Lojalka za szkolenie ma limit — trzy lata i tylko proporcjonalny zwrot

Pracownik odchodzący po kursie lub studiach opłaconych przez pracodawcę nie musi automatycznie oddawać całej wydanej kwoty. Art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy ograniczają zwrot do kosztów dodatkowych świadczeń i określonych przyczyn zakończenia pracy; okres zobowiązania po nauce nie może przekraczać trzech lat, a należność jest proporcjonalna do przepracowanego czasu.

Żeby ocenić żądanie firmy, trzeba ustalić, na jakich zasadach odbywała się nauka, co przewiduje pisemna umowa szkoleniowa, jakie świadczenia pracodawca opłacił i jak kończy się zatrudnienie. Sam rachunek za kurs nie wystarcza do ustalenia obowiązku zwrotu.

Najpierw ustal, na jakich zasadach odbywała się nauka

Przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych dotyczą zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Obejmują różne formy nauki, w tym kursy i studia. Wyjaśnienie Państwowej Inspekcji Pracy odróżnia taką zgodę od umożliwienia pracownikowi samodzielnej nauki na innych zasadach, na przykład przez udzielenie bezpłatnego wolnego.

To rozróżnienie poprzedza rachunek kosztów. Jeśli pracownik rozpoczął naukę sam, a pracodawca ani jej nie zainicjował, ani nie wyraził zgody na podnoszenie kwalifikacji w rozumieniu tych przepisów, nie można po prostu zastosować zasad zwrotu z umowy szkoleniowej. Trzeba najpierw ustalić, z czego pracodawca wywodzi swoje żądanie.

Pisemna umowa określa zobowiązanie do pozostania

Gdy pracodawca chce powiązać finansowanie nauki z dalszym zatrudnieniem po jej ukończeniu, strony zawierają pisemną umowę określającą ich prawa i obowiązki. W jej treści szczególne znaczenie mają uzgodniony okres pozostania w pracy oraz świadczenia finansowane przez firmę. Samo opłacenie kursu nie określa jeszcze, jak długo pracownik ma po nim pracować.

Postanowienia umowy szkoleniowej nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Zapis nakazujący oddać pełną kwotę bez względu na czas przepracowany po kursie nie usuwa ustawowej zasady proporcjonalności. Strony mogą uzgodnić krótszy okres pozostania w firmie, lecz nie wydłużyć go ponad ustawowy limit.

Zobowiązanie do rozliczenia nauki nie odbiera prawa do wypowiedzenia umowy o pracę. PIP wskazuje, że przy finansowanym przez pracodawcę dokształcaniu dopuszczalne może być żądanie zwrotu kosztów po odejściu pracownika, ale niedopuszczalny jest zakaz wypowiedzenia. Warto też odróżnić odejście po ukończeniu nauki od jej niepodjęcia lub przerwania bez uzasadnionych przyczyn: ten ostatni przypadek jest osobną podstawą zwrotu.

Znaczenie ma sposób zakończenia zatrudnienia

Typowy przypadek powstania obowiązku zwrotu to wypowiedzenie złożone przez pracownika w uzgodnionym okresie pozostania w firmie. Obowiązek może też powstać, gdy pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika podczas nauki albo w tym okresie po jej ukończeniu. Decyduje więc sposób rozwiązania stosunku pracy, a nie tylko fakt, że zatrudnienie się kończy.

Kodeks przewiduje wyjątek, gdy pracownik wypowiada umowę z przyczyn związanych z mobbingiem, określonych w art. 94³. Inna sytuacja zachodzi, gdy pracownik rozwiązuje stosunek pracy bez wypowiedzenia, powołując się na art. 55 lub art. 94³, choć przyczyny przewidziane w tych przepisach nie występują. Wtedy zwrot dodatkowych świadczeń może być należny.

Zwykłe wypowiedzenie przez pracodawcę, upływ czasu, na jaki zawarto umowę o pracę, i porozumienie stron nie są wymienione w art. 103⁵ jako samodzielne podstawy zwrotu. Jeśli strony zapiszą w porozumieniu odrębne rozliczenie nauki, jego treść trzeba ocenić z uwzględnieniem kodeksowych ograniczeń. Dlatego przy porównywaniu żądania z przepisami znaczenie mają zarówno umowa szkoleniowa, jak i sposób zakończenia pracy.

Zwrot obejmuje dodatkowe świadczenia, nie całe koszty pracodawcy

Do rozliczenia trafiają koszty dodatkowych świadczeń, które pracodawca rzeczywiście poniósł na podnoszenie kwalifikacji pracownika. Kodeks wymienia wśród nich opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Jeśli firma pokryła tylko część czesnego, punktem wyjścia jest ta opłacona część, a nie pełna cena studiów.

Inaczej traktuje się wynagrodzenie zachowane za czas przysługującego pracownikowi urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z pracy na obowiązkowe zajęcia. Są to uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji, odrębne od dodatkowych świadczeń podlegających zwrotowi. Wyliczenie powinno zatem pokazywać konkretne opłacone pozycje i kwoty przypisane pracownikowi, zamiast jednej zbiorczej sumy nazwanej kosztem szkolenia.

Kwota maleje wraz z przepracowanym okresem

Po ukończeniu nauki zwrot powinien odpowiadać części uzgodnionego okresu, której pracownik już nie przepracuje. Przy rozliczeniu w pełnych miesiącach można pomnożyć koszt dodatkowych świadczeń przez liczbę miesięcy pozostałych do końca zobowiązania i podzielić wynik przez liczbę miesięcy całego zobowiązania. Jeżeli zatrudnienie kończy się w trakcie miesiąca, znaczenie mają rzeczywiste daty, a nie zaokrąglenie korzystne dla jednej ze stron.

Przykład jest warunkowy. Firma pokryła 7200 zł opłaty za kurs, a pracownik zobowiązał się pozostać przez 36 miesięcy po jego ukończeniu. Jeśli wypowie umowę i zatrudnienie zakończy się po 12 pełnych miesiącach, pozostają 24 miesiące: zwrot wyniesie 7200 zł × 24/36, czyli 4800 zł. Gdy zatrudnienie zakończy się po 24 miesiącach, do końca pozostanie 12 miesięcy, a kwota spadnie do 2400 zł. Po przepracowaniu całego uzgodnionego okresu z tej podstawy nie pozostanie nic do zwrotu.

Jeżeli zatrudnienie kończy się jeszcze podczas nauki, przepis również nakazuje uwzględnić okres zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. Nie można wtedy bez zmian użyć rachunku, którego początkiem jest dzień ukończenia kursu. Dla oceny konkretnego żądania potrzebne są daty przyjęte do wyliczenia, zestawienie opłaconych dodatkowych świadczeń oraz wskazanie zdarzenia, które według pracodawcy powoduje obowiązek zwrotu.

Przeczytaj także:

• AI Act wymaga kompetencji AI, ale nie narzuca jednego szkolenia
• Znak krajowy czy unijny? 400 zł kupuje ochronę tylko w Polsce
• Restrukturyzacja czy upadłość? Trzy miesiące bez płatności to alarm