10人目を雇う前に就業規則、意見書まで揃えて届け出る

2026年10月7日 23:00|著者: QUASA編集チーム|2 分で読めます

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働者側の意見書を添えて所轄の労働基準監督署に届け出る必要があると、北海道労働局の案内は説明している。採用によってこの人数に達する見込みなら、勤務開始を待たずに規則案を作り、意見聴取と意見書の準備を進める。

順番は、事業場ごとの人数確認、規則案の作成、過半数代表への意見聴取、意見書を添えた届出、労働者への周知だ。採用前の着手は、この工程を終えるための実務上の予定であり、採用前の特定の日付を一律の法定期限とするものではない。

人数は事業場ごとに、出勤者ではなく所属する労働者で数える

石川労働局のFAQによると、常時10人以上かどうかは、一つの事業場に常態として雇用・所属する労働者で判断し、その日に出勤した人数では数えない。正社員に加え、パートタイムやアルバイトなども含む。会社全体では基準を超えていても、場所的に独立した営業所ごとに判断するのが原則だ。

人事担当者は、拠点別の在籍者と採用・退職予定を照らし、誰がどの事業場に所属するかを確認する。勤務時間が短い人を人数から外してはいけない。一時的な増員の後に元の人数へ戻る場合は「常時」の判断が変わり得るため、契約期間と通常の人員構成を分けて確認したい。

必ず記載するのは、始業・終業時刻、休憩、休日・休暇、交替制を採る場合の就業時転換、賃金の決定・計算・支払方法と締切り・支払時期・昇給、そして解雇事由を含む退職に関する事項だ。担当者は労働条件通知書や現在の賃金計算と照らし、規則案だけが異なる勤務時間や支払時期を示していないか確認する。

退職手当、賞与、食費や作業用品の負担、安全衛生、表彰・制裁などは、事業場で定めを置く場合に記載する事項となる。制度を設けるなら、対象者と扱いを明確にする。正社員と短時間労働者で条件が異なる場合も、どの規定が誰に適用されるか分かる案にしてから意見を求める。

厚生労働省の就業規則作成支援ツールでは、モデル就業規則の規程例と作成上の注意を参照して内容を入力し、届出に使う規則をPDFで出力できる。作成後は電子申請も利用できる。ユーザー登録をせずに作成する場合は入力データを保存できないため、複数回に分けて作業する予定なら利用方法も先に決めておく。

規程例を採用するかどうかは、実際の勤務や賃金制度に合わせて判断する。たとえば休暇や退職時の扱いが社内で未決定なら、入力作業の前に経営者と人事担当者が内容を確定させる。PDFの出力は規則案を形にする工程であり、意見聴取と届出はその後に必要になる。

意見を聴く相手は対象の事業場ごとに決める。労働者の過半数で組織する労働組合があればその組合、なければ投票や挙手などで選ばれた労働者の過半数代表者だ。使用者が都合のよい人を指名する手続にはしない。

代表側には、適用対象や施行予定日を含む規則案を示して意見を求める。届出には、その代表の氏名と意見を記した意見書を添える。意見を聴くことは必要だが、規則案への同意を得ることまでは求められていない。意見を受けて案を見直した場合は、提出する規則と意見を求めた内容の対応関係を確認する。

届出担当者は、確定した就業規則、就業規則（変更）届、意見書をそろえ、対象事業場を管轄する労働基準監督署へ提出する。複数拠点に共通の規則を使う場合も、どの事業場の届出を行うかを区別する。作成支援ツールから規則を出力しただけでは提出手続は完了しない。

規則は届け出るだけでなく、労働者へ周知する。各作業場の見やすい場所への掲示・備付け、書面の交付、労働者が内容を常時確認できる電子的な方法などから、勤務形態に合う方法を選ぶ。規則を変更した場合も、意見聴取と届出を行い、変更後の内容を周知する。

以下の時期は作業を割り振るための目安だ。代表者の選出や意見書の受領に必要な時間を見込み、人数が基準に達する予定から逆算する。

採用予定が固まった時点｜人事担当者：拠点別の在籍者、雇用形態、入退社予定を確認する。対象となる事業場と、提出先の労働基準監督署を特定する。
勤務開始前の早い段階｜経営者・人事担当者：勤務時間、賃金、休暇、退職などの運用を決め、必須事項を含む規則案を作る。雇用形態ごとの適用範囲も確認する。
規則案が整った後、届出前｜人事担当者・労働者側：事業場の過半数代表に案を示して意見を聴き、意見書を受け取る。届出に使う規則の内容と対応しているか確認する。
人数が基準に達する時期に向けて｜届出担当者：規則、就業規則（変更）届、意見書をそろえ、所轄の労働基準監督署へ提出する。電子申請を選ぶ場合も、必要書類を確認する。
規則の施行に合わせて｜人事担当者・各拠点の責任者：届け出る内容と同じ規則を労働者が確認できるようにし、掲示場所や閲覧方法を伝える。

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