Register dejanskih lastnikov: osem dni zamude lahko pomeni globo

Zavezana pravna oseba mora po pojasnilu portala SPOT dejanskega lastnika vpisati najpozneje v osmih dneh po vpisu v Poslovni register Slovenije, spremembo pa v osmih dneh po njenem nastanku; za prepozen, manjkajoč, nepopoln ali napačen vpis so predpisane globe od 3.000 do 120.000 evrov za pravno osebo in od 400 do 2.000 evrov za njeno odgovorno osebo. Rok se torej nanaša na dokončan vpis, ne zgolj na začetek izpolnjevanja obrazca.

Po pravilih AJPES za RDL samostojni podjetniki in druge fizične osebe z dejavnostjo podatkov v register ne vpisujejo, pri zavezanih pravnih osebah pa lahko vpis odda zastopnik ali ustrezno pooblaščena oseba. Oddajatelj potrebuje kvalificirano potrdilo za elektronski podpis, dodano v svoj uporabniški profil; pooblaščenec potrebuje še evidentirano e-pooblastilo. Vpis prek SI-PASS trenutno ni mogoč.

Kdo je zavezanec in kdo je izjema?

Najprej preverite pravno obliko subjekta. Med zavezance sodijo zlasti gospodarske družbe, društva, zavodi, ustanove in zadruge. Samostojni podjetnik je fizična oseba z dejavnostjo, zato zanj ne velja enaka obveznost oddaje kot za družbo. Tudi pri subjektu brez poslovnih deležev, denimo društvu, odsotnost klasičnega lastnika sama po sebi ne odpravi obveznosti ugotavljanja dejanskega lastnika.

Med izjemami za pravne osebe so neposredni in posredni proračunski uporabniki ter gospodarske družbe na organiziranem trgu, za katere veljajo ustrezne zahteve glede preglednosti lastništva. Posebno skupino zavezancev predstavljajo tuji skladi, tuje ustanove in podobni subjekti tujega prava, če iz njihovega poslovanja nastanejo davčne obveznosti v Sloveniji. Pri takem subjektu je treba pred izbiro postopka preveriti tudi, ali je vpisan v Poslovni register Slovenije.

Dejanski lastnik je fizična oseba, ki je končni lastnik subjekta ali ga nadzira oziroma drugače obvladuje. Zato podatek o družbeniku v Poslovnem registru Slovenije ni vedno dovolj: družbenik je lahko druga pravna oseba, vpliv na družbo pa lahko izhaja tudi iz glasovalnih ali drugih pravic. Pred vnosom je treba ugotoviti fizično osebo za lastniško verigo ali drugim načinom nadzora ter preveriti, ali je takih oseb več.

Kdaj začne teči rok za prvi vpis ali spremembo?

Pri prvem vpisu je izhodišče vpis zavezanca v Poslovni register Slovenije. Za pravno osebo, ki v ta register ni vpisana, AJPES navaja vpis v davčni register. Pri poznejši spremembi rok teče od nastanka spremembe podatkov o dejanskem lastniku, ne od dneva, ko jo oddajatelj opazi ali začne pripravljati obrazec.

Spremembo lahko zahteva nova oseba, ki obvladuje družbo, prenehanje dosednjega nadzora ali spremenjen lastniški delež oziroma način nadzora. Če je v RDL vpis že odprt, primerjajte navedene osebe in njihove podatke z dejanskim stanjem. Če vpis manjka ali ni popoln, ga uredite čim prej: poznejša oddaja odpravi manjkajoče podatke, ne izbriše pa morebitne predhodne zamude.

Odgovornost za pravilnost in ažurnost vpisa nosi poslovni subjekt tudi tedaj, ko podatke tehnično odda zunanji sodelavec. Zato pred oddajo razčistite, katera sprememba je nastala in kdaj, ter pripravite podatke o vseh osebah, ki jih je treba voditi kot dejanske lastnike. Tako lahko oddajatelj v obrazcu uredi celotno stanje, ne samo zadnje opažene razlike.

Kdo lahko odda podatke in kaj potrebuje za prijavo?

Vpis lahko za pravno osebo opravi njen zastopnik ali oseba, ki jo zastopnik pooblasti za RDL. Računovodja, ki za družbo že opravlja druga elektronska opravila, zato ne sme sklepati, da mu ta dostop omogoča tudi oddajo dejanskih lastnikov. Pooblastilo mora biti ustrezno evidentirano v sistemu e-pooblastil AJPES za to storitev.

Pred odpiranjem eRDL preverite uporabniški profil osebe, ki bo podatke dejansko oddala. Vanj mora biti dodano njeno kvalificirano potrdilo za elektronski podpis. Če oddaja pooblaščenec, preverite še, da je za zadevni subjekt evidentirano pooblastilo za oddajo prijav v RDL. Prijava v druge državne storitve ali sama identifikacija prek SI-PASS ne nadomesti teh pogojev za vpis.

• Zastopnik preveri svoj profil AJPES in dodano kvalificirano potrdilo.
• Pooblaščenec poleg svojega profila in potrdila preveri pooblastilo za RDL.
• Oba pred vnosom pripravita podatke o dejanskih lastnikih ter podlago za njihov delež ali drug način nadzora.

Kako opravite prvi vpis ali uredite spremembo?

Po prijavi v eRDL izberite »Vpis podatkov« in zavezanca s seznama subjektov, za katere lahko oddajate prijave. Pri prvem vpisu dodajte dejanskega lastnika oziroma vse dejanske lastnike. Pri že vpisanem subjektu odprite obstoječe podatke in glede na spremembo uredite vpisano osebo, dodajte novo ali izbrišite osebo, ki ni več dejanski lastnik.

Za osebo s slovensko davčno številko aplikacija pri iskanju zahteva ujemanje imena, priimka in davčne številke; druge osebne podatke prevzame iz referenčnih registrov. Če tuja oseba slovenske davčne številke nima, se uporabi predvideni vnos z drugim identifikatorjem in zahtevanimi osebnimi podatki. V obrazcu je treba določiti tudi ustrezen način nadzora, pri določenih oblikah lastništva ali glasovalnih pravic pa izbrati razred deleža. Podatkov, ki jih aplikacija prevzame iz drugih registrov, ni mogoče poljubno popravljati v obrazcu RDL.

Navodilo AJPES za eRDL loči shranjevanje vnesenih podatkov od končne oddaje: po vnosu vseh oseb izberite »Vpiši v register«, preglejte predogled in nato »Potrdi vpis v register«. Enak zaključek je potreben po spremembi podatkov. Zapis s statusom »čaka na vpis« ali zaprt obrazec po shranjevanju še ne pomeni, da je prijava dokončana.

Kako preverite, ali je oddaja dokončana?

Po končni potrditvi aplikacija prikaže obvestilo o uspešnem vpisu in pošlje obvestilo na elektronski naslov, naveden pri vnosu. Nato preverite, katere osebe in kateri podatki so evidentirani za poslovni subjekt. Dostop do podatkov svojega subjekta imata zastopnik in ustrezno pooblaščena oseba; splošni javni vpogled v osebne podatke registra ni na voljo.

Na seznamu subjektov »Ni vpisan« označuje odsotnost vpisanih dejanskih lastnikov, »Vpisan« obstoječi vpis, »V delu« pa začet in nedokončan vnos. Pri statusu »V delu« preverite odprti osnutek in obvestilo o zadnji potrjeni oddaji. Tudi status »Vpisan« pove le, da vpis obstaja; pravilnost imen, deležev in načinov nadzora je treba preveriti v samem zapisu.

Preberite tudi:

• Lastniška zadruga ali delitev dobička: dolg spremeni račun za zaposlene
• Normirani ali navadni s. p.: dejanski stroški lahko obrnejo izračun
• E-pošta je v znani kraji podatkov: preverite, kaj je dejansko ušlo