać razem z przyczyną. Może on wynikać ze zmiany podpisanej treści, unieważnienia certyfikatu lub upływu jego ważności. Sama data wpisana w dokumencie nie rozstrzyga, która z tych sytuacji wystąpiła. Zachowaj otrzymany plik i komunikat z weryfikacji, aby móc wyjaśnić wynik z nadawcą.

Kto podpisał dokument i kiedy

Dane podpisującego porównaj z osobą, której podpisu oczekujesz. Nazwa pliku, nazwisko wpisane w treści i graficzny znak na stronie pomagają rozpoznać dokument, lecz nie są wynikiem sprawdzenia podpisu. Jeśli dokument wymagał podpisów kilku osób, ich dane i statusy trzeba odczytać osobno. Ważny podpis jednej osoby nie potwierdza udziału pozostałych.

Daty podpisania szukaj w informacjach o podpisie udostępnionych przez narzędzie. Nie zastępuj jej datą pobrania pliku, datą jego utworzenia na własnym urządzeniu ani datą umieszczoną w treści dokumentu. Plik można skopiować później, a datę w tekście wpisać niezależnie od momentu złożenia podpisu. Gdy wynik nie podaje jednoznacznie czasu podpisania, nie da się go ustalić z samego wyglądu strony.

Sprawdź również rodzaj podpisu w odniesieniu do sprawy, której dotyczy dokument. Podpis zaufany ma zastosowanie przede wszystkim w kontaktach z administracją publiczną oraz w przypadkach przewidzianych przepisami. Poprawny wynik jego weryfikacji nie przesądza więc sam przez się, że ten rodzaj podpisu spełnia wymagania danej czynności prywatnej. Status techniczny, tożsamość podpisującego i możliwość użycia dokumentu w konkretnej sprawie to odrębne kwestie.

Format pliku i limit przesyłania

Gdy nie możesz dodać dokumentu, najpierw ustal, czy wybrałeś plik zawierający podpis. W przypadku XML podpisany dokument może znajdować się wewnątrz pliku; narzędzie Gov.pl pozwala pobrać z niego plik źródłowy do odczytania treści. Sam pobrany podgląd nie zastępuje jednak kontroli pliku z podpisem. Przy PDF sprawdzaj otrzymaną wersję, zamiast tworzyć nowy plik przez drukowanie do PDF.

Sprawdź też rzeczywisty format oraz rozmiar przesyłanych plików. Usługa przyjmuje między innymi PDF i XML, a także inne formaty wymienione w jej instrukcji. Zmiana rozszerzenia w nazwie nie przekształci dokumentu w obsługiwany format. Jeśli otrzymany plik jest niekompletny albo przekracza limit, właściwym rozwiązaniem jest uzyskanie od nadawcy podpisanego pliku w postaci, którą można zweryfikować, a nie odtwarzanie dokumentu z jego widoku.

Jak zweryfikować elektroniczne zaświadczenie podatkowe

Elektroniczne zaświadczenie podatkowe jest opatrzone kwalifikowanym podpisem pracownika urzędu. Instrukcja Ministerstwa Finansów kieruje odbiorcę takiego dokumentu do weryfikatora PUESC: należy dodać plik z podpisem, na przykład PDF lub XML, i wybrać „Weryfikuj podpis”. Wynik podaje, czy podpis jest prawidłowy, kto go złożył oraz datę jego złożenia.

Odczytaj te informacje przy pliku, który rzeczywiście otrzymałeś z urzędu. Poprawność podpisu odnosi się do podpisanej treści, dane osoby wskazują podpisującego, a data dotyczy złożenia podpisu — nie dnia pobrania zaświadczenia przez odbiorcę. Jeśli masz tylko papierowy wydruk dokumentu doręczonego elektronicznie, potrzebujesz podpisanego pliku, aby wykonać tę weryfikację.

Przeczytaj także:

• Fałszywy sklep może wyglądać profesjonalnie — sprawdź go przed płatnością
• Jak testować agenta AI: odpowiedź może być dobra, a zadanie niewykonane
• Broker pokazuje licencję? Sprawdź jeszcze status i listę ostrzeżeń KNF