Google FormsかMicrosoft Formsか、日程調整と分岐で選択が逆転

参加できる日時を日付と時間帯の表から複数選んでもらうならGoogle Forms、参加可否によって後続の質問を切り替えるならMicrosoft Formsが選びやすい。両方とも基本的なアンケートを作れるが、必要な回答形式と分岐の単位によって、作りやすい受付は変わる。

Google Formsにも条件分岐があり、Microsoft Formsでも候補日時を選択肢として並べられる。社外向けの受付では回答者がアクセスできる設定を、継続的な集計では回答を送る先と接続方法を確認すると、質問を作った後の運用まで含めて選べる。

同じ受付を、必要な回答の形から比べる

以下は機能を比べるための仮の説明会受付である。まず氏名と連絡先を聞き、次に「参加しますか」と尋ねる。参加する人には複数の候補日時から都合のよい枠を選んでもらい、参加しない人には欠席理由を聞く。共通の連絡先を分岐より前に置けば、どちらの回答経路にも同じ設問を表示できる。

この受付には、別々の判断が含まれる。日時は一つに絞るのか、空いている枠をすべて集めるのか。参加可否で不要な質問を飛ばすのか。社外の回答者にアカウントを求められるのか。集計担当者はGoogle スプレッドシートとExcelのどちらで、届いた回答を継続して扱うのか。最初の問いだけでサービスを決めると、後の条件に合わないことがある。

• 日付と時間帯を交差させた表で、参加できる枠を複数選んでもらう：Google Formsを優先する。
• 参加可否などの回答に応じ、別の後続質問へ進める：Microsoft Formsを優先する。質問は前に戻らない順序にする。
• 社外から申し込みを受ける：両サービスとも公開範囲と本人確認の要件を先に決める。
• 届いた回答を表計算で処理する：普段使う製品に加え、継続して更新されるファイルか、取得時点のコピーかを区別する。

日程候補を表で複数選ぶならGoogle Forms

Google Formsのチェックボックス形式のグリッドは、行と列に選択肢を置き、同じ行で複数の回答を選べる。仮の受付なら行を日付、列を午前・午後などの時間帯にすれば、回答者は参加可能な枠を一つの表で見渡せる。「最も都合のよい日時」ではなく「都合のよい日時をすべて」という質問に合う形式だ。

Microsoft Formsでも、候補を選択肢として並べれば日程を尋ねられる。ただ、日付と時間帯の組み合わせが増えるほど、一列の選択肢では候補同士の関係を読み取りにくくなる。表の各交点をそのまま回答欄にしたい場合に、Google Formsを選ぶ理由が生まれる。候補が少なく、一つだけ選んでもらう受付なら、この差の重要性は小さい。

表を使う場合も、回答の意味は設問文で決める必要がある。仮の説明会で「参加できる枠をすべて選択」と頼むなら、複数のチェックは複数回参加したい意思ではなく、予定を合わせられる候補を示す。候補がまったく合わない回答者を受け付けたい場合は、その意思を答えられる欄も用意する。グリッドだけから欠席理由まで読み取る設計にはしない。

回答別に質問を切り替えるならMicrosoft Forms

Microsoft Formsの分岐ロジックは、質問やセクションから後続の質問、またはフォームの終わりへ進められる。前の質問へ戻す分岐はできない。仮の受付なら、共通の連絡先と参加可否を先に置き、その後に参加者向けの日時、欠席者向けの理由を配置する。回答別に不要な設問を飛ばせる点が、日時を表で見せる場合とは異なる利点になる。

設問の並びには注意が要る。たとえば参加者向けの質問を欠席理由より前に置いたなら、参加者が回答を終えた後に欠席理由へ進まない経路を作る。欠席者は参加者向けの質問を飛ばして理由へ進む。共通設問を末尾に置く構成も考えられるが、どちらの経路からも到達できる順序にする必要がある。共通欄を冒頭に置く方が、この仮の受付では経路を単純にできる。

Google Formsも回答に応じた分岐に対応するが、移動先はセクションで考える。参加可否の後を「参加者用」「欠席者用」に分ければ、同じ受付を構成できる。一方、短い質問ごとに行き先を変えたい場合は、セクションの区切りを含めて設計することになる。日時の複数選択グリッドが必要ならGoogle Formsを選び、分岐をセクションで組むという判断も成り立つ。

社外受付は公開範囲と回答者の識別を分ける

社外の人がリンクを開けることと、主催者が回答者を確認できることは別の要件だ。Google Formsでは公開時に回答者のアクセス範囲を設定できる。Googleの公開設定の案内によると、「回答を1回に制限する」を有効にすると回答者はGoogleアカウントへのログインが必要になるが、それだけでユーザー名が回答に記録されるわけではない。社外の参加希望者にGoogleアカウントを前提とできないなら、この制限は受付条件と合わない。

Microsoft Formsでは、組織外を含む回答者を受け付ける設定と、組織内の回答者に絞る設定を選べる。社外向けの説明会で組織内限定にしてしまえば、リンクを送っても対象者は回答できない。反対に公開リンクで氏名を入力してもらう方式では、入力された氏名とアカウントによる本人確認を同一視できない。受付が出欠確認なのか、本人の特定が必要な申請なのかで設定を決める。

この差は、どちらか一方が社外受付に使えないという話ではない。回答者が使えるアカウント、重複回答を防ぐ必要性、氏名をどの方法で扱うかが選択条件になる。仮の説明会なら、招待先が社外にも広がる時点で公開範囲を決め、連絡先を設問として求めるかどうかを参加可否の分岐より前に整理できる。

回答後は「開くファイル」より接続の状態が重要

Google Formsの回答はフォーム内で確認でき、Google スプレッドシートへの保存先として新しいシートか既存のシートを選べる。リンクを解除すると、新しい回答はそのシートへ送られない。仮の受付で届くたびに候補日時を集計するなら、担当者が見ているシートがフォームと接続されたままかが、集計の新しさを左右する。

共同作業にも接続とは別の権限がある。新しい回答用シートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのシートへアクセスできるが、その後のフォーム権限の変更はシート側へ自動では反映されない。受付担当者を入れ替える場合、フォームの編集権限だけを変更しても、回答が入るシートの閲覧権限まで整理したことにはならない。

Microsoft Formsでは回答の概要と個別結果を確認でき、Excelで結果を開く方法も用意されている。職場・学校用のOneDriveに保存される接続済みブックには新しい回答が反映され、グループフォームのブックはSharePointに保存される。一方、「コピーをダウンロード」で得るブックはフォームとの接続がない。定期的に集計する担当者が参照すべきものは、取得時点のコピーなのか、更新されるブックなのかで異なる。

この仮の受付では、日時の回答を表で集める必要が強ければGoogle Formsから設計し、参加可否による細かな後続質問の切り替えが中心ならMicrosoft Formsから設計できる。どちらを使っても、社外の回答条件と集計用ファイルの接続状態は、設問の形と同じくらい受付の運用を左右する。

関連記事：

• SmartHRかfreee人事労務か、給与計算の内製で選択が変わる
• ChatGPT BusinessかClaude Teamか、5人未満なら価格表が逆転する
• NotionかObsidianか、移行コストはノートの保存場所で決まる