Autenti czy DocuSign? Sto kopert może odwrócić rachunek

Przy założeniu, że jedna osoba wysyła 20 osobnych umów miesięcznie, roczny Autenti PRO kosztuje 1068 zł netto i nie ogranicza liczby wysyłek. Dla polskiej firmy, której wystarcza podstawowy podpis elektroniczny, daje to przewidywalny koszt abonamentu nawet przy rosnącej liczbie umów.

W rocznym DocuSign Standard pula wynosi 100 kopert na użytkownika; pokazany wariant z rocznym zobowiązaniem i miesięcznymi płatnościami kosztuje 360 USD za rok, przed ewentualnym podatkiem. Dwadzieścia osobnych wysyłek miesięcznie daje 240 kopert rocznie, czyli 140 ponad tę pulę. DocuSign może odpowiadać firmie potrzebującej jego funkcji współpracy, ale do ceny licencji trzeba wówczas doliczyć nadwyżkę lub uzgodnić większy limit.

Koperta, wysyłka i plik: skąd bierze się różnica

W DocuSign koperta jest jednostką zużycia. Może zawierać kilka dokumentów i trafić do kilku podpisujących, a mimo to po wysłaniu liczy się jako jedna koperta. Zużywa limit również wtedy, gdy odbiorca ostatecznie nie podpisze umowy. Liczba załączonych plików ani liczba podpisujących nie zmienia więc rachunku w taki sposób jak liczba odrębnych procesów wysyłki.

W Autenti jedna wysyłka także może zawierać więcej niż jeden plik. Kluczowy jest jednak wybrany okres rozliczeniowy: roczny PRO przewiduje wysyłkę bez limitu, podczas gdy PRO kupowany z miesiąca na miesiąc dopuszcza do 10 dokumentów miesięcznie, a miesięczny PREMIUM do 15. Firma nadająca regularnie 20 odrębnych umów nie zmieści się w tych miesięcznych wariantach. Nie należy zatem porównywać samych nazw planów bez ich okresu rozliczeniowego.

Roczna pula DocuSign pozwala rozłożyć wysyłki nierówno między miesiącami. Jeśli umowa wraca po zmianach i powstaje nowa koperta, do budżetu trzeba wliczyć także tę ponowną wysyłkę. Założenie jednej koperty na umowę jest użyteczne do porównania, lecz w firmie z częstymi poprawkami może zaniżyć rzeczywiste zużycie.

Jedna osoba: rachunek dla 8, 20 i 50 umów miesięcznie

Poniższe scenariusze są warunkowe: przez cały rok jedna osoba wysyła każdą umowę osobno i nie ponawia procesu. Zestawienie obejmuje bazowe abonamenty roczne, bez podatku, przewalutowania, płatnych podpisów i dopłat za koperty. Kwoty w złotych i dolarach pozostają w walutach cenników; ich bezpośrednie porównanie nie byłoby ceną końcową dla polskiej firmy.

• 8 umów miesięcznie: to 96 wysyłek rocznie. Roczny Autenti PRO kosztuje 1068 zł netto. Firma mieściłaby się też w limicie miesięcznego PRO, lecz 12 opłat po 139 zł netto dałoby 1668 zł netto. Jedna licencja DocuSign Standard obejmuje 96 kopert, pozostawiając cztery w rocznej puli; w pokazanym wariancie jej koszt bazowy wynosi 360 USD.
• 20 umów miesięcznie: to 240 wysyłek rocznie. Abonament rocznego Autenti PRO pozostaje na poziomie 1068 zł netto, jeśli nie są potrzebne płatne dodatki. W DocuSign Standard powstaje nadwyżka 140 kopert: do 360 USD za licencję dochodzi koszt ich wykorzystania albo wcześniej zakupionej większej puli.
• 50 umów miesięcznie: to 600 wysyłek rocznie. Sam wolumen nadal nie podnosi ceny rocznego Autenti PRO, natomiast w DocuSign Standard przekroczenie wynosi 500 kopert. Przy takiej skali istotna staje się wycena puli dopasowanej do firmy, a nie tylko cena licencji widoczna na początku cennika.

DocuSign opisuje nadwyżkowe koperty jako rozliczane według stawki za sztukę i dopuszcza ich wcześniejszy zakup, ale na publicznej stronie nie podaje jednej stawki, z której można policzyć wszystkie trzy końcowe rachunki. Różnica między scenariuszami jest mimo to konkretna: przy 8 wysyłkach miesięcznie limit wystarcza, a przy 20 i 50 wysyłkach koszt dodatkowej pojemności staje się częścią decyzji.

Ilu nadawców potrzebuje dostępu?

Rachunek dla jednej osoby nie jest rachunkiem dla całego zespołu. Cena Autenti PRO dotyczy jednego miejsca. Opis planów eSign PRO i PREMIUM wymienia w PREMIUM współdzielone etykiety, przekazanie dokumentu innemu użytkownikowi organizacji oraz weryfikację odbiorcy kodem SMS. Roczny PREMIUM kosztuje 1548 zł netto za miejsce; gdy umowy faktycznie nadaje kilka osób, potrzebną liczbę miejsc trzeba uwzględnić oddzielnie.

DocuSign Standard oferuje współdzielone szablony, komentarze i delegowanie podpisywania. Business Pro dodaje między innymi formularze internetowe, pobieranie płatności podczas podpisu i wysyłkę masową, lecz jego roczny plan również przewiduje 100 kopert na użytkownika. Wyższy pakiet funkcji sam w sobie nie zwiększa publicznego limitu przypisanego do miejsca. Liczba nadawców oraz potrzebne uprawnienia są zatem równie ważne jak łączna liczba umów firmy.

Integrację również warto wyceniać jako konkretną funkcję, nie jako ogólną zaletę marki. Autenti przewiduje API w indywidualnie wycenianym planie CORPORATE, a możliwość integracji przy innych planach kieruje do osobnych ustaleń. DocuSign pokazuje katalog integracji, lecz zakres automatyzacji zależy od planu. Firma łącząca podpisywanie z ERP lub CRM powinna porównywać ofertę obejmującą właśnie ten przepływ i właściwą pulę wysyłek.

Podstawowy podpis nie zawsze wystarczy

Rodzaj podpisu może zmienić koszt bardziej niż liczba plików. Art. 78¹ Kodeksu cywilnego wiąże formę elektroniczną równoważną pisemnej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy dana czynność wymaga takiej formy, sam podstawowy podpis w abonamencie nie załatwia sprawy. Podpis zaawansowany i kwalifikowany to odrębne poziomy; o potrzebnym poziomie rozstrzyga rodzaj umowy i wymagania wobec stron.

Autenti PRO pozwala obsługiwać różne typy podpisów w jednym obiegu, ale podpis zaawansowany Autenti i podpis kwalifikowany są płatnymi dodatkami. Przykładowo SimplySign dla Autenti na rok kosztuje 219 zł netto za użytkownika, a wskazana przy tej ofercie zdalna weryfikacja tożsamości jest dodatkowo płatna 199 zł netto. To koszt konkretnego certyfikatu i sposobu jego wydania, nie uniwersalna cena każdego podpisu kwalifikowanego na obu platformach.

Jeżeli kwalifikowany podpis mają składać również kontrahenci, koszt certyfikatu nadawcy nie wystarcza do wyceny całego procesu. Dla umów podpisywanych podstawowo istotniejsze mogą być natomiast dostęp odbiorcy bez konta, kolejność podpisujących i późniejsze sprawdzenie statusu podpisu. Takie wymagania należy zestawić z ceną miejsc i wysyłek, zanim porówna się końcowe kwoty.

Co rozstrzyga wybór

Dla jednego nadawcy regularnie wysyłającego 20 osobnych umów miesięcznie roczny Autenti PRO daje prostszy rachunek za samą wysyłkę. Przy 8 umowach DocuSign Standard mieści się w bazowej puli, więc o wyborze mogą przesądzić funkcje zespołowe i integracje. Przy 50 umowach cena większej puli DocuSign staje się niezbędna do uczciwego porównania.

Budżet porównywalnej usługi składa się z miejsc dla rzeczywistych nadawców, liczby nowych kopert lub wysyłek, wymaganego podpisu każdej strony oraz potrzebnych integracji. Bez ceny nadwyżkowych kopert nie da się ogłosić dokładnego zwycięzcy cenowego dla wszystkich wolumenów, ale można wskazać moment, w którym bazowy limit przestaje wystarczać.

Przeczytaj także:

• Podpis elektroniczny może wyglądać poprawnie — sprawdź status, osobę i datę
• Faktoring czy kredyt obrotowy? Termin faktury może odwrócić wynik
• IKE czy IKZE w 2026 roku? Próg podatkowy może odwrócić wybór