Szkolenie po pracy też jest czasem pracy — jeśli zlecił je przełożony

Szkolenie zlecone przez przełożonego wlicza się do czasu pracy także wtedy, gdy odbywa się wieczorem lub w dniu wolnym. Tak samo jest ze szkoleniem niezbędnym do wykonywania pracy, które pracodawca ma obowiązek przeprowadzić na podstawie wskazanej w przepisie. Art. 94¹³ Kodeksu pracy stanowi, że koszt takich szkoleń ponosi pracodawca, a czas zajęć poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy.

Sam wieczorny termin nie wystarcza jednak do uznania kursu za obowiązkowy ani każdej jego godziny za nadliczbową. Najpierw trzeba ustalić podstawę udziału: polecenie przełożonego, obowiązek zapewnienia szkolenia przez pracodawcę albo własną inicjatywę pracownika. Następnie rzeczywisty czas zajęć porównuje się z rozkładem i normami czasu pracy danej osoby.

Polecenie przełożonego: liczy się wymagany udział

Jeżeli przełożony poleca pracownikowi udział w kursie, jego koszt ponosi pracodawca, a czas zajęć zalicza się do czasu pracy. Kurs nie musi być obowiązkowy z mocy odrębnego przepisu: sam art. 94¹³ obejmuje szkolenia odbywane na podstawie polecenia przełożonego. O ocenie nie przesądza nazwa zajęć ani to, czy prowadzi je firma, zewnętrzny organizator czy platforma internetowa.

Wyraźnym poleceniem może być wiadomość skierowana do konkretnej osoby z obowiązkiem uczestnictwa i terminem szkolenia. Inaczej wygląda ogólna informacja, że pracownicy mogą zapisać się na dostępny kurs. Granica bywa mniej oczywista, gdy zaproszenie mówi o dobrowolności, lecz przełożony później wymaga obecności lub ukończenia zajęć przed wykonaniem przydzielonego zadania. Wtedy znaczenie mają rzeczywiste oczekiwania wobec pracownika, a nie sama etykieta zaproszenia.

W razie sporu przydatna będzie wiadomość z poleceniem, informacja o terminie oraz potwierdzenie uczestnictwa. Jeżeli polecenie padło ustnie, pracownik może poprosić o potwierdzenie, że udział jest wymagany i obejmuje godziny poza harmonogramem. Taka korespondencja pomaga odtworzyć ustalenia; pisemna forma nie jest dodatkowym warunkiem zaliczenia czasu szkolenia.

Szkolenie niezbędne do pracy: ważna jest podstawa obowiązku

Osobną kategorią jest szkolenie niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na danym stanowisku, które pracodawca ma obowiązek przeprowadzić. Art. 94¹³ wymienia źródła tego obowiązku: przepisy prawa, układ zbiorowy lub inne porozumienie zbiorowe, regulamin albo umowę o pracę. Również w tej sytuacji pracodawca pokrywa koszt i powinien, w miarę możliwości, organizować zajęcia w godzinach pracy. Jeśli odbywają się poza nimi, ich czas wlicza się do czasu pracy.

Sama użyteczność kursu nie tworzy jeszcze takiego obowiązku. Szkolenie może pomagać w bieżącej pracy lub zwiększać szanse na awans, a mimo to nie wynikać z żadnej z wymienionych podstaw. Dlatego istotne jest ustalenie, jaki wymóg dotyczy konkretnego stanowiska i czy pracodawca ma zapewnić dane szkolenie. Gdy zamiast takiego wymogu pojawia się polecenie przełożonego, podstawą zaliczenia czasu staje się samo polecenie.

Przy kursie wymaganym do wykonywania pracy pomocne są fragment umowy lub regulaminu określający wymóg, informacja o przypisanym stanowisku i potwierdzenie godzin udziału. Pozwalają powiązać konkretne zajęcia z obowiązkiem pracodawcy. Dokument ukończenia kursu dowodzi zdobycia kwalifikacji, ale sam nie pokazuje, kiedy pracownik uczestniczył w zajęciach.

BHP: szkolenie ma odbywać się w czasie pracy

Szkolenia z bezpieczeństwa i higieny pracy podlegają szczególnej regule: odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Wyjaśnienie Państwowej Inspekcji Pracy o szkoleniach BHP wskazuje, że pracownik nie ma obowiązku uczestniczyć w zajęciach zorganizowanych poza normalnymi godzinami pracy. Jeżeli jednak weźmie w nich udział, czas ten należy potraktować jako pracę w godzinach nadliczbowych.

Dotyczy to szkolenia wstępnego i okresowego. Wieczorny termin szkolenia okresowego nie przenosi jego kosztu ani czasu na pracownika. Dla rozliczenia znaczenie mają rodzaj szkolenia, dzień zajęć i faktyczne godziny udziału. Samo zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego nie zastępuje informacji potrzebnych do ustalenia czasu pracy.

Dobrowolny kurs: nauka z własnej inicjatywy

Pracownik może wybrać kurs związany ze swoim zawodem bez polecenia przełożonego i bez obowiązku zapewnienia go przez pracodawcę. Taka nauka co do zasady nie staje się czasem pracy tylko dlatego, że jej treść przydaje się na stanowisku. Pracownik zwykle sam ponosi koszt kursu, chyba że strony uzgodnią jego dofinansowanie.

Zgoda na udział i zwrot opłaty nie muszą oznaczać polecenia odbycia szkolenia. Pracodawca może wspierać rozwój pracownika, pozostawiając mu swobodę decyzji, czy zapisać się na zajęcia. Istotna jest możliwość odmowy oraz to, czy ukończenie kursu zostało wymagane jako element wykonywania pracy. Przy kursie finansowanym przez firmę warto więc odróżnić ustalenia dotyczące pieniędzy od ustaleń dotyczących obowiązku uczestnictwa.

Ocena może się zmienić w trakcie organizacji szkolenia. Przykładowo kurs ogłoszony jako dostępny dla chętnych staje się szkoleniem poleconym konkretnej osobie, gdy przełożony później wymaga jej udziału. Wiadomość określająca ten wymóg pomaga ustalić, od kiedy uczestnictwo wynikało z polecenia. Takie rozróżnienie ma znaczenie zwłaszcza przy kursach rozłożonych na kilka spotkań.

Ewidencja, nadgodziny i szkolenie w dniu wolnym

Gdy szkolenie wlicza się do czasu pracy, pracodawca musi uwzględnić jego godziny przy rozliczeniu pracownika. Objaśnienie PIP dotyczące ewidencji wskazuje, że służy ona ustaleniu wynagrodzenia i obejmuje między innymi liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz godziny nadliczbowe. Lista uczestników kursu może potwierdzać obecność, lecz nie zastępuje ewidencji czasu pracy.

Zaliczenie szkolenia do czasu pracy i zakwalifikowanie go jako nadgodzin to dwa kolejne ustalenia. Według Kodeksu pracy godziny nadliczbowe powstają po przekroczeniu obowiązujących pracownika norm albo przedłużonego dobowego wymiaru wynikającego z jego systemu i rozkładu czasu pracy. Znaczenie ma więc cały dzień pracy, a nie wyłącznie godzina rozpoczęcia kursu. Przykładowo wieczorne zajęcia po pełnej zmianie mogą prowadzić do przekroczenia normy dobowej; przy niepełnym etacie trzeba też uwzględnić zasady dotyczące pracy ponad umówiony wymiar.

Jeżeli szkolenie przypadło w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, Kodeks przewiduje w zamian inny dzień wolny, udzielony do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Liczy się rodzaj dnia wolnego w indywidualnym harmonogramie: sobota nie jest automatycznie takim dniem dla każdej osoby. Dlatego do rozliczenia potrzebne są zarówno podstawa udziału w kursie i rzeczywiste godziny zajęć, jak i rozkład pracy uczestnika.

Przeczytaj także:

• AI Act wymaga kompetencji AI, ale nie narzuca jednego szkolenia
• Roboty obejmują 34% czasu pracy, lecz opłacają się przy zaledwie 0,3%
• Kontrakt B2B nie zastąpi etatu samą nazwą — liczy się sposób pracy