Kontrahent wygląda wiarygodnie? Pięć rejestrów pokaże ryzyko

Przed umową sprawdź, czy firma istnieje i kto może ją reprezentować; przed przelewem potwierdź status VAT oraz rachunek. Pięć przydatnych rejestrów to CEIDG, KRS, REGON i wykaz podatników VAT oraz Krajowy Rejestr Zadłużonych, który ujawnia między innymi informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

Dla jednego kontrahenta wybierasz zwykle CEIDG albo KRS, zależnie od formy działalności. Porównuj NIP i pozostałe identyfikatory z ofertą, umową oraz danymi do płatności, a wynik zapisz z datą sprawdzenia. Rozbieżność oznacza potrzebę wyjaśnienia konkretnej informacji, nie automatyczny dowód nieuczciwości.

Plan podstawowej kontroli na kwadrans

Przygotuj pełną nazwę kontrahenta, NIP, ewentualnie numer KRS lub REGON, dane osoby podpisującej umowę i rachunek podany do przelewu. Kwadrans jest orientacyjnym czasem na sprawdzenie prostego przypadku; nie obejmuje wyjaśniania niezgodności ani oceny dokumentów pełnomocnika. Zachowaj tę samą nazwę i NIP podczas kolejnych wyszukiwań, żeby nie pomylić podmiotów o podobnych nazwach.

1. Odszukaj przedsiębiorcę w CEIDG albo spółkę w KRS. Zapisz pełną nazwę, NIP, adres oraz status wpisu.
2. Jeśli umowę zawiera spółka, sprawdź w KRS osoby uprawnione do jej reprezentowania i wymagany sposób podpisania umowy.
3. Porównaj NIP, REGON, nazwę i formę prawną w bazie REGON z danymi z pierwszego rejestru.
4. Sprawdź status w wykazie VAT. Przed zleceniem przelewu wyszukaj także rachunek w powiązaniu z NIP kontrahenta.
5. Wyszukaj kontrahenta w KRZ i zapisz rodzaj oraz sygnaturę postępowania, jeśli pojawi się wynik.

Taka kolejność pozwala najpierw ustalić stronę umowy, potem prawo do jej podpisania, a dopiero następnie ocenić dane podatkowe i płatnicze. Jeśli identyfikatory wskazują różne podmioty, wyjaśnij rozbieżność przed podpisem lub zapłatą.

CEIDG albo KRS: z kim zawierasz umowę?

W CEIDG szukaj osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Przy spółce cywilnej sprawdź wpisy jej wspólników; spółki cywilnej nie wyszukuje się jako spółki handlowej w KRS. W KRS znajdziesz natomiast między innymi spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, jawną czy komandytową.

Porównaj pełną nazwę, NIP i adres z projektem umowy. W CEIDG odczytaj, czy działalność jest aktywna, zawieszona lub zakończona. Przy spółce pobierz aktualną informację z KRS i zwróć uwagę na wpisy dotyczące likwidacji lub postępowania. Różny adres może wynikać ze zmiany danych, ale umowa powinna wskazywać podmiot, który rzeczywiście ma być jej stroną.

W przypadku spółki kluczowy jest sposób reprezentacji. Sprawdź nazwiska osób uprawnionych oraz to, czy mogą działać samodzielnie, czy muszą podpisać dokument łącznie. Jeśli podpis ma złożyć pełnomocnik, ustal podstawę i zakres jego umocowania; sam kontakt z firmowego adresu e-mail nie rozstrzyga o prawie do zawarcia umowy.

REGON: czy dane wskazują ten sam podmiot?

Baza REGON prowadzona przez GUS pozwala wyszukać przedsiębiorcę między innymi po NIP, REGON lub numerze KRS. Porównaj nazwę, formę prawną i adres z wynikiem uzyskanym w CEIDG albo KRS. To dodatkowa kontrola spójności danych, szczególnie gdy oferta, projekt umowy i dyspozycja płatności podają je w różnych wariantach.

Jeśli numer z otrzymanych dokumentów prowadzi do innej firmy, zapisz, którego pola dotyczy różnica, i poproś o sprostowanie. Zgodność w REGON nie zastępuje sprawdzenia reprezentacji w KRS ani rachunku w wykazie VAT: każdy z tych rejestrów odpowiada na inne pytanie.

Wykaz VAT: status i rachunek przed przelewem

Wyszukaj kontrahenta po NIP i wybierz dzień, którego dotyczy kontrola. Wyjaśnienia KAS o wykazie VAT opisują status podatników czynnych i zwolnionych, sprawdzanie danych na wybrany dzień, zakres ujawnianych rachunków oraz identyfikator otrzymywany po poprawnym zapytaniu. Status „zwolniony” nie oznacza sam w sobie, że przedsiębiorca nie prowadzi działalności.

Przed zleceniem przelewu wpisz numer rachunku wskazany do zapłaty i sprawdź wynik dla NIP właściwego kontrahenta na dzień zlecenia. Kontrola wykonana przy podpisaniu umowy może być już nieaktualna, jeśli dane do płatności się zmieniły. Zapisz cały sprawdzany numer rachunku i identyfikator zapytania, który wyszukiwarka umieszcza na końcu strony wynikowej.

Brak numeru na widocznej liście rachunków wymaga uważnego odczytania wyniku. Wykaz obejmuje określone rachunki firmowe, a rachunek wirtualny może zostać rozpoznany jako powiązany z rachunkiem rozliczeniowym podatnika, choć sam nie figuruje na liście. Przyczyną braku rachunku może być też niezgłoszenie go przez przedsiębiorcę lub opóźnienie aktualizacji danych. Poproś o wyjaśnienie i zachowaj również wynik negatywny, zamiast przypisywać mu jedną przyczynę.

KRZ: jakie postępowania ujawniono?

W publicznej części KRZ wyszukaj kontrahenta po jego danych identyfikacyjnych. Rejestr obejmuje informacje o trwających i wcześniejszych postępowaniach restrukturyzacyjnych oraz upadłościowych, a także o niektórych bezskutecznych egzekucjach. Jeśli znajdziesz wpis, odczytaj rodzaj postępowania, jego aktualny stan i sygnaturę.

Taka informacja ma szczególne znaczenie, gdy planujesz zaliczkę, odroczoną płatność albo długie wykonanie umowy. Brak wyniku w KRZ nie jest zaświadczeniem o wypłacalności: pokazuje jedynie, że wyszukiwanie nie ujawniło wpisu dotyczącego spraw objętych tym rejestrem.

Notatka z wynikiem sprawdzenia

Do dokumentów transakcji dołącz krótką notatkę z datą i godziną kontroli. Zapisz użyte identyfikatory, status wpisu, osoby uprawnione do podpisu, wynik porównania danych w REGON, status VAT, sprawdzany rachunek i wynik KRZ. Zachowaj aktualną informację z KRS, jeśli z niej korzystałeś, oraz identyfikator zapytania z wykazu VAT; pozwoli on odtworzyć wykonaną kontrolę.

Wzór do uzupełnienia: „Kontrahent: [pełna nazwa], NIP: [numer]. Kontrola: [data i godzina]. CEIDG/KRS: [status wpisu, osoby i sposób reprezentacji]. REGON: [zgodność danych albo opis różnicy]. VAT na dzień [data]: [status]. Rachunek [numer] dla NIP [numer]: [wynik]; identyfikator zapytania: [wartość]. KRZ: [wynik i ewentualna sygnatura]. Niewyjaśnione rozbieżności: [opis]”. Gdy przelew zlecasz później lub na inny rachunek, dopisz wynik sprawdzenia przeprowadzonego dla tej płatności.