Мегаплан: обзор СRM-системы

Здравствуйте!

Мегаплан — полноценная система управления эффективностью бизнеса. Особенно запоминается его слоган: «Просто, удобно, комплексно». И, судя по отзывам пользователей, он полностью соответствует действительности. Платформа помогает контролировать задачи и сроки их выполнения, настраивать персональный маркетинг, выстраивать оптимизированные бизнес-процессы и избавляет команду от рутинных операций.

Система Megaplan состоит из модулей для совместной работы и ведения продаж по принципам CRM. Все модули синхронизированы между собой — данные дублируются автоматически. Для оптимизации бизнес-процессов задачи связываются друг с другом и со сделками.

Если вы впервые заходите в личный кабинет, не переживайте: система буквально «проведёт вас за руку» с помощью видеоинструкций и предоставит массу полезных материалов для быстрого старта.

Возможности CRM Мегаплан

Работу в CRM удобнее всего начинать с переноса базы клиентов. Затем можно быстро собрать команду, отправив приглашения сотрудникам по электронной почте. Всё это делается буквально в пару кликов.

Первые две недели программой можно пользоваться бесплатно. Этого времени достаточно для настройки, отладки и знакомства с системой, чтобы после перехода на платный тариф сразу приступить к полноценной работе.

1. Постановка задач и создание проектов

Для каждого рекламного канала можно создавать отдельные проекты, добавлять в них задачи и вести историю работы. Например, удобно разделить онлайн-маркетинг и офлайн-активности.

Система автоматически назначает текущего пользователя ответственным за задачу. При необходимости задачу легко передать другому сотруднику — достаточно выбрать его фамилию в выпадающем списке.

Постановка задачи

Если одну задачу нужно поручить нескольким сотрудникам одновременно, её можно сделать массовой. Для этого достаточно выбрать несколько ответственных и отметить галочкой пункт «Поставить задачу каждому отдельно».

Групповая задача

В карточку задачи можно добавить соисполнителей, аудиторов, внештатных сотрудников и клиентов с гостевым доступом. Любой тип данных легко настраивается под специфику работы компании. В процессе выполнения удобно планировать дела в чек-листе — отмечать готовые пункты действительно приятно. Если попытаться закрыть задачу с невыполненными пунктами, система напомнит о них.

В информер на нижней панели приходят уведомления о новых комментариях, упоминаниях и запросах. Оттуда можно сразу принять или отклонить задачу с указанием причины.

Информер

Если задача повторяется из месяца в месяц, для неё можно создать шаблон с переменными значениями. Например, в конце каждого месяца требуется отчёт по новым клиентам. Достаточно один раз настроить шаблон — и в дальнейшем задача будет ставиться в один клик. Период анализа данных при этом обновляется автоматически.

Шаблоны задач

Лайфхак: задачи внутри одного проекта тоже можно сгруппировать в шаблон — это экономит время. В следующий раз останется только указать новые сроки.

2. Планирование задач и управление проектами

В Megaplan удобно работать с задачами как по отдельности, так и внутри проектов. Для просмотра доступно пять вариантов: простой список, иерархический список, три колонки, канбан и диаграмма Ганта.

Привычный список удобен при небольшом количестве задач. Иерархический список наглядно показывает зависимости задач внутри проектов, а также связи надзадач и подзадач. Ширину и порядок колонок в списках можно менять по своему усмотрению.

Виды просмотра задач

Диаграмма Ганта позволяет связывать задачи, сдвигать сроки и планировать новые работы. Планировщик наглядно показывает, что, когда и за чем следует. Все изменения на диаграмме дублируются в блоке «Планирование» карточки задачи, где постановщик может задать финиш и установить дедлайн.

Время работы

3. Работа с базой клиентов

Работа с клиентами в CRM начинается с получения заявки. Чем быстрее менеджеры реагируют на запросы, тем выше вероятность успешной сделки.

Новые заявки из почты, сайта и телефонные звонки автоматически попадают в CRM и распределяются между менеджерами. Задача CRM-маркетинга — обеспечить постоянный приток заявок.

Для этого в программе предусмотрены формы обратной связи. Создать их просто: нужно придумать название и описать предложение. Затем достаточно вставить ссылку на удобное место сайта и ждать новых обращений.

Форма обратной связи

На каждого клиента заводится отдельная карточка. Права доступа к информации настраивает администратор. Они очень гибкие: контакт можно сделать видимым для всех сотрудников или ограничить доступ только для ответственного менеджера или отдела.

В карточке отображаются все сделки клиента, счета, связанные задачи и документы. Здесь же фиксируются звонки и сохраняется переписка по электронной почте.

Карточка клиента

CRM-маркетинг превращает обычное общение с покупателями в персональное обслуживание. Автоматизация продаж позволяет сегментировать базу клиентов и гибко настраивать процессы.

В Megaplan фильтры делятся на системные и пользовательские. При создании или редактировании фильтра можно выбрать любые свойства контактов и условия фильтрации.

При необходимости в фильтр можно добавить несколько условий или выбрать отрицательное условие. Список клиентов при этом обновляется автоматически.

Фильтры

Чтобы клиенты не стали лёгкой добычей для конкурентов, важно регулярно напоминать о себе. Программа может автоматически отправлять уведомления о статусе заказов и менять данные полей в карточках при наступлении заданных условий. Например, при использовании программы лояльности клиенты могут автоматически переводиться в VIP-статус после пятой сделки.

Коммуникации с клиентами

Через Megaplan можно отправлять событийные или коммерческие рассылки. Достаточно настроить интеграцию с почтовым сервером, создать письмо по шаблону и привязать отправку к определённым условиям. Рассылки можно запускать как вручную, так и автоматически.

Рассылки

4. Настройка бизнес-процессов в Мегаплане

Бизнес-процессы можно перенести в CRM в виде схем сделок. Допустим, компания ведёт канал на YouTube.

Создание видеороликов, как и любой другой процесс, проходит несколько этапов. Нужно максимально точно определить эти этапы, задать условия перехода от одного к другому и превратить их в последовательную схему. В данном случае настройка бизнес-процесса может выглядеть следующим образом:

Процессы

На нужном этапе можно запустить сценарий, по которому задачи исполнителям будут назначаться автоматически. Например, как только начнётся подготовка сценария, программа автоматически поставит задачу копирайтеру на написание закадрового текста.

5. Сделки на канбан-доске

Канбан — инструмент бережливого производства, который используют мировые компании, такие как Toyota. В Мегаплане эта концепция помогает управлять продажами и быстрее превращать заявки в реальные сделки.

Канбан-доска онлайн представляет собой таблицу со столбцами в виде статусов. При переходе сделки в следующий статус менеджер просто перетаскивает её мышью. Это делает движение по этапам воронки продаж максимально удобным и наглядным. Продажи становятся прозрачными, а будущий доход — более прогнозируемым.

Очевидный плюс такого подхода — сотрудники постепенно привыкают к agile-управлению.

Канбан доска

Канбан в Мегаплане позволяет управлять не только продажами, но и любыми другими процессами. Снабжение, производство и создание контента тоже можно представить в виде сделок со своими исполнителями, ответственными и последовательной цепочкой действий.

Мои сделки

6. Воронка продаж

Главный отчёт для любого руководителя — воронка продаж. В Megaplan можно отслеживать среднее время нахождения клиентов в определённом статусе. Конструктор отчётов простой и понятный: воронку можно настроить с любыми данными, получать отчёты на почту или сохранять их в документах.

Воронка продаж

Если конверсия не устраивает, самое время принять меры: провести акцию, организовать конкурс для персонала или заняться внутренним маркетингом.

Процесс работы

7. Интеграции

Через модуль интеграций API Megaplan можно связать систему с программой call-центра, сервисом рассылок или интернет-магазином.

Мы проанализировали расширения, которые будут наиболее интересны маркетологам. Интеграция с Roistat позволяет понять, какие рекламные каналы работают лучше всего. Подключение сервисов UniSender (www.unisender.com/) и Notisend (app.notisend.ru/) объединяет бизнес-процессы с email- и SMS-маркетингом.

Минусы Мегаплана

Разочарованием для пользователей может стать отсутствие прямой интеграции с Google Ads и Яндекс.Директ. Из-за этого внедрение сквозной аналитики возможно только через промежуточный сервис — например, Roistat (roistat.com/).

Встроенный сервис email-рассылок в системе довольно слабый. Не стоит рассчитывать на подробную статистику открытий писем и переходов. Если планируются массовые рассылки и важны результаты, рекомендуется подключить специализированный сервис — мы советуем Notisend.

Подключение дополнительных сервисов тоже не бесплатное. Это ещё один минус. Например, интеграция с Notisend стоит 600 рублей в месяц. При подключении 5–10 дополнительных сервисов расходы могут заметно вырасти даже для небольших компаний.

Ещё один минус, характерный не только для Мегаплана, но и для большинства CRM-систем, — это техническая поддержка. В отзывах часто встречаются жалобы на медлительность ответов (встречались даже случаи ожидания до полугода). Кроме того, специалисты поддержки не всегда глубоко вникают в суть проблемы.

Коротко о главном

В целом Мегаплан — отличное решение для малого и среднего бизнеса. Он простой и доступный. При этом не стоит ожидать от него сверхсложного функционала и тотальной автоматизации маркетинга.

Программа идеально подходит для совместной работы, удобна фрилансерам, эффективна в продажах, автоматизирует внутренние процессы и внешние коммуникации с клиентами, помогает планировать и контролировать рабочее время. Маркетологи смогут генерировать больше лидов на основе накопленных данных, а менеджеры по продажам — ускорять цикл сделок.

Одно из главных преимуществ системы — готовые отраслевые шаблоны. Это уже настроенная система для продаж, производства, сферы красоты и даже юридических услуг. Остаётся лишь немного доработать программу под индивидуальные нужды компании.

До новых встреч!