Chefs geben KI eher vertrauliche Dokumente als ihre Beschäftigten

Am 22. August 2026 wurden Ergebnisse einer britischen Befragung von Adobe Acrobat veröffentlicht: 74 Prozent der befragten C-Level-Führungskräfte würden sich wohl dabei fühlen, arbeitsbezogene Dokumente mit KI-Werkzeugen zu teilen. Unter Beschäftigten ohne Führungsverantwortung waren es 20 Prozent. Die veröffentlichten Befragungsergebnisse beruhen auf Antworten von 2.000 Erwachsenen im Vereinigten Königreich.

Die Hierarchielücke ist damit belegt, die Vertraulichkeit der betreffenden Dateien jedoch nicht: Erfragt wurden arbeitsbezogene Dokumente, nicht ausschließlich als vertraulich eingestufte Unterlagen. Die Ergebnisse zeigen also eine unterschiedliche Bereitschaft zum Teilen und ein daraus entstehendes Risiko – nicht die Zahl tatsächlich an KI-Dienste übermittelter Geschäftsgeheimnisse oder Personaldaten.

54 Prozentpunkte trennen Führungsspitze und Beschäftigte

Der Abstand zwischen den beiden Gruppen beträgt 54 Prozentpunkte. Aus den zugänglichen Veröffentlichungen geht allerdings nicht hervor, ob die Befragten bei „KI-Werkzeugen“ an öffentliche Chatbots, freigegebene Unternehmensdienste oder lokal betriebene Systeme dachten. Ebenso fehlen Angaben dazu, welche Dokumentarten sie sich konkret vorstellten.

Ein am 26. August erschienener Bericht von TechRadar bestätigt Stichprobe und Hierarchievergleich und nennt Marketing, Übersetzung und Datenanalyse als Einsatzfelder. Dass dabei vertrauliche Informationen vorkommen können, ist plausibel, wurde aber nicht als eigene Dokumentklasse gemessen.

Gerade auf Führungsebene ist diese Unterscheidung relevant: Dort können Arbeitsunterlagen strategische Planungen, Finanzdaten, Personalinformationen oder noch nicht veröffentlichte Entscheidungen enthalten. Ob die höhere Bereitschaft auf mehr Erfahrung mit genehmigten Werkzeugen, stärkeren Produktivitätsdruck oder geringere Risikowahrnehmung zurückgeht, lässt sich aus den veröffentlichten Daten nicht ableiten.

Alter und Branche verändern die Bereitschaft zusätzlich

Auch zwischen den Altersgruppen liegt ein deutlicher Abstand. Von den 25- bis 34-Jährigen würden 52 Prozent arbeitsbezogene Dokumente mit KI-Systemen teilen; bei Menschen ab 55 Jahren waren es 15 Prozent. Das ergibt eine Differenz von 37 Prozentpunkten, belegt aber weder sorgloseres Verhalten der Jüngeren noch bessere Sicherheitsdisziplin der Älteren.

In IT, Technologie und Telekommunikation erklärten 73 Prozent, dass sie sich beim Teilen solcher Dateien wohlfühlen würden; lediglich 7 Prozent gaben an, KI bei der Arbeit gar nicht zu nutzen. Bildung, Gesundheitswesen und gemeinnützige Organisationen wurden als zurückhaltender beschrieben, ohne dass die Veröffentlichung für diese drei Bereiche vollständig vergleichbare Einzelwerte ausweist.

Position, Alter und Branche können sich gegenseitig überlagern. Ohne Kreuztabellen lässt sich beispielsweise nicht erkennen, ob der Altersunterschied teilweise durch die Zusammensetzung technologieorientierter Branchen entsteht. Auch die Größe der einzelnen Untergruppen und damit die statistische Unsicherheit der Prozentwerte bleiben offen.

Eine Dokumentenampel trennt Inhalt und Werkzeug

Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist deshalb weniger die britische Prozentzahl allein entscheidend als die fehlende Trennung zwischen Dokumentklassen und technischen Umgebungen. Eine redaktionell abgeleitete Dokumentenampel kann beide Fragen miteinander verbinden:

• Grün – öffentlich: Bereits veröffentlichte Informationen und freigegebene Vorlagen können mit einem betrieblich erlaubten Werkzeug verarbeitet werden.
• Gelb – intern: Entwürfe, interne Protokolle und nicht öffentliche Planungen benötigen eine ausdrückliche betriebliche Freigabe sowie Regeln für Speicherung, Zugriff und Löschung.
• Rot – vertraulich: Verträge, Finanzplanungen, Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Beschäftigtendaten gehören nur in dafür geprüfte und zweckgebundene Systeme.
• Dunkelrot – besonders geschützt: Gesundheitsdaten, Zugangsdaten, private Schlüssel und Unterlagen unter besonderer gesetzlicher oder vertraglicher Geheimhaltung dürfen nicht ohne spezifische rechtliche und technische Absicherung verarbeitet werden.

Diese Einteilung stammt nicht aus der britischen Befragung. Sie macht vielmehr sichtbar, warum eine allgemeine Erlaubnis zur KI-Nutzung keine pauschale Freigabe sämtlicher Dateien sein kann. Umgekehrt wird ein bereits öffentlicher Inhalt nicht allein durch seine Verarbeitung mit KI vertraulich.

Mehrere Werkzeuge vergrößern die Kontrollfläche

Das Risiko hängt nicht nur vom Inhalt ab, sondern auch vom jeweiligen Dienst: relevant sind unter anderem Aufbewahrungsdauer, Zugriffsrechte, Protokollierung, Löschmöglichkeiten, Weiterverarbeitung durch Unterauftragnehmer und eine mögliche Nutzung der Eingaben für Modelltraining. Ein freigegebenes Unternehmenswerkzeug ist deshalb nicht mit einem beliebigen öffentlichen KI-Dienst gleichzusetzen.

Wie schnell Dokumente verschiedene Umgebungen durchlaufen, zeigt ein separater US-Bericht. Adobes offizieller „State of AI in Documents“ vom April 2026 kombiniert aggregierte Acrobat-Daten mit einer Befragung von rund 800 US-Fachkräften: 90 Prozent wechselten für Dokumentenabläufe zwischen mindestens zwei Werkzeugen, 20 Prozent zwischen vier oder mehr. Die Nutzung nicht geprüfter KI-Werkzeuge lag bei 61 Prozent, nach 70 Prozent sechs Monate zuvor.

Diese Zahlen stammen aus einer anderen Erhebung, einem anderen Land und einer enger definierten Gruppe von Fachkräften. Sie dürfen daher nicht mit den britischen Prozentwerten verrechnet werden. Sie zeigen jedoch, weshalb Freigaben den gesamten Dokumentenweg erfassen müssen: Beim Kopieren von Text, Anhängen oder Zwischenergebnissen können dieselben Inhalte nacheinander unter unterschiedlichen Regeln verarbeitet werden.

Die entscheidenden Detaildaten fehlen noch

Die beiden britischen Veröffentlichungen bestätigen Stichprobe, Hierarchiegefälle sowie Alters- und Branchenunterschiede. Öffentlich zugängliche Angaben zum Befragungszeitraum, zur Rekrutierung, zur Gewichtung, zu den Größen der Untergruppen und zum vollständigen Wortlaut der Fragen fehlen jedoch. Eine direkte Übertragung auf Beschäftigte im deutschsprachigen Raum wäre daher nicht belastbar.

Ungeklärt bleibt vor allem, wie viele Befragte tatsächlich vertrauliche Dateien übermittelt haben, welche Dienste sie verwendeten und ob diese betrieblich genehmigt waren. Belegt ist bislang die erklärte Bereitschaft: C-Level-Führungskräfte stehen dem Teilen arbeitsbezogener Dokumente mit KI wesentlich offener gegenüber als Beschäftigte ohne Leitungsfunktion. Ob daraus häufiger Datenschutzverstöße oder Sicherheitsvorfälle entstehen, kann erst eine Untersuchung mit klaren Dokumentklassen, getrennten Werkzeugtypen und beobachtetem Nutzungsverhalten beantworten.