Prąd i internet przy pracy zdalnej płaci firma — reszta zależy od regulaminu

Przy zwykłej pracy zdalnej pracodawca ma pokryć prąd i usługi telekomunikacyjne potrzebne do pracy. Ma też zapewnić niezbędne materiały i narzędzia oraz zadbać o ich instalację, serwis i konserwację albo pokryć związane z nimi konieczne koszty. Zamiast rozliczać poniesione wydatki oddzielnie, może wypłacać ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom pracownika.

Jeżeli pracownik za uzgodnieniem z firmą używa własnego komputera lub innych narzędzi, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny albo zastępujący go ryczałt. Woda, ogrzewanie czy korzystanie z powierzchni mieszkania nie dają natomiast automatycznego prawa do zwrotu. Pokrycie takich dodatkowych wydatków zależy od zasad przyjętych u pracodawcy lub indywidualnych ustaleń dotyczących pracy zdalnej.

Które koszty trzeba pokryć, a które zależą od ustaleń

Granica przebiega między kosztami wskazanymi w przepisach a innymi wydatkami związanymi z wykonywaniem pracy w domu. Według wyjaśnień ministerstwa pracy obowiązkowy zwrot kosztów mediów obejmuje niezbędną energię i łączność, lecz nie obejmuje automatycznie wody ani użytkowania powierzchni domu. Dodatkowe koszty można objąć zwrotem w porozumieniu, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

• Obowiązkowe: energia zużywana na potrzeby pracy oraz niezbędne usługi telekomunikacyjne, w tym dostęp do internetu. Pracodawca zapewnia również potrzebne materiały i narzędzia oraz ich instalację, serwis i konserwację albo pokrywa konieczne koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Obowiązek dotyczący prądu nie oznacza opłacania całego rachunku za mieszkanie.
• Warunkowe: inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeśli ich zwrot przewidują obowiązujące ustalenia. Osobną sytuacją jest uzgodnione używanie prywatnych narzędzi lub materiałów: wtedy ekwiwalent albo ryczałt przysługuje z mocy przepisów, a nie według swobodnego uznania firmy.
• Bez automatycznego zwrotu: woda, ogrzewanie, czynsz i korzystanie z domowej powierzchni. Sam zakup wyposażenia mieszkania także nie daje jeszcze podstawy do żądania zwrotu. Zakres ewentualnej dopłaty trzeba odczytać z zasad dotyczących konkretnego pracownika.

Podział ma znaczenie nawet wtedy, gdy na pasku płac widnieje jedna pozycja nazwana ryczałtem za pracę zdalną. Z samej nazwy nie wynika, czy kwota obejmuje tylko energię i internet, czy także uzgodnione używanie prywatnego sprzętu. Bez określenia składników trudno ocenić, czy wypłata odpowiada kosztom, które ma zastępować.

Własny komputer: kiedy przysługuje ekwiwalent

Punktem wyjścia jest zapewnienie przez pracodawcę narzędzi potrzebnych do pracy. Strony mogą jednak ustalić, że pracownik będzie używał własnego komputera, telefonu lub materiałów; narzędzia muszą pozwalać na bezpieczne wykonywanie obowiązków. Za uzgodnione używanie prywatnych rzeczy przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Zamiast ekwiwalentu można przyjąć ryczałt oparty na przewidywanych kosztach.

Prywatny komputer i domowy internet są rozliczane z różnych powodów. Komputer jest narzędziem pracy, którego używanie i zużycie należy uwzględnić po uzgodnieniu jego wykorzystania. Łącze to usługa telekomunikacyjna potrzebna do wykonywania pracy, nawet gdy urządzenie dostarczyła firma. Jedna wypłata może obejmować oba składniki, ale jej kalkulacja powinna pozwalać je odróżnić.

Jeżeli pracodawca dostarcza służbowy komputer, nie ma podstaw, by automatycznie doliczać ekwiwalent za korzystanie z prywatnego laptopa. Nie znosi to obowiązku pokrycia potrzebnego prądu i łączności. Z kolei samo posiadanie własnego sprzętu w mieszkaniu nie wystarcza do ekwiwalentu: znaczenie ma uzgodnienie jego używania do pracy.

Jak ocenić wysokość ryczałtu

Ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z pracą zdalną. Przepisy nie wyznaczają jednakowej stawki dla wszystkich ani jednej metody rozdzielania domowych rachunków. Przy ustalaniu kwoty bierze się pod uwagę między innymi normy zużycia energii, koszty usług telekomunikacyjnych oraz zużycie narzędzi i materiałów, z uwzględnieniem ich udokumentowanych cen rynkowych.

Przy prądzie sensowną podstawą oszacowania jest pobór energii przez urządzenia używane do pracy, czas ich używania i cena energii. Przy łączności trzeba ustalić, jaki koszt usługi potrzebnej do pracy przyjęto w kalkulacji; nie wynika z przepisów, że firma ma opłacać całe domowe korzystanie z internetu przez wszystkich domowników. Jeśli pracownik używa własnego urządzenia, kalkulacja powinna obejmować również właściwy składnik za jego używanie.

Przy pracy hybrydowej ważna jest liczba dni lub godzin przepracowanych zdalnie. Stała miesięczna kwota może być sposobem wypłaty, ale przyjęte założenia powinny odpowiadać przewidywanemu zakresowi pracy poza biurem. Pracownik wykonujący obowiązki z domu sporadycznie i osoba pracująca tak przez większość czasu nie generują z założenia identycznego zużycia energii przez sprzęt służbowy.

Ryczałtu nie ocenia się przez proste porównanie z całym rachunkiem za mieszkanie. Bardziej użyteczne jest pytanie, jakie urządzenia, czas pracy, koszt łączności i ewentualne prywatne narzędzia uwzględniono. Jeżeli firma podaje samą stawkę, bez określenia jej zakresu, warto poprosić o podstawę kalkulacji. Pozwala to odróżnić zaniżone oszacowanie kosztu obowiązkowego od wydatku, którego zwrot wymaga dodatkowego ustalenia.

Co sprawdzić w regulaminie lub porozumieniu

Zasady zwrotu kosztów oraz ustalania ekwiwalentu i ryczałtu powinny być określone w dokumentach dotyczących pracy zdalnej. Może to być porozumienie zakładowe albo regulamin. Gdy takich dokumentów nie ma, znaczenie ma porozumienie z pracownikiem; przy pracy wykonywanej na polecenie również jego treść. Brak firmowego regulaminu sam w sobie nie usuwa obowiązków dotyczących niezbędnego prądu i łączności.

• Jakie koszty obejmuje wypłata: energię, łączność, używanie prywatnych narzędzi oraz ewentualne inne wydatki?
• Które narzędzia zapewnia pracodawca, a używanie których prywatnych urządzeń zostało uzgodnione?
• Jak ustalono przewidywane zużycie energii, koszt usługi telekomunikacyjnej oraz zużycie własnych narzędzi i materiałów?
• Jak zakres pracy zdalnej, zwłaszcza przy pracy hybrydowej, wpływa na należną kwotę?
• Jakie dodatkowe koszty firma zobowiązała się pokrywać i na jakich warunkach?

Warto sprawdzić także, czy jedna kwota zastępuje wszystkie należne świadczenia, czy tylko część z nich. Gdy pracownik zaczyna używać własnego sprzętu albo zmienia się zakres pracy zdalnej, wcześniejsze założenia mogą przestać odpowiadać rzeczywistemu sposobowi wykonywania obowiązków. Wtedy przedmiotem rozmowy jest konkretna pozycja kalkulacji, a nie sama nazwa świadczenia.

Wyjątek: okazjonalna praca zdalna

Tryb wykonywania pracy zmienia odpowiedź na pytanie o zwrot. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że okazjonalna praca zdalna odbywa się na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym, a przepisy o obowiązkowym zapewnieniu narzędzi i pokrywaniu kosztów są w tym trybie wyłączone. Samo wykonywanie pracy z domu tylko przez część tygodnia nie oznacza jednak pracy okazjonalnej: zwykła praca zdalna może być także częściowa.

Przeczytaj także:

• Wypadek na pracy zdalnej: związek z pracą jest ważniejszy niż adres
• Roboty obejmują 34% czasu pracy, lecz opłacają się przy zaledwie 0,3%
• ChatGPT czy Claude do kodowania? Wynik zależy od rodzaju zadania