資金繰り表は利益から作らない、入金日と返済日から埋める

資金繰り表は、前月末の現金・預金残高から始め、入金と支払いを実際に資金が動く月へ振り分けて作る。売上を計上した月と代金が入る月は異なることがあり、日本政策金融公庫の資金繰りの解説も、利益と現金の動きを分けて把握する必要性を説明している。

表計算シートには月ごとの列を作り、前月繰越金、経常収支、経常外収支、財務収支、翌月繰越金を並べる。日本政策金融公庫の資金繰り表の記入例では、売上高は参考となる行に置き、現金売上と売掛金回収、仕入と買掛金支払、借入と返済を分けて翌月繰越金を計算している。この区分を写し、各取引を入金予定日または支払予定日で集計すれば、利益が出る見込みでも現金が足りない月を探せる。

前月繰越金を置き、入出金の行を作る

最初に確定するのは、作成を始める月の月初に事業で使える現預金だ。前月末の帳簿残高を通帳や口座明細と照合し、対象にする口座と手元現金を決めて「前月繰越金」に入れる。複数口座を使う場合は、口座間の振替を収入と支出の両方に数えないよう、集計範囲を毎月揃える。

縦の行は、経常収入に現金売上と売掛金回収、経常支出に現金仕入、買掛金支払、人件費、家賃などを設ける。設備の購入・売却など臨時の資金移動は経常外、借入金の入金と元金返済は財務収支に分ける。支払利息は元金返済とは別行にし、支出の合計に入れる。

月別の金額を直接入力する前に、取引名、入出金の区分、金額、予定日、確定済みか予測かを記録した一覧を作ると転記しやすい。請求書、取引先との決済条件、口座の入出金履歴、給与・納税の予定、借入金の返済予定表が入力の手掛かりになる。月次表に表示するのは月別合計でも、元の予定日を残しておけば週別表へ同じ取引を移せる。

売上月ではなく、代金を受け取る月へ置く

現金売上は受け取る月、掛売上は取引先から代金が入る予定月に計上する。仮に５月の売上の支払期日が６月末なら、５月の売上高を参考として記録しても、資金繰り表の売掛金回収は６月に置く。同じ代金を５月の経常収入にも加えると、使える現金を二重に数えてしまう。

売掛金は取引先ごとに未回収額と支払条件を確認し、請求済みの分と、これから発生する見込みの売上を区別する。入金日が確定しているものはその日付を使い、先の予測は過去の回収実績と取引条件から置く。入金予定が変わったら、売上高の行ではなく売掛金回収の予定月を直す。

カード決済を使う店舗でも、販売時点と事業者の口座への入金時点がずれる場合がある。決済事業者の入金予定を確認し、販売額をそのまま当月の現金売上に含めない。入金額から手数料が差し引かれる契約なら、売上高と口座に入る金額の差も把握しておく。

買掛金、税金、返済を支払日で埋める

仕入や外注費は、費用が発生した月と支払う月を分ける。現金仕入は支払う月、掛仕入は買掛金の決済月に置き、給与と賞与も実際の支給月に入れる。年間の支出額が想定内でも、仕入代金と賞与が同じ月に重なれば、その月に必要な現金は増える。

小浜信用金庫の資金繰り表の記載例は、売掛金回収と買掛金支払の見通しを実績に基づいて立て、賞与、税金、設備投資、借入金の支払利息と元金返済も計上するよう示している。税金や設備代金は独立した行にして納付日・支払日を入れると、毎月の経費に紛れにくい。どの区分に置く場合も、同じ支払いを一度だけ数える。

設備投資は発注月や使用開始月ではなく、代金を払う月に置く。前払金と残金が別の日に出るなら、それぞれの予定日に分ける。減価償却費はその月の現金支払いを表さないため、損益計算書の費用をそのまま月次の出金欄へ移さない。

借入金の元金は返済予定表にある引落月へ、利息は元金と分けて置く。返済予定表が元利合計だけを示す場合は内訳を確認し、表に入力した元金と利息の合計が引落額と一致するか確かめる。新たな借入を見込む場合も、融資が未確定なら予定と確定済みの入金を区別しておく。

翌月繰越金を計算し、実績と照合する

支出額を正の数で入力するシートなら、経常収支は「経常収入－経常支出」で求める。翌月繰越金は「前月繰越金＋経常収支＋経常外収支＋財務収支」だ。経常外収支と財務収支も、それぞれ収入から支出を引いた額として計算する。

翌月の前月繰越金には、前の月の翌月繰越金を参照させる。こうして月をつなぐと、ある月の設備代金や返済の増加が、その後の残高にも反映される。売上高の参考行を計算式に混ぜず、実際の回収額だけを経常収入に含めることが重要だ。

実績月では、計算した翌月繰越金を対象口座と手元現金の月末残高に照らす。合わなければ、未記入の口座、売掛金回収の重複、税金や賞与の漏れ、振替の二重計上などを取引一覧から確認する。予定と実績の差は月末残高だけを上書きせず、変わった入金日、支払日、金額を元の取引に戻って修正する。

翌月繰越金がマイナスなら、その月の予定どおりに入出金が進んだ場合、月末時点で資金が不足する見込みだ。一方、月末残高がプラスでも、月初の支払いを月末の入金で埋め合わせる予定なら、月の途中で不足し得る。月次表は月内の入出金の順序を示さないため、残高が薄い月や支払いが集中する月は日付を細かく見る。

直近13週間を週別に並べ、月中の谷を見る

月次表の補助として、直近13週間に属する取引を週ごとに並べる。各週に週初残高、入金、支払い、週末残高の行を設け、最初の週初残高には確認済みの現預金を入れる。以降は「週初残高＋その週の入金－その週の支払い」を週末残高とし、次の週初残高へつなぐ。

月額を週数で均等に割らず、売掛金の入金予定日、納税日、賞与の支給日、借入金の引落日をそれぞれ該当する週に置く。月をまたぐ週があっても、月次表との照合では週の合計を丸ごと片方の月に移さず、取引の日付ごとに集計する。これで月別合計を保ちながら、どの週に残高が下がるかを追える。

仮の例として、月初残高が40万円、最初の週の仕入支払いが30万円、次の週の納税が20万円、その翌週の売掛金回収が50万円とする。他に入出金がなければ月末残高は40万円に戻るが、回収前の週末残高はマイナス10万円になる。月次表だけを見ると見落とす不足を、週別表では支払いと回収の順序から見つけられる。

同じ週の中でも入金より先に大口の引落しがある場合は、その週の取引だけを日付順に並べる。週末残高がプラスでも、引落日の朝に使える資金が足りるとは限らない。回収予定や支払予定が動いたら取引一覧の日付を直し、月次と週次の両方へ反映させる。

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