HubSpot oder Pipedrive: CRM-Kosten beim Wachstum

Für ein wachsendes B2B-Team mit Schwerpunkt Vertriebspipeline spricht mehr für Pipedrive. Sollen Vertrieb, Marketing und Kundenservice gemeinsam in einem CRM arbeiten, ist HubSpot die breitere Wahl. Der Einstiegspreis allein führt dabei in die Irre: Die HubSpot-Plattformpreise reichen von einer kostenlosen Version für bis zu zwei Nutzer über einen befristeten Starter-Angebotspreis ab 7 Euro je Lizenz und Monat bis zu Professional ab 1.283 Euro monatlich mit sechs enthaltenen Lizenzen; zusätzliche Basislizenzen beginnen dort bei 45 Euro monatlich.

Auch bei Pipedrive bestimmt der Funktionsbedarf, welcher Tarif in die Rechnung gehört. Die deutsche Tarifübersicht von Pipedrive nennt bei jährlicher Abrechnung 14 Euro für Lite, 39 Euro für Growth, 59 Euro für Premium und 79 Euro für Ultimate je Nutzerprofil und Monat. Vollständige E-Mail-Synchronisierung und Vertriebsautomatisierungen beginnen bei Growth. Wer beides braucht, sollte daher nicht mit dem Lite-Preis kalkulieren.

Warum die günstigste Lizenz selten die richtige Vergleichsgröße ist

HubSpot Starter und Pipedrive Lite sind Einstiegstarife für unterschiedliche Aufgaben. HubSpot bündelt grundlegende Werkzeuge für Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Content und Datenmanagement. Pipedrive richtet seine Tarife stärker an der Arbeit mit Leads und Deals aus. Bei beiden Produkten muss die benötigte Funktion vor dem Preisvergleich feststehen: Eine niedrige Lizenzsumme hilft wenig, wenn der geplante Arbeitsablauf erst in einer höheren Stufe möglich ist.

Besonders deutlich wird das bei HubSpot. Der Abstand zwischen dem beworbenen Starterpreis und dem Einstieg in die Plattformstufe Professional ist größer als der Preis einer zusätzlichen Basislizenz. Das Wachstum eines Teams verteuert die Rechnung also nicht nur durch weitere Personen. Es kann zugleich einen Tarifwechsel auslösen, etwa wenn Abteilungen anspruchsvollere gemeinsame Abläufe benötigen. Der Starter-Angebotspreis gilt zudem nur unter den ausgewiesenen Aktionsbedingungen für Neukunden; als dauerhafter Vertragspreis taugt er ohne Prüfung des konkreten Angebots nicht.

Modellrechnung für fünf, 20 und 50 Nutzer

Die folgende Rechnung verwendet die genannten Europreise als monatliche Vergleichswerte. Angenommen wird, dass jede Person eine bezahlte Lizenz erhält. Für HubSpot Professional werden nach den sechs enthaltenen Lizenzen nur zusätzliche Basislizenzen zum ausgewiesenen Mindestpreis angesetzt. Für Pipedrive gelten die Preise bei jährlicher Abrechnung. Die Beträge zeigen Lizenzkosten, keine gleichwertigen Funktionspakete und keine verbindlichen Angebote.

Bei fünf Nutzern kostet HubSpot Starter im Modell 35 Euro monatlich; Professional bleibt bei 1.283 Euro. Pipedrive Growth ergibt 195 Euro, Premium 295 Euro monatlich.
Bei 20 Nutzern ergeben sich 140 Euro für HubSpot Starter und 1.913 Euro für Professional. Pipedrive Growth liegt bei 780 Euro, Premium bei 1.180 Euro monatlich.
Bei 50 Nutzern ergeben sich 350 Euro für HubSpot Starter und 3.263 Euro für Professional. Pipedrive Growth liegt bei 1.950 Euro, Premium bei 2.950 Euro monatlich.

Diese Kurven verlaufen verschieden: Bei Pipedrive steigt die Basisrechnung mit jedem gebuchten Nutzerprofil gleichmäßig. Bei HubSpot Starter wächst sie im Modell ebenfalls je Lizenz, während der Wechsel zur Plattformstufe Professional einen großen Sprung erzeugt. Für 20 Nutzer in Pipedrive Growth entsprechen die 780 Euro rechnerisch 9.360 Euro pro Jahr. Der Monatswert ist dort eine Vergleichsgröße; bei jährlicher Abrechnung wird die Jahressumme im Voraus fällig.

Die Professional-Rechnung für HubSpot ist eine Untergrenze unter den gewählten Annahmen. Sie setzt voraus, dass die zusätzlichen Personen mit Basislizenzen auskommen. Brauchen einzelne Mitarbeitende andere Lizenzarten oder kostenpflichtige Nutzungskontingente, steigt die Summe. Umgekehrt lässt sich aus den Zahlen keine allgemeine Teamgröße ableiten, bei der ein Anbieter günstiger wird: Schon der Wechsel von einer einfachen Pipeline zu einem gemeinsamen Marketing- und Serviceprozess verändert den verglichenen Leistungsumfang.

Was die veröffentlichten Praxistests über die Arbeit im CRM sagen

Im Pipedrive-Praxistest von TechRadar stehen die visuelle Vertriebspipeline und die einfache Bedienung im Vordergrund; der Test sieht zugleich Grenzen bei anspruchsvoller Marketingautomatisierung. Für Teams, deren tägliche Arbeit hauptsächlich aus Deal-Phasen, Nachverfolgung und Vertriebsaufgaben besteht, passt diese Spezialisierung zum Kostenmodell von Growth. Sie ersetzt jedoch keine Prüfung der Funktionen, die Marketing oder Kundenservice später benötigen.

Der HubSpot-Praxistest von TechRadar beschreibt eine zugängliche, funktionsreiche Plattform für mehrere Aufgaben rund um Kundenkontakte und warnt vor steigenden Kosten in höheren Stufen. Das spricht für HubSpot, wenn Vertrieb, Marketing und Service tatsächlich mit denselben Kontaktdaten und weiterführenden Prozessen arbeiten sollen. Wer lediglich eine Vertriebspipeline benötigt, bezahlt mit einem großen Plattformpaket womöglich für Umfang, den das Team nicht nutzt.

Zusatzmodule, Marketing und Support getrennt betrachten

Bei Pipedrive endet die Rechnung häufig nicht beim Grundtarif. Die Pipedrive-Abrechnungsregeln führen LeadBooster, Projects und Smart Docs bei Lite und Growth als Zusatzprodukte; bei Premium und Ultimate sind sie enthalten. Campaigns für E-Mail-Marketing und Web Visitors bleiben in allen vier Stufen Zusatzprodukte. Auch Erweiterungen von Nutzungslimits können Kosten auslösen, und gebuchte Nutzerprofile werden selbst dann berechnet, wenn sie keiner Person zugewiesen sind.

Damit lässt sich ein teurerer Pipedrive-Tarif nicht pauschal als schlechteres Geschäft einstufen. Benötigt ein Team mehrere der in Premium enthaltenen Werkzeuge, kann Premium günstiger sein als Growth mit einzeln hinzugebuchten Modulen. Campaigns bleibt in beiden Fällen gesondert zu berücksichtigen. Für eine belastbare Gesamtsumme gehören die konkret benötigten Module und Kontingente als eigene Posten neben die Nutzerlizenzen.

Bei HubSpot ist zwischen Kundenservice als Funktion des eigenen Teams und dem Support durch den CRM-Anbieter zu unterscheiden. Dass Service-Werkzeuge Teil der Plattform sind, bedeutet noch nicht, dass jeder gewünschte Serviceprozess im Starterumfang steckt. Für Marketing gilt dasselbe: Entscheidend sind die tatsächlich benötigten Abläufe und die dafür erforderliche Stufe. Ein Preisvergleich zwischen HubSpot und Pipedrive wird erst aussagekräftig, wenn diese Aufgaben auf beiden Seiten einzeln erfasst sind.

Einführung und Migration verändern die erste Jahresrechnung

Die Lizenzmodelle enthalten keine pauschale Summe für Datenbereinigung, die Übernahme vorhandener Kontakte, die Einrichtung von Deal-Phasen, Berechtigungen, Integrationen und Schulungen. Solche Arbeiten können im Team erledigt oder extern vergeben werden. Ihr Aufwand hängt vom Ausgangssystem und der gewünschten Einrichtung ab; ein allgemeiner Eurobetrag wäre dafür wenig belastbar.

Für die Entscheidung zählen deshalb zwei Rechnungen: die wiederkehrenden Ausgaben für Lizenzen und benötigte Zusatzfunktionen sowie der einmalige Einführungsaufwand. Pipedrive Growth ist die naheliegende Ausgangsbasis, wenn ein Team eine Vertriebspipeline mit E-Mail-Synchronisierung und Automatisierung sucht. HubSpot verdient die genauere Prüfung, wenn mehrere Abteilungen weiterführende Arbeit im selben System abbilden sollen. Die größte Kostenänderung kann dann mit der benötigten Funktionsstufe kommen, bevor die nächste Person eine Lizenz erhält.

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