Здравствуйте!
Мегаплан — полноценная система управления эффективностью бизнеса. Нам очень нравится их слоган: Просто, удобно, комплексно. И, судя по всему, это соответствует действительности, потому что система помогает контролировать задачи и сроки их выполнения, настраивать персональный маркетинг, выстраивать оптимизированные бизнес-процессы — и в целом избавляет от рутины.
Система Megaplan состоит из модулей для совместной работы и ведения продаж по принципам CRM. Модули работают синхронно — данные дублируются автоматически. Для оптимизации бизнес-процессов задачи связываются между собой и со сделками.
Если Вы в первый раз зашли в личный кабинет, то не переживайте: Вас буквально за руку проведут по всей системе с помощью видеоинструкций — а ещё дадут массу полезных материалов.
Возможности CRM Мегаплан
Работу в СRM удобнее всего начинать с переноса базы клиентов. Затем соберите команду, отправив приглашение сотрудникам на почту. Всё это делается буквально в пару кликов.
Первые две недели программой, как водится, можно пользоваться бесплатно. Этого времени как раз хватит на настройку, отладку и в целом знакомство с системой, чтобы после перехода на платный тариф сразу приступить к работе.
1. Постановка задач и создание проекта
Для каждого рекламного канала Вы можете создавать отдельные проекты, добавлять в них задачи и вести историю работы. Например, таким образом можно разделить онлайн-маркетинг и работу в оффлайне.
Система автоматически назначает ответственным за выполнение текущего пользователя. Если задачу нужно передать другому сотруднику, выберите его фамилию в выпадающем списке.
Постановка задачи
Если одну задачу нужно поручить нескольким работникам одновременно, то ее можно сделать массовой. Для этого выберите несколько ответственных и отметьте галочкой графу “Поставить задачу каждому отдельно”.
Групповая задача
В карточку можно добавить соисполнителей и аудиторов, внештатных сотрудников и клиентов с гостевым доступом.
Любой вид данных просто настраивается под специфику работы компании. В процессе выполнения планируйте дела в чек-листе (отмечать готовые — отдельное удовольствие). Правда, если Вы попытаетесь закрыть задачу с невыполненным делом, система о нем напомнит.
В информер на нижней панели приходят уведомления о новых комментариях, упоминаниях и запросах. Оттуда можно сразу принять или отклонить задачу с объяснением причины.
Информер
Если задача повторяется из месяца в месяц, для нее можно сформировать шаблон с переменными значениями. Например, в конце каждого месяца Вам нужен отчет по новым клиентам. Создаёте шаблон и в дальнейшем задачу можно ставить в один клик. Кстати, период для анализа данных будет меняться автоматически.
Шаблоны задач
Лайфхак. Задачи в рамках одного проекта для экономии времени тоже можно сгруппировать в шаблон. В следующий раз Вам останется только указать новые сроки.
2. Планирование задач и управление проектами
В системе Megaplan удобно работать с задачами как по отдельности, так и внутри проекта. Для просмотра можно выбрать один из пяти вариантов списков: простой список, иерархический список, три колонки, канбан и диаграмма Ганта.
Привычный список удобно использовать, когда задач мало. Иерархический список в подробностях покажет зависимости задач внутри проектов — а а ещё связи надзадач и подзадач. Ширину и порядок следования колонок в списках можно менять как Вам удобно.
Виды просмотра задач
Используйте диаграмму, чтобы связывать задачи, двигать сроки и планировать новые работы. Планировщик с диаграммой Ганта ясно покажет, что, когда и за чем следует. Все изменения на диаграмме Ганта дублируются в блоке “Планирование” в карточке. Там постановщик может запланировать финиш и установить дедлайн.
Время работы
3. Работа с базой клиентов
Работа с клиентами в CRM-системе начинается с получения заявки. Чем оперативнее реакция менеджеров на запросы, тем больше вероятность сделки.
Новые заявки из почты, сайта и телефонные звонки автоматически попадают в CRM и распределяются между менеджерами. Задача CRM-маркетинга — наладить постоянное поступление заявок.
Для этого в программе предусмотрены формы обратной связи. Создавать их просто: нужно придумать название и описать, что Вы предлагаете. Потом просто вставьте ссылку в удобное место на сайте и ждите море заявок.
Форма обратной связи
На каждого клиента заводится отдельная карточка. Права доступа к информации выдает администратор. Они очень гибкие: можно сделать контакт видимым для всех, а можно только для ответственного менеджера или определенного отдела компании.
В карточке отображаются все его сделки, счета, связанные с ним задачи и документы. Там же фиксируются звонки и сохраняется переписка по электронной почте.
Карточка клиента
CRM-маркетинг превращает обычное общение с покупателями в персональное обслуживание. Автоматизация продаж дает возможность сегментировать базу клиентов и гибко настраивать процессы.
В CRM-системе Megaplan фильтры делятся на системные и пользовательские. В режиме создания или редактирования фильтра можно выбрать любые свойства контактов и условия фильтрации.
При необходимости добавляйте в фильтр несколько условий или выберите отрицательное условие. Список клиентов в это время будет автоматически обновляться.
Фильтры
Чтобы Ваши клиенты не стали легкой добычей для конкурентов, регулярно напоминайте им о себе. Программа может автоматически отправлять им уведомления о статусе их заказов, а также менять данные полей в карточках при наступлении каких-то условий. Например, если Вы используете программу лояльности, клиенты могут автоматически переводиться в VIP-статус после пятой сделки.
Коммуникации с клиентами
Через программу Мегаплан можно совершать событийные или коммерческие рассылки. Настройте интеграцию с почтовым сервером, создайте письмо по шаблону и привяжите его отправку к определенным условиям. Рассылки можно отправлять вручную или автоматически.
Рассылки
4. Настройка бизнес-процессов в Мегаплане
Бизнес-процессы можно перенести в CRM систему в виде схем сделок. Допустим, Вы ведете канал компании на Ютубе.
Создание видеороликов, как и любой другой процесс, проходит несколько этапов. Как можно точнее определите их, установите условия перехода от одного к другому и превратите в последовательную схему. В нашем случае настройка бизнес-процесса может выглядеть так:
Процессы
На нужном этапе можно запустить сценарий, по которому задачи исполнителям будут ставиться автоматически. Например, как только Вы приступите к подготовке сценария, программа автоматически поставит задачу копирайтеру на подготовку закадрового текста.
5. Сделки на канбан-доске
Канбан — инструмент бережливого производства, который используют мировые гиганты, такие как “Тойота”. В Мегаплане эта концепция помогает управлять продажами и быстрее превращать заявки в реальные деньги.
Канбан-доска онлайн — это таблица со столбцами в виде статусов. При переходе сделки в следующий статус менеджер просто перетаскивает ее мышкой. Таким образом, ее удобно и быстро двигать по этапам воронки продаж. Продажи становятся прозрачными, а будущий доход более наглядным.
Очевидный плюс такого подхода - Ваши сотрудники потихоньку начнут привыкать к agile-управлению.
Канбан доска
Канбан в Мегаплане позволяет управлять не только продажами, но и любыми другими процессами. Снабжение, производство, создание контента тоже состоят из сделок. Там тоже есть исполнители, ответственные и последовательная цепочка действий.
Мои сделки
6. Воронка продаж
Главный отчет для любого руководителя — воронка продаж. Отслеживайте среднее время нахождения клиентов в определенном статусе. В CRM системе Мегаплан очень простой и понятный конструктор отчетов: настраивайте воронку с любыми данными, получайте отчеты на почту или сохраняйте их в документах.
Воронка продаж
Если конверсия Вас не устраивает, то самое время понять меры: Вы можете провести акцию, устроить конкурс для персонала или просто заняться внутренним маркетингом.
Процесс работы
7. Интеграции
Через модуль интеграций API Мегаплан можно связать его с программой call-центра, сервисом рассылки или Вашим интернет-магазином.
Мы посмотрели, какие расширения будут наиболее интересны маркетологам. Интеграция с Roistat позволит узнать, какие рекламные каналы работают лучше всего. Подключение сервисов почтовых рассылок UniSender (www.unisender.com/) и Notisend (app.notisend.ru/) объединят бизнес-процессы в программе с email- и SMS-маркетингом.
Минусы Мегаплана
Разочарованием для пользователей может стать отсутствие прямой интеграции с Google Adwords и Яндекс.Директ. Из-за этого внедрение сквозной аналитики возможно только через промежуточный сервис — например, Roistat (roistat.com/).
В системе слабоват встроенный сервис email-рассылок. Не рассчитывайте на подробную выкладку показателей открытия писем и переходов. Если Вы планируете проводить массовые рассылки и для Вас важны результаты, придется подключать специализированный сервис — мы рекомендуем Notisend
Подключение дополнительных сервисов тоже не бесплатное. Это еще один минус. К примеру, интеграция с Notisend стоит 600 рублей в месяц. А если подключить 5-10 дополнительных сервисов, то небольшим компаниям это точно ударит по карману.
Ну и напоследок еще один минус, который встречается не только у Мегаплана, но и у большинства CRM-систем в принципе.
Это техническая поддержка. Если погуглить, то можно встретить довольно много жалоб на ее медлительность и долгие ответы (мы видели даже жалобу на ответ длиной в полгода). Про недостаточно глубокое вникание в суть даже говорить не буду.
Коротко о главном
В целом, Мегаплан — отличное решение для малого и среднего бизнеса. Он простой и доступный. С другой стороны, не ждите от него умопомрачительного функционала и тотальной автоматизации маркетинга.
Программа идеальна для совместной работы, удобна для фрилансеров, хороша для продаж, автоматизирует внутреннюю работу и внешние связи с клиентами, помогает планировать и контролировать рабочее время. Маркетологи смогут генерировать больше лидов на основе накопленных данных, а менеджеры по продажам — ускорять цикл сделок.
Кстати, одно из главных преимуществ системы — шаблонные отраслевые решения. То есть это настроенная система для продаж, производства, сферы красоты и даже юридических услуг. От Вас требуется только немного доработать программу под индивидуальные нужды.
До новых встреч!
