Pozew e-mailem nie zadziała — w e-sądzie dowody tylko wskażesz

Zapłaty za niezapłaconą fakturę możesz dochodzić w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU), jeśli roszczenie jest pieniężne, wymagalne i nadaje się do wydania nakazu zapłaty. Zakładasz konto w systemie EPU, wypełniasz pozew, wskazujesz dowody, podpisujesz pismo i opłacasz je przez system. Zgodnie z pouczeniem e-sądu pozew przesłany e-mailem lub przez ePUAP nie wywołuje skutków prawnych, a dowody trzeba wskazać, lecz nie dołącza się ich do pozwu.

Przed wypełnieniem formularza ustal, kto jest dłużnikiem, ile dokładnie pozostało do zapłaty, kiedy minął termin płatności i z czego wynika obowiązek zapłaty. Jeśli kontrahent kwestionuje wykonanie umowy lub wysokość należności, weź pod uwagę, że w EPU sąd nie przeprowadzi postępowania dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia takiego sporu.

EPU czy zwykły pozew: najpierw oceń roszczenie

Z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego wynika, że w EPU można dochodzić roszczenia wymagalnego w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu, a nakaz zapłaty nie może zostać wydany dla żądania niepieniężnego ani wtedy, gdy trzeba go doręczyć pozwanemu za granicą. Granica trzech lat określa dostępność tego trybu; nie rozstrzyga sama przez się, czy starsze roszczenie się przedawniło.

• EPU ma sens, gdy żądasz określonej sumy, termin zapłaty minął, doręczenie nakazu jest możliwe w Polsce, a okoliczności powstania długu dają się jasno opisać.
• Zwykły pozew rozważ od razu, gdy strony spierają się o dostawę, zakres usługi, odbiór prac albo sposób obliczenia długu. Faktura pokazuje żądaną kwotę, ale sama nie rozstrzyga sporu o wykonanie umowy.
• EPU nie wybieraj, gdy żądanie nie dotyczy pieniędzy, roszczenie stało się wymagalne poza ustawowym okresem albo nakaz miałby być doręczony poza Polską.

Przy ocenie sporu liczy się też możliwa reakcja pozwanego. Może on wnieść sprzeciw od nakazu; wtedy sąd umarza EPU w zakresie, w którym nakaz utracił moc. Jeżeli spodziewasz się rzeczowych zarzutów wymagających analizy dokumentów, uwzględnij możliwość późniejszego prowadzenia sprawy w zwykłym postępowaniu.

Jakie dane zebrać z faktury i umowy

Formularz wymaga oznaczenia stron, sformułowania żądania i krótkiego uzasadnienia. Przygotuj dane z faktury, ale sięgnij również do umowy, zamówienia i potwierdzenia wykonania świadczenia. Dzięki temu opiszesz nie tylko wystawienie dokumentu księgowego, lecz także podstawę obowiązku zapłaty.

• Dane powoda i pozwanego oraz ich adresy. Sprawdź właściwy identyfikator pozwanego: PESEL lub NIP osoby fizycznej albo numer KRS bądź odpowiedniego rejestru podmiotu.
• Numer i datę faktury, termin płatności, pierwotną kwotę oraz saldo po uwzględnieniu wpłat częściowych lub korekt.
• Umowę lub zamówienie oraz zwięzły opis dostarczonego towaru albo wykonanej usługi. Ustal, jakie zdarzenie spowodowało wymagalność zapłaty.
• Kwotę dochodzonej należności i, jeśli żądasz odsetek, datę, od której je naliczasz. Sprawdź, czy suma w pozwie odpowiada temu, czego rzeczywiście dochodzisz.
• Listę dowodów przypisanych do twierdzeń: na przykład umowę do podstawy zobowiązania, potwierdzenie dostawy do wykonania świadczenia i fakturę do kwoty oraz terminu płatności.
• Numer rachunku bankowego, na który pozwany ma zapłacić należność.

Wskazanie dowodu nie oznacza przesłania pliku. W pozwie nazwij dokument i wyjaśnij, jaką okoliczność ma potwierdzać; nie dodawaj jego skanu jako załącznika. Zachowaj dokumenty, ponieważ mogą być potrzebne, jeśli po umorzeniu EPU wniesiesz pozew w innym postępowaniu.

Wypełnienie, podpis i właściwy kanał wysyłki

1. Załóż konto użytkownika w EPU i zaloguj się. Gdy działasz w imieniu spółki lub innego przedsiębiorcy, oznacz jako powoda właściwy podmiot i podaj podstawę swojego umocowania.
2. Wprowadź dane stron oraz żądaną sumę. Przed przejściem dalej porównaj nazwę, adres i identyfikator pozwanego z dokumentami, aby pozew dotyczył właściwej osoby lub firmy.
3. Opisz źródło zobowiązania, wykonanie świadczenia, wystawienie faktury, upływ terminu płatności i niezapłaconą część należności. Do istotnych twierdzeń przypisz przygotowane wcześniej dowody.
4. Sprawdź treść pozwu, podpisz go podpisem dostępnym w EPU albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wnieś opłatę za pośrednictwem systemu.

Po opłaceniu pozew trafia automatycznie do sądu. Samo zapisanie formularza nie kończy wniesienia pisma; wysłanie wiadomości na adres kontaktowy sądu również nie zastępuje czynności w EPU. Po zalogowaniu możesz sprawdzić stan sprawy i wydane rozstrzygnięcia.

Ile wynosi opłata od pozwu

Według oficjalnej karty usługi EPU minimalna opłata wynosi 30 zł: dla wartości roszczeń do 1 500 zł jest to 30 zł, a dla wartości ponad 1 500 zł do 4 000 zł — 50 zł. Wysokość opłaty zależy od sumy dochodzonych roszczeń, a płatność odbywa się wyłącznie przez system.

Przykład warunkowy: dochodzisz 2 000 zł niezapłaconej należności. Ta kwota mieści się w przedziale, dla którego opłata wynosi 50 zł. Jeśli pozew obejmuje kilka należności, sprawdź ich łączną wartość i kwotę wyliczoną w formularzu. Pozew bez wymaganej opłaty nie wywołuje skutków prawnych i nie jest rozpoznawany, chyba że powód jest zwolniony z opłaty z mocy prawa.

Co może się wydarzyć po złożeniu pozwu

Sprawę rozpoznaje Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie. Jeśli roszczenie nie budzi wątpliwości, sąd może wydać nakaz zapłaty. Wniesienie i opłacenie pozwu nie oznacza więc automatycznego uzyskania nakazu ani odzyskania pieniędzy.

Jeżeli sąd nie znajdzie podstaw do wydania nakazu, umorzy EPU. Podobny skutek w odpowiednim zakresie wywołuje sprzeciw pozwanego. Wierzyciel może wtedy wnieść pozew o to samo roszczenie w innym postępowaniu i przedstawić potrzebne dokumenty. Gdy zrobi to w ciągu trzech miesięcy od postanowienia o umorzeniu EPU, skutki prawne związane z wytoczeniem powództwa następują od dnia wniesienia pozwu w EPU.

Przeczytaj także:

• C2PA nie mówi, czy obraz jest prawdziwy — czytaj podpis, nie plakietkę
• Meta buduje platformę AI dla firm, ale nie podała ceny ani kontroli
• Jak wyłączyć trenowanie AI na czatach — historia nie zawsze znika