CRM-система для строительной компании

Здравствуйте!

CRM-система для строительной компании (особенно для крупной) - важный инструмент автоматизации и основа для упрощения бизнес-процессов. С её помощью настраиваются такие разделы, как клиенты, сделки, объекты, сроки сдачи, распределение сотрудников и так далее.

Из этой статьи Вы узнаете, какие системы использовать для строительного бизнеса, на что обратить внимание при выборе и увидите функционал CRM-систем.

Для тех, кто хочет узнать, что такое CRM - читайте статью. Там Вы получите общее представление о системе и поймете, что она даст Вашему бизнесу.

Как выбрать CRM

Каждый бизнес индивидуален и все зависит от необходимых Вам функций. Однако, в силу особенностей строительных компаний, есть специфические требования, которыми должны обладать системы:

• Бесплатный доступ. Это применимо вообще к любым сервисам, которые хотите использовать в бизнесе. Вы сможете протестировать софт, понять, удобно ли Вам работать с ним. Если нет, то просто пойдете в другой и сохраните свой бюджет - потестите бесплатные CRM;
• Единое окно. Нужно для удобства и возможности посмотреть всю картину целиком. Цикл сделки - процесс от выбора участка до закупки материалов и сдачи объекта клиенту - может растянуться на годы. Поэтому важно не потерять контакты и держать коммуникации под контролем;
• Специальный функционал. Менеджеры часто не успевают отработать поток заявок, отследить их статус и часть возможных лидов теряется. Или в связи с долгим откликом клиент уходит к конкурентам. Проблему решат функции отчетности и управления клиентской базой;
• Контроль рабочих процессов. Должен быть непрерывный контроль за поставками материалов, строительными процессами и мероприятиями с частыми смещениями сроков. Оптимальны системы с модулем контроля, где можно назначить аудитора, поставить цель и следить за её выполнением;
• Работа с большими объёмами данных. В строительном бизнесе большой документооборот: даже несущественный процесс подкрепляется разрешением, контрактом, экспертным заключением или планом на работы. Поэтому система должна вывозить нагрузку;
• Разные форматы файлов. Чертежи и планы часто сохраняют в форматах PDF или в режиме презентаций. Так что модули документации и аналитики в Вашей СРМ для строительных компаний должны обрабатывать все необходимые форматы файлов;
• Взаимодействие сотрудников. Учитывайте эту возможность. С ней Вы сможете отказаться от собраний и планерок. Если в Вашем бизнесе уже имелась система учета и управления данными, уточните об интеграции с Вашими сервисами в новой CRM;
• Бухгалтерия. Этот раздел оптимизирует оплаты, позволяя делать работу в пределах дедлайнов, т.к. именно от них зависит скорость работы. В разделе удобно решать текущие задачи по созданию счетов, контролю оплат, графикам поступлений средств и т.д.

Как работает CRM для строительного бизнеса

Рассмотрим функционал программного обеспечения для строительной компании на примере сервиса Мегаплан. Он располагает самым оптимальным набором инструментов и стоимость бизнес тарифа сравнительно ниже, чем у других систем.

1. Клиенты

Раздел для хранения контактов и активности клиентов, партнеров и подрядчиков.

Добавление клиентов

Можно добавлять клиентов или компанию вручную, заполняя данные или импортировать их через Exel.

- Добавление клиентов

В боковом меню Вы можете посмотреть данные по контактным лицам, добавить избранные контакты и отследить коммуникации. Также, например, позвонить определенному клиенту, увидеть, был ли пропущен звонок и выставить напоминание о необходимости связаться с контактом. А для удобства стоит фильтровать все данные по нужным критериям.

Карточка клиента

- Коммуникации

Эта функция позволяет настроить напоминания и детали по предстоящим звонкам, перепискам и встречам с клиентами, планеркам с сотрудниками, закупкам материалов, контролю остатков по складу, напоминаний о заполнении карточек нового персонала.

Весь перечень коммуникаций отобразится в рабочем окне с графами: тип события, суть с кратким изложением задачи по коммуникации, группа клиентов, ответственный аудитор и время начала. Также Вам будет доступна такая фильтрация для таблицы: дата изменения, дата создания, дата фактического завершения, место, описание, статус и телефон. Вы сможете настроить эти категории для себя.

Вы сможете указать, куда придет уведомление: в информер, письмом на электронную почту или в мобильном приложении. Также левое боковое меню позволяет настроить тематику коммуникации - от личного и делового до праздничных и спортивных мероприятий.

2. Отчеты

Функция хранения всех отчетов и создания новых. Каждый отчет компании отображается с кратким описанием, датой и именем создателя.

При создании отчета в графе "Объект" выбирайте его категорию – бонусы, затраченное время, проекты, финансовые операции, счета, отпуска, сделки и процессы и сотрудники. Можно настроить колонки для отображения в Вашем отчете – указать планируемое и фактическое время, цели, статусы проектов, класс строительства, ответственных лиц и другие важные критерии в сводке.

Заполнение карточки нового отчета

- Воронка продаж

Правильно выстроенная воронка продаж очень важна. Мегаплан позволяет управлять этими процессами и отображать ситуацию в реальном времени. В разделе доступна диаграмма, которую можно настроить под свои цели системой фильтрации колонок и строк.

Диаграмма с актуальной воронкой продаж

- Работа отдела продаж

Важная функция для контроля всех процессов и прозрачной отчетности для руководителя. На экране отобразится картина за указанный Вами период – текущий квартал, прошедший или в целом за год. В таблице можно увидеть данные по эффективности всех сотрудников – количество заказов, суммы, средний чек и конверсию (в процентном соотношении).

Рабочее поле

3. Задачи

CRM для строительства позволяет обрабатывать огромное количество рабочих процессов (каждый из которых нуждается в отдельной задаче внутри системы учета) посредством указания цели, назначения сроков исполнения и ответственных за них. Позже выбранному сотруднику придет уведомление с указанием и дедлайном.

- Комментарии

Внутри каждой задачи участники могут оставлять комментарии и вести диалог, позволяя руководителю мониторить проекты. В Мегаплан можно внедрить следующие функции:

• Мониторинг общей картины по объекту. В сервисе для строителей Вы сможете сгруппировать необходимые данные и дать доступ нужным сотрудникам;
• Постановка задач и поручений персоналу. Распределение обязанностей, определение ролей и доступ к нужным задачам и контактам для отдельных сотрудников;
• Составление планов. Отчеты, планы работ и ход их выполнения будут видны в разделе задач без планерок и личных встреч с сотрудниками.

Эти действия позволят искать площадки под застройку, устраивать организацию логистики для материалов и их закупку, ставить задачи по составлению и сдаче квартального отчета, налаживать связи с поставщиками, подрядчиками и т.д.

Уведомление о назначении

- Создание проекта

Все созданные и сохраненные что? отображаются в боковом меню. Там же будут указаны сроки (в порядке возрастания), ответственные аудиторы и текущий статус проекта – активный, завершенный или на паузе.

При необходимости можно вернуться к любому проекту и отредактировать информацию в карточке, поставив напоминание.

Создание проекта

- Создание шаблонов

Для удобства и скорости работы функционал позволяет создавать шаблоны с типичными для рабочих процессов задачами и проектами.

Готовые шаблоны можно отсортировать через фильтр в левом боковом меню. Настройте его по срокам, текущему статусу и ответственным аудиторам. Список возможно группировать в папки, то есть удобно систематизировать данные по шаблонам.

Когда шаблон закончен, он отобразится в списке. После по нему можно создать задачу и редактировать карточку.

Шаблон задачи

4. Календарь

В разделе создаются разные типы задач. От личных дел и дней рождения персонала до деловых встреч, звонков и напоминаний о совещаниях. При создании дела в окне задачи можно указать название, назначить участников, клиентов, место проведения и контакты. Дело отобразится в общем списке и в подкатегории (совещание, праздник, встреча, спорт и т.д.)

Вам будет доступна сортировка всех дел по участникам и срокам – день, неделя, месяц. Данные отображаются в интерактивных таблицах и окрашены в разные цвета в соответствии со статусом готовности. Можно выбрать участника и подключить личный календарь – сервис синхронизируется с календарем на смартфоне, а все дела переносятся автоматически.

5. Процессы

Функция для отслеживания многоэтапных согласований, утверждения проектов и документации в строительном бизнесе. При создании процесса необходимо ввести обязательные данные и указать количество этапов согласований. Также, можно выбрать вид отображения всех процессов (списком или блоками).

6. Счета

Блок счета предусмотрен для удобства работы отдела бухгалтерии. Для создания нового счета формируется документ, указывается получатель, плательщик, сроки, основания выставления счета и пометки в поле с комментариями.

Для удобства ЦРМ отображает текущие курсы валют. На экране со сводкой по счетам Вы сможете отсортировать документы по статусу готовности, указать определенного плательщика и увидеть список только по нему.

Коротко о главном

В первую очередь ЦРМ обязана упрощать ведение Вашего бизнеса, сокращать процент ручного участия в документообороте, коммуникациях и в пути от заявки до сделки.

Выбирать сервис узкой специализации или адаптивную CRM с модулями под строительный бизнес - решение каждого руководителя. Мы же оставим свой топ из пяти црм-систем:

• Мегаплан;
• SalesapCRM;
• АЛТИУС;
• MacroCRM.

При выборе системы обращайте внимание на уникальные функции каждого сервиса, их стоимость и удобство использования. Также, будет хорошо, если в системе есть функция коммуникаций не только между персоналом, но и подрядчиками, субподрядчиками и партнерами.