Как перейти на недорогую IP-телефонию и не потерять клиентов?
Здравствуйте, друзья!
Для бизнеса с большой клиентской базой смена номера — всегда рискованный шаг. Чтобы не потерять покупателей и при этом сократить расходы на связь, важно грамотно подойти к переходу на IP-телефонию.
Чтобы минимизировать издержки и сохранить клиентов, необходимо выполнить три ключевых действия:
- Правильно спроектировать конфигурацию виртуальной АТС, чтобы не переплачивать за неиспользуемые мощности.
- Направить сэкономленные средства на продвижение нового номера.
- Систематически информировать клиентов о смене контактов.
В этом материале мы подробно разберём, как выбрать и настроить виртуальную АТС, а также грамотно провести работу с аудиторией при переходе на IP-телефонию.
Шаг 1. Проектируем модель виртуальной АТС
Главное преимущество виртуальной АТС — отсутствие необходимости покупать дорогостоящее оборудование. Для звонков можно использовать смартфоны, компьютеры, ноутбуки, планшеты и даже обычные стационарные телефоны.
Перед подключением составьте техническое задание для провайдера, указав следующие параметры:
- Количество линий связи. Каждая линия соответствует одному сотруднику, который работает с клиентами и партнёрами.
- Число телефонных номеров. Зависит от структуры компании. Крупным организациям с отделами и филиалами удобно присваивать отдельные номера подразделениям, а небольшой команде из пяти человек обычно достаточно одного номера.
- Тип номера. Номера 8-800 чаще выбирают крупные компании, работающие в нескольких регионах. За входящие звонки платит бизнес, поэтому стоимость связи получается выше. Компании, которые хотят оптимизировать расходы, обычно останавливаются на городских или мобильных номерах.
- Доступное оборудование. При отсутствии IP-телефонов их необходимо приобрести. Рекомендуемые производители: Panasonic, Grandstream и Gigaset.
Шаг 2. Проверяем качество интернет-соединения
Возможность использования IP-телефонии напрямую зависит от пропускной способности канала — максимального объёма данных, который можно передать по сети за секунду.
Основные требования к каналу:
- Скорость для одного разговора — от 0,1 Мбит/с. Чем больше сотрудников одновременно ведут переговоры, тем выше должна быть пропускная способность.
- Задержка при передаче пакетов — менее 100 мс.
Минимальную ширину канала можно рассчитать по формуле:
Ширина канала = 0,1 Мбит/с × количество операторов
Например, для колл-центра из десяти сотрудников потребуется канал не менее 1 Мбит/с.
Чтобы проверить реальные показатели, отключите все фоновые приложения, загружающие сеть, и воспользуйтесь онлайн-тестерами (Яндекс.Интернетометр, speedtest24.ru). Если результаты ниже расчётных значений, следует сменить тарифный план.
Шаг 3. Выбираем оператора IP-телефонии
При выборе провайдера обращайте внимание на наличие известных компаний среди его клиентов.
Дополнительные критерии:
- Стоимость звонков по популярным направлениям (города России, страны СНГ, Европа). Например, у оператора MTT исходящие вызовы в Москву стоят 0,46 руб./мин, в Екатеринбург — 0,38 руб./мин. Звонки внутри компании бесплатны без ограничений, даже между филиалами в разных регионах.
- Режим работы технической поддержки. Желательно круглосуточное обслуживание для оперативного решения проблем.
- Тип тарифа. Модульные тарифы позволяют подключать функции по отдельности, однако для компаний, впервые переходящих на IP-телефонию, удобнее пакетные решения с базовым набором опций.
Шаг 4. Подключаем телефонию
После отправки заявки и оплаты тарифа провайдер направит письмо с инструкциями, данными для входа в личный кабинет и новыми телефонными номерами. Управление АТС осуществляется через веб-интерфейс или мобильное приложение. Удобно, когда в программе предусмотрены подсказки, как у MTT.
Руководитель самостоятельно создаёт учётные записи сотрудников и настраивает переадресацию вызовов.
Настройка софтфона
При использовании смартфонов, планшетов или компьютеров установите софтфон (3CXphone, Blink, X-Lite). Провайдер может рекомендовать конкретное приложение.
Порядок настройки:
- В личном кабинете оператора откройте раздел «Сотрудники».
- Выберите нужного менеджера и перейдите во вкладку «Телефония» или «Связь». Укажите:
— название сервера (Server, Server Name, Location, Host);
— внутренний номер сотрудника (Extension, ID, SIP-адрес);
— пароль (Password, Secret);
— имя сотрудника (Display Name, Caller ID). - В софтфоне создайте новую учётную запись и внесите полученные данные.
Настройка IP-телефона
IP-телефоны подключаются к роутеру по LAN-кабелю и к электросети через адаптер 220 В.
- В меню аппарата зайдите в раздел «Настройки сети», найдите IP-адрес устройства и активируйте веб-интерфейс.
- На компьютере откройте браузер и введите IP-адрес телефона в адресную строку.
- Заполните поля данными из карточки сотрудника, как при настройке софтфона.
При возникновении сложностей обращайтесь в техническую поддержку провайдера.
Как сохранить клиентскую базу
Чтобы переход на IP-телефонию прошёл максимально гладко, выполните следующие шаги:
- Разместите новый номер на всех ресурсах компании. Старый номер оставьте активным с включённой переадресацией, а сами звоните клиентам уже с нового контакта.
- Сообщите о смене номера через SMS, email или персональный звонок.
- Добавьте информацию о новом номере в голосовое приветствие и просите операторов упоминать его в разговорах.
- Сделайте номер частью бренда: запишите короткий слоган с красивым номером, наложите на музыку и разместите рекламу на радио.
Через 3–4 месяца после отсутствия звонков на старый номер его можно отключить, предварительно напомнив клиентам о смене контактов по SMS.
IP-телефония — современный и экономичный способ связи, который быстро настраивается. Пользователи с базовыми навыками работы за компьютером могут выполнить подключение самостоятельно, а в сложных случаях всегда поможет техническая поддержка провайдера.
До встречи!
Подпишитесь на рассылку
Получайте свежие новости Web3, AI и криптовалют прямо на вашу почту.