Trello или Asana: дешёвая доска уступает, когда проекты зависят друг от друга

Для небольшой команды с простым потоком задач обычно достаточно Trello. Если сроки нескольких проектов зависят от общих задач, а руководителю нужен обзор инициатив, больше подходит Asana: независимое сравнение связывает преимущество Trello с ценой, а преимущество Asana — с управлением сложной работой.

Выбор определяет устройство работы команды. Зависимости задач и отчётные панели доступны уже в Asana Starter; портфель проектов и обзор загрузки относятся к Advanced. Поэтому при покупке нужно сопоставлять требуемые функции со стоимостью всех оплачиваемых мест.

Когда хватает доски Trello

Доска удобна, если задачи проходят повторяющиеся этапы и редко блокируют друг друга. Карточка показывает исполнителя и срок, а колонка — состояние работы. Для команды, которая ведёт один поток публикаций или заявок, этого может быть достаточно: движение карточек отражает работу по принципу канбан без отдельной структуры проектов.

Страница тарифов Trello указывает, что бесплатный план допускает до 10 участников и 10 досок на рабочее пространство, а при годовой оплате Standard стоит $5 и Premium — $10 за пользователя в месяц. Standard снимает ограничение на число досок и позволяет отображать одну карточку на нескольких досках. Premium добавляет общие виды рабочего пространства и административные функции. Это расширяет обзор задач, но не создаёт встроенных зависимостей между ними.

Автоматизация есть и в бесплатном Trello; на платных планах увеличивается доступный объём её использования. Простое правило, например перенос карточки после смены состояния, помогает повторяющемуся процессу. Но если правила начинают заменять описание того, какая работа блокирует другую и кто должен узнать о сдвиге срока, команде приходится поддерживать собственную схему связей.

Что меняется при зависимых проектах

У Trello нет встроенного управления зависимостями задач. Инструкция Atlassian предлагает обозначать предпосылки пунктами списков и ссылками на карточки, а изменение состояния связанных карточек настраивать через автоматизацию. Такая схема работоспособна, если связей немного и ответственные знают, как они устроены.

Рассмотрим условную ситуацию: запуск продукта ожидает готовности сайта, а рассылка — утверждения того же предложения. На отдельных досках обе работы видны как самостоятельные карточки. Связи между ними приходится создавать и сопровождать: после переноса срока одной задачи нужно понимать, какие другие задачи она задерживает и отражают ли их карточки новое состояние.

При постоянной координации нескольких инициатив цена подписки становится лишь частью расходов. Команда может дополнить Trello ссылками, правилами автоматизации и расширениями, но ей потребуется поддерживать эту конструкцию и собирать сводную картину. Денежную стоимость расширений нельзя посчитать без конкретного набора; время на обновление связей также зависит от процесса. Здесь более дешёвая доска может уступить системе с готовыми зависимостями и портфелем проектов.

Какие возможности Asana нужны команде

Тарифы Asana устанавливают месячный эквивалент при годовой оплате в $10,99 за место на Starter и $24,99 на Advanced. Starter включает зависимости задач, временную шкалу, отчётные панели и автоматизацию. Advanced добавляет портфели проектов, цели и обзор загрузки людей внутри портфеля.

Если команде достаточно видеть последовательность задач и препятствия в одном проекте, платить за Advanced ради самих зависимостей не требуется. Он становится содержательным выбором, когда руководитель отвечает за несколько инициатив и хочет видеть их состояние вместе. Портфель собирает проекты в общий обзор; связь отдельных задач и обзор группы проектов решают разные задачи, поэтому их не следует считать одной функцией.

Права доступа тоже зависят от уровня управления. Административные возможности Trello Premium относятся к рабочему пространству, тогда как права в масштабах организации вынесены в корпоративный тариф. В Asana можно управлять доступом к проектам, но требования к централизованному администрированию и безопасности следует сопоставлять с возможностями конкретного тарифа. Наличие портфеля само по себе не отвечает на вопрос, кому разрешено менять проекты или приглашать участников.

Три конфигурации и цена мест

Покупка Asana не всегда совпадает с фактической численностью команды: правила покупки мест Asana предусматривают отдельные пакеты на 2–5 человек, затем шаг в 5 мест до 30 пользователей и более крупные шаги при дальнейшем росте. Для Starter и Advanced учитываются внутренние пользователи. Поэтому в расчёте ниже число оплачиваемых мест Asana иногда больше числа сотрудников.

Это условные конфигурации, а не предложения поставщиков для конкретной страны. Суммы показывают месячный эквивалент при годовой оплате по приведённым долларовым ценам; дополнительные расширения и условия выставления счёта в них не включены.

• Четыре человека, один самостоятельный поток задач. Если команда укладывается в ограничения бесплатного Trello, подписка обходится в $0. Asana Starter на четыре места дала бы месячный эквивалент $43,96. При отсутствии зависимостей и обязательной отчётности разница оплачивает возможности, которые этому сценарию не нужны.
• Восемь человек, несколько независимых досок. Trello Standard на восемь пользователей даёт месячный эквивалент $40. В Asana Starter понадобится пакет на десять мест за $109,90: оплачиваются и два пока свободных места. Разница оправданна, если команда использует встроенные зависимости и отчётные панели, а не просто ведёт больше досок.
• Восемнадцать человек, связанные инициативы. Trello Premium на восемнадцать пользователей даёт месячный эквивалент $180. Для Asana Advanced нужен пакет на двадцать мест за $499,80; разница составляет $319,80 в месяц. Сопоставлять её следует с ценой конкретных расширений Trello и трудом по поддержанию связей и сводных отчётов, а не только с видом карточек.

Пакет мест особенно заметен рядом с границей очередного шага: новый внутренний участник может увеличить счёт сразу на несколько лицензий. Если же проектам нужны только зависимости задач, расчёт следует вести для Starter, даже когда сотрудники работают на разных досках или в разных командах. Advanced отвечает на дополнительную потребность — управлять состоянием группы инициатив и загрузкой людей в одном портфеле.

Читайте также:

• Система Канбан: умное управление проектами
• Trello или Asana: что выбрать небольшой удалённой команде
• ЮKassa или CloudPayments: что выбрать интернет-магазину, сервису и проекту с подпиской