AIだけでは解雇できない法案、カリフォルニア州で知事署名待ち
実践ガイド 4
生成AIへ個人データを入れる前に、利用目的と学習利用を二重確認
会社で生成AIに個人データを入力する前には、その業務が特定済みの利用目的に収まるか、提供者が入力内容を学習や応答生成以外の目的に使わないかを確かめる。個人情報保護委員会の注意喚起は、個人情報を含む入力が利用目的の達成に必要な範囲内かを確認し、本人の同意なく個人データを入力する場合は提供者による機械学習への利用などを十分に確認するよう求めている。
判断は、利用目的、本人同意の要否、提供者の用途、入力項目の削減、保存とログの順に進める。どこかで条件が分からなければ、送信前に作業を止めて社内の管理担当者に確認する。送信できると判断した後も、生成された文章に誤った個人情報や不要な詳細がないかを点検してから業務に使う。
利用目的に照らして、入力する理由を絞る
最初に、会社がその個人情報について特定した利用目的と、生成AIに任せる作業を並べて確認する。顧客対応に使う情報でも、問い合わせへの回答案を作るために氏名や住所まで必要とは限らない。「業務で使う」という説明だけで一括して判断せず、入力する項目ごとに、求める出力との関係を確かめる。
例えば、問い合わせ文の言い回しを整えるだけなら、用件と回答の要点を残し、氏名、電話番号、顧客番号を外せる場合がある。一方、本人ごとの契約内容を照合する作業なら、識別情報を削るだけでは目的を果たせないかもしれない。その場合は、必要だから直ちに入力するのではなく、利用目的とサービスの利用条件を管理担当者と確認する。
当初の利用目的から外れた分析や別の部署への転用を考えているなら、入力画面で目的を広げない。元の情報を取得した経緯や本人に示した利用目的を確認し、その作業に使えるかを先に判断する。個人情報の利用目的と、生成AIを使う業務上の狙いは、似た言葉でも同じものとは限らない。
本人同意の要否と、提供者の用途を確かめる
次に見るのは、入力した個人データをサービス提供者が何に使うかだ。個人情報保護委員会の事業者向け案内は、提供者が自社AIの精度向上などのために入力情報を学習データとして使う場合、個人データの入力は提供者への提供に当たり、第三者提供には原則として事前の本人同意が必要になると説明している。
利用規約やプライバシーポリシーだけでなく、会社が利用する契約のデータ取扱条件も確認する。学習に使わないという説明があっても、それが今使うプラン、アカウント、機能、設定に適用されるかが肝心だ。個人用アカウントと会社の契約で条件が異なる可能性があるため、承認された利用方法を特定して判断する。
確認する用途は機械学習だけではない。入力内容を品質評価、人による確認、サービス改善など応答生成以外にも使う条件があるなら、その対象と範囲を調べる。条件が読み取れない段階では個人データを送らず、個人を識別できない形に作業を変えられるか、社内の管理担当者に相談する。
本人同意の有無だけで、入力可否の判断は終わらない。同意を得ていても、自社の利用目的に収まるか、必要な情報だけを渡すかという確認は残る。同様に、提供者が学習に使わない条件であっても、保存や閲覧の条件まで自動的に決まるわけではない。
送信する情報を必要な範囲まで減らす
入力できる条件を満たしても、名簿や相談記録を丸ごと貼り付ける必要があるかは別の判断だ。回答に使う事実を抜き出し、氏名、連絡先、住所、顧客番号、正確な日付など、作業に不要な項目を削る。文章の要約が目的なら、本人を特定する情報を外した要点だけで足りることがある。
添付ファイルでは、目に入る本文以外も確認する。表の別列、コメント、ファイル名に個人情報が残っていれば、本文を短くしても一緒に送信され得る。必要な行だけを別の入力文に書き直せるなら、元ファイル全体を渡すより、送信範囲を把握しやすい。
氏名を「Aさん」に置き換えるだけでは十分とは限らない。例えば、少人数の部署に関する相談では、部署名、役職、出来事の組み合わせから本人が推測される場合がある。目的に不要な属性は幅のある表現に変え、それでも人物が分かるなら、その事案を外部サービスに渡さず社内で処理する。
置き換えた記号と本人を結び付ける対応表が必要な場合は、その表を生成AIへの入力から切り離して社内で管理する。名前を消した入力を安易に「匿名化済み」と呼ばず、残した情報を知る人が本人を特定できるかまで考える。削減できる項目が少ない作業ほど、前段で確認した契約条件と社内承認の重要性が増す。
学習不使用とは別に、保存とログを確認する
提供者が入力を学習に使わなくても、会話履歴、添付ファイル、入出力ログがどのように保持されるかは別に調べる。会社の契約と設定について、保存対象、保存期間、閲覧できる人、削除方法を確認する。「履歴を削除」の操作が画面表示だけに適用されるのか、保持データやログにも及ぶのかも区別したい。
社内で後から利用状況を追えることも必要だ。IPAが掲載する卒業プロジェクトの生成AI運用ガイドは、入力と出力を含むログ管理をチェック項目に挙げ、問題が起きた際の確認に役立つとする。ただし、個人データを含む入力全文を、調査に備えるという理由だけで別の場所へ無期限に複製する運用も避けたい。
記録する内容は、誰が、どの承認済みサービスを、何の業務目的で使ったかを追える範囲から検討する。入力全文が必要な業務なら、保存理由、閲覧権限、期間、削除手順を決める。提供者側と社内側の双方に記録が残る場合は、それぞれの管理者と保存条件を分けて把握する。
出力に含まれる個人情報を確認する
生成された文章は、顧客への返信や社内の判断記録にそのまま転記しない。入力していない氏名や属性が加わっていないか、別人の情報が混ざっていないか、元の記録と照合する。自然な文章でも内容が正しいとは限らず、推測を事実のように書いた箇所は担当者が削除または訂正する。
共有時には閲覧者の範囲も変わる。回答案に氏名や事情の詳細が残っていれば、送る相手を業務上必要な人に絞り、不要な情報を外す。入力時に項目を減らしていても、出力に個人を識別できる記述が生じた場合は、通常の個人情報と同じように扱う。
送信前に確認すべき条件が一つでも不明なら、個人データを含まない質問に組み替えるか、確認できるまで送信を保留する。条件がそろった場合も、実際に送る内容と生成された出力をそれぞれ点検することで、契約上の許可と個々の業務で必要な取扱いを結び付けられる。
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