Do biura po wideorozmowy: połowa dni stacjonarnych nadal jest zdalna

14 października 2026 r. ekonomistki Natalia Emanuel i Emma Harrington w „The Atlantic” opisały, dlaczego powroty do biur nie przywracają automatycznie pracy twarzą w twarz. Ich opublikowany w październiku raport nowojorskiego Fedu wskazuje, że w badanej grupie około połowa dni w biurze upływała wyłącznie na rozmowach online lub pracy indywidualnej. Dla zespołu ważniejsze od samego przyjazdu jest to, czy tego dnia spotka osoby, z którymi faktycznie pracuje.

W pełnym opracowaniu badania, przeprowadzonego we wrześniu 2026 r. wśród 1835 pracowników z wyższym wykształceniem w USA, 70,6 proc. respondentów wskazało, że podczas ostatniego dnia w biurze brakowało co najmniej jednej osoby z ich zespołu, a 48,8 proc. nie miało żadnego spotkania w pełni stacjonarnego. To wyniki ankiety dotyczącej ostatniego dnia pracy na miejscu, a nie pomiar wszystkich biur w Stanach Zjednoczonych czy w Polsce. Pokazują jednak, dlaczego obowiązek przychodzenia pod określony adres może zmienić miejsce pracy, nie zmieniając sposobu współpracy.

Co oznacza „zdalny” dzień spędzony w biurze

Dane obejmują kilka miar, których nie należy zlewać w jedną. Brak spotkania w pełni stacjonarnego oznacza, że pracownik mógł uczestniczyć w rozmowie hybrydowej lub online, a także zamienić kilka słów z kimś na korytarzu. Z kolei dzień bez spotkania bezpośredniego i hybrydowego może obejmować połączenia z całym zespołem albo zadania wykonywane samodzielnie. Rozmowa przy ekspresie do kawy nie zastępuje wspólnej pracy nad projektem, ale również nie jest zerowym kontaktem.

Istotna jest też skala wspólnej obecności. Jeśli do biura przyjeżdża część zespołu, nadal można porozmawiać bezpośrednio z osobami na miejscu, ale rozmowa wymagająca udziału wszystkich przenosi się do sieci. Spotkanie hybrydowe pozwala uczestniczyć osobom w innym mieście, choć część pracowników spędza dzień przy słuchawkach pomimo dojazdu. Dlatego liczba zajętych biurek mówi mniej o kontakcie niż skład osób obecnych w konkretnym dniu.

Rozproszenie zespołu i kalendarz, który rozmija ludzi

Najtrwalszą przeszkodą jest geografia. Kiedy część członków zespołu ma przypisane inne biuro lub pracuje całkowicie zdalnie, nawet pełne wykonanie obowiązku przyjścia do własnej siedziby nie zbierze wszystkich w jednym pokoju. Menedżer może zwiększyć frekwencję w każdym oddziale, lecz wspólne spotkanie całego zespołu nadal będzie wymagało połączenia. To problem konstrukcji zespołu, a nie pojedynczego dnia nieobecności.

Inaczej jest wtedy, gdy współpracownicy mogliby przyjechać w to samo miejsce, ale wybierają różne dni. Ogólnofirmowy grafik może pokazywać regularną obecność, choć osoby wykonujące wspólne zadanie stale się mijają. W takiej sytuacji większa liczba wymaganych dni nie musi oznaczać większej liczby rozmów twarzą w twarz. Wspólna data ma większe znaczenie niż identyczny limit obecności ustalony osobno dla każdej osoby.

Nawet zgodny kalendarz nie gwarantuje wykorzystania bliskości. Uczestnicy siedzący w tym samym budynku mogą dołączać do wideorozmowy ze swoich stanowisk, bo link jest domyślną formą zaproszenia lub łatwiej udostępnić ekran. Taki format bywa uzasadniony, gdy dołącza ktoś z innej lokalizacji. Jeśli wszyscy są na miejscu, przeniesienie rozmowy do sieci odbiera dzień biurowy jego najbardziej oczywistą przewagę: bezpośredni kontakt między współpracownikami.

Wspólny dzień powinien wynikać z zadania

W polskim zespole hybrydowym sensownie jest zacząć od pracy wymagającej obecności konkretnych osób, a dopiero potem ustalić termin przyjazdu. Rozmowa o złożonym problemie, wdrożenie nowej osoby czy decyzja wymagająca szybkiej wymiany pomysłów tworzą wyraźniejszy powód do spotkania niż sam zapis „dzień biurowy”. To wniosek organizacyjny z mechanizmu opisanego w badaniu, a nie wynik osobnego pomiaru efektywności polskich firm.

Jeżeli zadanie obejmuje ludzi z różnych miast, nie da się usunąć odległości przez nakaz wejścia do najbliższego biura. Zespół może wtedy oddzielić rozmowy lokalne od tych, które muszą pozostać zdalne, a dla spotkań wymagających pełnej obecności zaplanować wspólny termin. Dla osób pracujących w tej samej siedzibie pomocna jest prosta reguła: gdy wszyscy uczestnicy są na miejscu, spotykają się w jednym pomieszczeniu. Taka decyzja ogranicza zbędne połączenia, choć nie każde spotkanie mieszane da się zastąpić stacjonarnym.

Koordynacja wymaga również przewidywalności. Jeśli termin obecności zmienia się indywidualnie w ostatniej chwili, inni mogą odbyć dojazd bez osób potrzebnych do zaplanowanej rozmowy. Wspólny kalendarz powinien zatem pokazywać obecność uczestników konkretnego zadania, a nie tylko spełnienie miesięcznego obowiązku. Pozwala to przygotować pracę, którą zespół chce wykonać razem na miejscu.

Jak ocenić, co przyniósł dojazd

Wartość dnia na miejscu można ocenić przez trzy obserwacje: czy byli obecni potrzebni współpracownicy, czy odbyły się zaplanowane rozmowy twarzą w twarz i czy udało się wspólnie rozwiązać sprawę wymagającą jednoczesnej uwagi. Sam licznik wejść do budynku odpowiada jedynie na pytanie o frekwencję. Nie mówi, czy ktoś spotkał zespół ani czy po powrocie do domu czeka go ta sama seria wideorozmów.

Nie każda korzyść musi przyjąć postać formalnego spotkania. Krótka konsultacja przy stanowisku lub przypadkowa rozmowa mogą ułatwić współpracę, choć nie pojawią się w kalendarzu. Dlatego pytanie o liczbę narad warto uzupełnić o kontakt nieformalny, ale nie mieszać tych doświadczeń w jedną miarę. Zespół może mieć wiele krótkich rozmów, a mimo to nie zebrać osób potrzebnych do kluczowej decyzji.

Jeżeli po zsynchronizowaniu kalendarzy ludzie nadal spędzają większość czasu na indywidualnych zadaniach i połączeniach, odpowiedź zależy od przyczyny. Przy rozproszeniu między miastami rozwiązaniem może być rzadsze, lecz rzeczywiste spotkanie całego zespołu; przy wspólnej lokalizacji — zmiana reguł zwoływania rozmów. Od tego rozróżnienia zależy, czy kolejny wymagany dojazd da pracownikowi kontakt z zespołem, czy tylko inne miejsce do wykonywania tej samej pracy.

Przeczytaj także:

• Praca z zagranicy: 183 dni nie rozstrzyga podatku ani składek
• Wypadek na pracy zdalnej: związek z pracą jest ważniejszy niż adres
• Hybryda czy biuro? Dwa dni z domu nie obniżyły wyników w eksperymencie