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在宅勤務手当は一律支給だと課税、実費精算との境目を確認
在宅勤務手当を毎月一律に渡し、使わなかった分も返還不要とする場合は、従業員への給与として課税される。例えば月5,000円の渡し切り支給は、税理士法人江崎総合会計の解説でも課税対象とされている。一方、従業員が負担した通信費や電気代のうち、業務使用分を合理的に計算して精算する支払いは、給与として課税する必要がない。
境目は手当の名称ではなく、支給額が業務に必要な実費と結び付いているかどうかだ。人事担当者と従業員は、対象となる料金、在宅勤務日、計算過程を確認できるようにし、仮払いをした場合は差額まで精算する必要がある。
返還不要の一律手当と実費精算を分ける
月額を決めて渡し切りにし、実際の通信料や在宅勤務日数を確認しない制度では、支給額を業務費用の精算額として特定できない。通信費を補う目的で設けたとしても、使途を問わず従業員の手元に残る金銭は給与に当たる。給与計算では課税対象の手当として集計し、源泉徴収の対象に含める。
実費精算には、従業員が立て替えた費用の業務使用分を後から支払う方法と、会社が概算額を仮払いしてから実額との差を精算する方法がある。家庭の通信費や電気代には私用分も含まれるため、請求額全体をそのまま会社負担にはできない。仮払額が業務使用分を超えたときは、超過分を返還するか、返還しない額を給与として課税する。
毎月同じ金額を支払う制度から精算方式へ変えるなら、支給前に対象費用、算式、申請の単位、差額の処理を定めておく必要がある。後からある月の実費だけを計算しても、返還不要で支給済みの一律手当が自動的に精算金へ変わるわけではない。
通信費は基本料金と通話料を分けて計算する
国税庁の在宅勤務FAQは、インターネットの基本使用料やデータ通信料について、月額に「在宅勤務日数÷その月の日数」と「2分の1」を掛ける算式を示している。電気料金の算式には、これに加えて仕事に使った部屋の床面積と自宅全体の床面積の比率を用いる。いずれも家庭全体の支出から業務使用分を求めるための計算例であり、実態に即した、より精緻で合理的な方法も認められる。
通信費の計算式は「従業員が負担した月額の基本使用料・通信料×その月の在宅勤務日数÷その月の日数×2分の1」。分母は対象月の暦日数で、分子には実際に在宅勤務をした日数を入れる。2分の1は、睡眠時間を除いた時間のうち労働時間が占める割合を見込んだ係数であり、契約料金の半額を無条件に精算できるという意味ではない。
以下は条件を置いた例である。対象となる月額通信料が9,000円、対象月が30日、在宅勤務が12日なら、業務使用分は9,000円×12÷30×2分の1＝1,800円となる。請求書に端末代やオプション料金が含まれていれば、基本使用料・データ通信料と区別してから計算する。
電話の通話料は扱いを分ける。業務上の通話料金を通話明細で特定できる場合、その確認できた額を精算でき、基本使用料の按分式を機械的に掛ける必要はない。一方、本人所有のスマートフォンの購入代金や、業務使用と認められない端末補償料、音楽・動画配信の利用料を会社が負担すれば、給与課税の対象となる。
申請には、請求月、従業員が負担した料金、計算対象にした内訳、在宅勤務日の記録を結び付ける。複数のサービスが一つの請求書に載る場合は、どの項目を算式に入れたかが分かるようにする。業務上の通話料を別に精算するなら、その通話を特定できる明細も必要になる。
電気代は部屋の面積も按分する
電気料金の計算式は「従業員が負担した月額の基本料金・電気使用料×業務に使用した部屋の床面積÷自宅の床面積×在宅勤務日数÷その月の日数×2分の1」。仕事に使う部屋の面積、在宅勤務した日数、勤務時間に相当する割合の順に、家庭全体の料金から業務使用分を絞る。料金明細だけでは床面積と勤務日数は分からないため、それぞれの根拠も計算結果とともに残す。
これも条件を置いた例として、月の電気料金が12,000円、自宅が50平方メートル、仕事に使う部屋が10平方メートル、30日の月に12日間在宅勤務したとする。計算上の業務使用分は12,000円×10÷50×12÷30×2分の1＝480円となる。通信費の例と条件が同じ従業員なら、両者の精算額は合計2,280円だ。
この算式は、部屋の面積と日数を用いる合理的な例であって、どの住まいにも同じ使用実態を保証するものではない。仕事専用の部屋を決められない場合や、特定の業務用設備が電力を多く使う場合には、実際の使用状況を踏まえて計算方法を個別に検討する。
仮払いの差額と会社所有の備品を処理する
先の条件付き計算例で、会社が月初に5,000円を仮払いしたとする。通信費1,800円と電気代480円の合計2,280円を確認した後、差額の2,720円を返還して精算すれば、支払った業務使用分は給与課税を要しない。差額を従業員が返還せずに受け取るなら、その2,720円は給与として課税する。
パソコンや机などの備品は、金銭の手当とは所有権で区別する。会社が所有する物を業務用に貸与し、使わなくなったときに返却を求める場合は、従業員への給与として課税する必要がない。社内で「支給」と呼んでいても、従業員が自由に処分できず返却義務があるなら貸与として扱える。
反対に、備品の所有権を従業員へ移す現物支給は、原則として現物給与になる。従業員が会社に貸与される備品を立て替えて購入する場合は、領収証などで購入額を確認して精算する。品目、所有者、返却条件を記録しておけば、会社の貸与品と従業員への現物支給を区別しやすい。
消耗品も、在宅勤務に通常必要な分を購入記録に基づいて精算する場合と、私生活や家族のために使う分を会社が負担する場合とでは扱いが異なる。備品や消耗品を含め、従業員が自由に使える金銭を渡したのか、会社の業務費用を精算したのかを一件ごとに判断する。
規程、申請記録、給与明細をつなぐ
実費精算を制度として続けるなら、規程には対象費用と計算方法を具体的に示す。厚生労働省の在宅勤務手当に関する通知は、割増賃金の算定上、手当を実費弁償として扱うには、実際に負担した費用の業務使用額を特定して精算することが外形上明らかで、就業規則等に合理的・客観的な計算方法が示されている必要があるとしている。この通知が扱うのは割増賃金の算定であり、所得税の判定では業務費用との対応と精算の実態を確認する。
毎月の申請記録には、通信費・電気料金の対象月と料金内訳、在宅勤務日、電気代の按分に使った床面積、計算結果、承認額を結び付ける。仮払いをした場合は、支払額と精算額の差額を返還した記録、または給与として処理した記録も残す。計算表だけでは元の請求内容や勤務日が分からないため、金額を再計算できる資料と一緒に管理する。
給与と同じ日に支払う場合も、明細では課税する一律手当と確認済みの実費精算額を別項目にすると、源泉徴収の対象を区別しやすい。源泉徴収の対象額に入れるのは給与に当たる部分であり、業務費用の実費精算額は含めない。既存の手当を実費弁償へ変更すると割増賃金の算定額にも影響し得るため、給与設定だけでなく就業規則と労働条件も合わせて確認する。
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