Удалённая работа из-за границы: как определить налоговое резидентство и НДФЛ

После переезда определите четыре обстоятельства: кто заключил с вами договор, к российскому или иностранному источнику относится зарплата, остались ли вы налоговым резидентом РФ по итогам года и какие правила установлены соглашением между странами. Порог 183 дней влияет на статус, но сам по себе не показывает, кто должен удержать налог.

При дистанционном трудовом договоре с российской организацией НДФЛ, как правило, удерживает работодатель — в том числе после утраты сотрудником российского резидентства. При прямом договоре с иностранной компанией резидент РФ обычно декларирует иностранный доход самостоятельно, а у нерезидента такой доход за работу за пределами России обычно не образует объекта российского НДФЛ. В каждом случае отдельно проверяются обязанности в стране фактической работы и действующее соглашение об избежании двойного налогообложения.

Почему 183 дня не дают полного ответа

Налоговое резидентство и источник дохода — разные характеристики. Резидент РФ облагается российским НДФЛ с доходов от источников в России и за её пределами. Нерезидент платит НДФЛ только с доходов, которые российские правила относят к источникам в РФ.

Поэтому после утраты резидентства российский налог может сохраниться, если зарплата признаётся доходом от российского источника. И наоборот, резидент РФ может быть обязан самостоятельно задекларировать зарплату от иностранного источника, хотя работодатель и работа находятся за рубежом.

Гражданство, вид на жительство, валюта выплаты и страна банковского счёта не заменяют эту проверку. Для каждого дохода нужно установить вид договора, работодателя, место выполнения обязанностей и статус получателя за соответствующий налоговый период.

Как определить российское налоговое резидентство

Для окончательного статуса за календарный год посчитайте фактическое пребывание в России с 1 января по 31 декабря. Разъяснение ФНС о работе за рубежом указывает порог не менее 183 дней, подтверждает самостоятельное декларирование иностранного трудового дохода резидентом и отсутствие российского НДФЛ с иностранного источника у нерезидента. Период пребывания не прерывается при некоторых краткосрочных выездах продолжительностью менее шести месяцев, включая лечение и обучение.

Ведите календарь с начала года, а не только со дня переезда. По каждой поездке сохраняйте даты пересечения границы и доступные подтверждения: паспортные отметки, билеты, посадочные талоны, справки о перемещениях и документы, объясняющие специальные периоды отсутствия.

Полезно ежемесячно записывать число дней в России, ожидаемые поездки до конца года и возможный итоговый статус. При результате около порога не полагайтесь на приблизительный подсчёт: проверьте спорные даты и основания для учёта отдельных выездов.

Четыре базовых сценария

Эта матрица предназначена для наёмного сотрудника по трудовому договору. Для индивидуального предпринимателя, самозанятого или исполнителя по гражданско-правовому договору источник дохода и порядок уплаты нужно определять отдельно.

• Российский работодатель, резидент РФ. Дистанционная зарплата относится к российскому источнику, а работодатель рассчитывает и удерживает НДФЛ. Возможный налог в стране пребывания проверяется дополнительно.
• Российский работодатель, нерезидент РФ. Российская организация продолжает выполнять обязанности налогового агента, поскольку утрата резидентства не меняет российский источник такой выплаты.
• Иностранный работодатель, резидент РФ. Зарплату за обязанности, выполняемые за пределами России, обычно относят к иностранному источнику. Сотрудник самостоятельно рассчитывает НДФЛ и подаёт 3-НДФЛ, если выплата не подпадает под специальное правило о российском источнике.
• Иностранный работодатель, нерезидент РФ. Доход от иностранного источника не облагается НДФЛ в России. Налоговые и регистрационные обязанности могут возникнуть в стране работы или резидентства.

Название работодателя или страна регистрации сами по себе недостаточны. Проверьте, не заключён ли договор через российское обособленное подразделение иностранной компании, где закреплено место работы и на чьей стороне находится обязанность выплачивать вознаграждение.

Если договор заключён с российским работодателем

Вознаграждение дистанционного сотрудника по договору с российской организацией либо зарегистрированным в России обособленным подразделением иностранной организации относится к доходам от источников в РФ. Пояснение ФНС о российском источнике также возлагает расчёт и удержание НДФЛ на работодателя. Страница имеет статус архивной, поэтому приведённые на ней прежние пороги ставок использовать для текущего расчёта нельзя.

Для таких выплат к резидентам и нерезидентам применяется прогрессивная шкала. Актуальный раздел ФНС по НДФЛ устанавливает для соответствующих доходов ставки 13% на часть базы до 2,4 млн рублей, 15% — от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн и 22% — на превышение 50 млн рублей. Повышенная ставка применяется только к части базы в соответствующем диапазоне.

Самому сотруднику обычно не требуется подавать 3-НДФЛ только из-за зарплаты, с которой налог полностью удержал российский работодатель. Декларация может понадобиться из-за других доходов, невозможности удержания налога либо процедуры устранения двойного налогообложения.

До переезда проверьте, оформлена ли дистанционная работа в договоре и какая территория в нём указана. Отдельно согласуйте с работодателем трудовые, миграционные и социальные последствия работы из выбранной страны: российское удержание НДФЛ не закрывает эти вопросы.

Если зарплату платит иностранная компания

При прямом трудовом договоре с иностранной компанией сначала определите место фактического выполнения обязанностей и итоговый российский статус. Если вы работали за пределами России и остались резидентом РФ, иностранный трудовой доход обычно нужно пересчитать в рубли по правилам для соответствующих дат получения, включить в 3-НДФЛ и самостоятельно рассчитать налог.

Декларацию по общему правилу подают не позднее 30 апреля года, следующего за годом получения дохода, а указанный в ней налог уплачивают не позднее 15 июля. Если срок приходится на нерабочий день, применяется перенос; календарь конкретной декларационной кампании лучше сверить перед подачей.

Если по итогам года вы стали нерезидентом РФ, зарплата от иностранного источника за работу за рубежом обычно не облагается российским НДФЛ. Этот вывод нельзя автоматически применять, если обязанности выполнялись из России, плательщиком выступало российское подразделение либо фактически использовался не трудовой, а иной договор.

Когда зарплата облагается во второй стране

Удержание НДФЛ в России не отменяет возможный налог за рубежом. Страна фактической работы может применять собственные критерии резидентства, считать труд выполненным на своей территории и требовать декларацию или регистрацию. Такие обязанности иногда возникают до достижения местного порога пребывания.

Проверьте в выбранной стране четыре вопроса: когда возникает налоговое резидентство, как определяется источник зарплаты, должен ли сотрудник зарегистрироваться и возникают ли обязанности у иностранного работодателя. Разрешение на пребывание также не всегда означает разрешение на регулярную удалённую работу.

Если обе страны считают вас своим резидентом или облагают один доход, изучите соглашение об избежании двойного налогообложения именно с этой страной. Оно может разрешать конфликт резидентств через постоянное жилище, центр жизненных интересов и другие последовательные критерии, а двойной налог устранять зачётом или освобождением.

Проверяйте не только название соглашения, но и его статус в нужном году: отдельные положения могли быть приостановлены, изменены или прекращены. Не переносите правила договора с одной страной на другую и не вычитайте иностранный налог из российского расчёта без правового основания.

Какие документы подготовить для зачёта

Возможность зачёта зависит от действующего соглашения и от того, сопоставим ли иностранный платёж с российским НДФЛ. До подачи декларации уточните требования инспекции к подтверждению суммы, заверению и переводу документов.

Рабочее досье целесообразно собрать заранее:

• трудовой договор и дополнительные соглашения с указанием работодателя, места и характера работы;
• расчётные листки или справку работодателя о начисленном доходе и удержанном налоге;
• иностранную декларацию и подтверждение её подачи, если декларирование было обязательным;
• документ иностранного налогового органа либо иной допустимый документ о доходе и фактически уплаченном налоге;
• платёжные подтверждения, если налог перечислял сам сотрудник;
• сертификат налогового резидентства за нужный период, когда он требуется для применения соглашения;
• перевод документов на русский язык в форме, которую принимает инспекция;
• расчёт дохода в рублях и запрашиваемого зачёта по соответствующим выплатам.

Зарубежная сумма не обязательно засчитывается полностью. Зачёт может ограничиваться российским налогом с того же дохода: при меньшем иностранном платеже возможна доплата в России, а превышение не означает автоматического возврата разницы из российского бюджета.

Календарь действий после переезда

1. До начала работы зафиксируйте работодателя, вид договора, место выполнения обязанностей и плательщика зарплаты. Проверьте местное право на работу и начните календарь присутствия с 1 января.
2. В течение года сохраняйте расчётные листки, даты выплат, подтверждения удержанного налога и документы о поездках. Обновляйте прогноз российского и иностранного резидентства после каждого длительного перемещения.
3. До окончания года выясните статус применимого соглашения и запросите у работодателя документы, которые позднее будет сложно восстановить.
4. После 31 декабря окончательно посчитайте дни, разделите доходы по источникам и определите, какие выплаты уже обложены налоговым агентом.
5. Перед декларационным сроком подготовьте 3-НДФЛ и подтверждение иностранного налога, если сохранилось российское резидентство и был получен доход от иностранного источника.

Что проверить перед расчётом

Сведите в одну налоговую карту календарь дней, юридическое наименование работодателя, вид договора, указанное и фактическое место работы, плательщика дохода, суммы удержанных налогов и статус соглашения между странами. Ставку выбирайте только после того, как определены статус человека и источник каждой выплаты.

Персональная консультация по обеим юрисдикциям особенно нужна при двойном резидентстве, работе попеременно из нескольких стран, договоре с российским подразделением иностранной компании или сочетании трудового договора с услугами. В таких ситуациях универсальная схема может не учитывать распределение дохода по периодам и специальные правила конкретной страны.

Читайте также:

• Гибридная работа в медиа: 3–4 дня в офисе по кейсам WPP, Meta и Google