Personio oder Factorial: Deutsche Lohnabrechnung trifft auf breitere Module

Wenn ein deutsches Unternehmen die Entgeltabrechnung innerhalb seiner HR-Software durchführen will, ist Personio der naheliegendere Ausgangspunkt. Soll DATEV weiterhin abrechnen, während Arbeitszeit, Ausgaben, Projekte und IT-Geräte in einer Plattform zusammenkommen, ist Factorial besonders interessant.

Entscheidend ist die Grenze zwischen Lohnvorbereitung und fertiger Abrechnung. Beide Produkte verwalten Personaldaten und Zeiten. Personio bietet nach eigener Angabe zusätzlich eine deutsche Payroll-Lösung; Factorial verbindet die Lohnvorbereitung mit einem breiteren Paket betrieblicher Funktionen. Die Mitarbeiterzahl allein beantwortet die Auswahlfrage deshalb nicht.

Deutsche Payroll und DATEV: Was übernimmt die HR-Suite?

Personio bezeichnet seine deutsche Payroll im eigenen Produktvergleich als nativ und ITSG-zertifiziert. Zugleich nennt der Anbieter eine DATEV-Integration und behauptet, Factorials Anbindung sei auf den Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen beschränkt. Die Bewertung des Wettbewerbers ist eine Anbieterangabe; für die Wahl von Personio spricht vor allem das Angebot, den deutschen Abrechnungslauf direkt in der HR-Suite zu erledigen.

Der DATEV-Marktplatzeintrag für Factorial führt dagegen neben der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausdrücklich Personalstammdaten und Bewegungsdaten als Inhalte der Schnittstelle auf und nennt DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt als Zielsysteme. Damit reicht die öffentlich beschriebene Anbindung über den bloßen Abruf von Krankmeldungen hinaus. DATEV weist zugleich darauf hin, dass seine technische Prüfung weder die fachliche Richtigkeit übergebener Daten noch jeden benötigten Funktionsumfang garantiert.

Für einen Betrieb mit Steuerkanzlei ist daher nicht die Existenz eines DATEV-Logos ausschlaggebend, sondern der tatsächliche Monatslauf: Welche variablen Bezüge, Abwesenheiten und Korrekturen gelangen in das Lohnsystem, wer gibt sie frei und wer bearbeitet Rückmeldungen? Ein manuell gestarteter Abgleich und eine Übertragung ohne Datei-Export können nebeneinander bestehen. Wer die Abrechnung selbst in der HR-Plattform verantworten will, hat mit Personio Payroll hingegen einen anderen Ausgangspunkt als mit Factorials vorbereitender Lösung.

Zeiterfassung, Finance und IT: Wo hilft die größere Breite?

Bei Factorial reicht das Angebot über klassische Personalverwaltung hinaus. Die Factorial-Produkt- und Preisübersicht führt Zeiterfassung, Schichtplanung und Projektzeiten ebenso auf wie Ausgaben, Beschaffung, Geräteverwaltung und die Verwaltung von Softwarezugängen. Das kann für einen Dienstleistungsbetrieb relevant sein, der Projektstunden und Reisekosten denselben Beschäftigten zuordnet, oder für ein wachsendes Team, das Geräte beim Eintritt und Austritt verwalten muss.

Diese Breite ist ein möglicher Nutzen, kein automatischer Effizienzgewinn. Projektzeiterfassung ersetzt beispielsweise nicht schon deshalb eine bestehende Projektabrechnung, und eine Geräteübersicht beantwortet noch nicht jede Anforderung der IT. Entscheidend ist, ob Daten und Freigaben zwischen den konkret benötigten Aufgaben ohne doppelte Pflege weiterlaufen. Bei festen Arbeitszeiten, wenigen Ausgaben und vorhandenen Spezialwerkzeugen kann eine schlankere HR-Konfiguration wirtschaftlicher sein als ein Paket mit ungenutzten Modulen.

Auch bei Schichten liegt der Unterschied im Ablauf. Relevant ist, wie geplante und tatsächlich geleistete Zeit, Abwesenheiten, Zuschläge und nachträgliche Korrekturen bis zur Lohnvorbereitung gelangen. Eine Funktionsliste zeigt, dass diese Bereiche angeboten werden; den Aufwand für Ausnahmen im eigenen Betrieb zeigt erst ein durchgespielter Abrechnungszeitraum.

Mehrere Gesellschaften und Berechtigungen

Mit wachsender Organisation verschiebt sich die Frage von der Zahl der Beschäftigten zur Struktur ihrer Daten. Die Personio-Planübersicht nennt für Core Zeiterfassung und vorbereitende Lohnbuchhaltung; Core Pro ergänzt unter anderem unbegrenztes Management von Gesellschaften, unbegrenzte Zugriffsrechte und API-Zugang für eigene Integrationen. Payroll wird als zusätzliche App geführt. Der passende Plan hängt somit auch davon ab, ob mehrere rechtliche Einheiten oder fein abgestufte Rollen tatsächlich gebraucht werden.

Factorial bietet ebenfalls Rollen und Berechtigungen. Für beide Produkte ist derselbe konkrete Fall aussagekräftiger als die allgemeine Zusage, Zugriffe steuern zu können: Eine Führungskraft sieht Zeiten ihres Teams, HR bearbeitet Vertragsdaten, die Lohnbuchhaltung erhält abrechnungsrelevante Angaben und eine andere Gesellschaft bleibt getrennt. Maßgeblich sind dabei die erforderlichen Ausnahmen und Freigaben sowie die Frage, wer Rechte dauerhaft pflegt. Eine Organisation mit einheitlichen Teams gewichtet diesen Aufwand anders als eine Gruppe mit getrennten Gesellschaften und wechselnden Zuständigkeiten.

Preise und Einführung: Gleicher Umfang, vergleichbare Angebote

Factorial nennt einen Einstieg ab 8 Euro pro Nutzer und Monat, stellt den endgültigen Plan aber individuell zusammen. Personio richtet seine Preise unter anderem nach Beschäftigtenzahl und zusätzlichen Apps aus und nennt eine einmalige Einrichtungsgebühr. Ein direkter Vergleich der Einstiegspreise würde daher unterschiedliche Leistungen gegenüberstellen. Die TechRadar-Besprechung bewertet Factorials Bedienoberfläche positiv, weist aber auf nicht vollständig veröffentlichte Preise für Zusatzmodule und eine geringere Payroll-Tiefe gegenüber spezialisierten Lösungen hin.

Ein belastbares Angebot sollte auf beiden Seiten denselben Umfang enthalten: Beschäftigtenzugänge, Zeit- und Schichtfunktionen, deutsche Payroll oder DATEV-Übergabe, Finanz- und IT-Module, Schnittstellen, Einrichtung und Support. Zum Einführungsaufwand gehören außerdem Datenbereinigung, Rollenaufbau und die Abstimmung eines Abrechnungszeitraums mit der bisherigen Lohnstelle. Das sind Arbeitspositionen, keine pauschal belegbaren Zusatzkosten. Für Gesellschaften in Österreich oder der Schweiz muss der angebotene lokale Funktionsumfang gesondert geklärt werden; eine deutsche Payroll- oder DATEV-Aussage lässt sich nicht einfach auf ihre Abrechnung übertragen.

Welches Profil spricht für welches Produkt?

Die folgenden Situationen sind ein Entscheidungsraster und keine offiziellen Grenzen der Anbieter. Mit steigender Mitarbeiterzahl werden Rechte und Gesellschaftsstruktur wichtiger, während die Art der Entgeltabrechnung den grundsätzlichen Produktunterschied bestimmt.

• Kleines Team mit eigener deutscher Abrechnung: Personio ist zuerst zu prüfen, wenn der fertige Lohnlauf innerhalb der HR-Suite das Hauptziel ist. Payroll-App und Einführung gehören ausdrücklich in den angefragten Umfang.
• Team mit bestehender DATEV-Kanzlei: Factorial gewinnt an Gewicht, wenn neben der Lohnvorbereitung auch Zeiten, Ausgaben und IT-Aufgaben gebündelt werden sollen. Die DATEV-Übergabe muss die tatsächlich verwendeten Lohnarten und Korrekturen abdecken.
• Organisation mit mehreren Gesellschaften: Personios Core Pro und Factorial sollten anhand identischer Rollen und Trennungsregeln bewertet werden. Hier zählt, wie zuverlässig die gewünschte Struktur im angebotenen Paket abgebildet wird.
• Projekt- oder schichtintensiver Betrieb: Der Weg von geplanten Stunden über Genehmigungen und Änderungen bis zur Lohnübergabe ist wichtiger als die bloße Anzahl der Funktionen.

Für die Angebotsanfrage ergeben sich daraus zwei zentrale Abläufe: ein vollständiger deutscher Abrechnungsmonat oder eine DATEV-Übergabe mit den eigenen Entgeltbestandteilen. Dazu kommt ein Angebot mit identischem Modulumfang. So wird erkennbar, ob die zusätzliche Payroll-Tiefe von Personio oder die breiteren betrieblichen Funktionen von Factorial im jeweiligen Unternehmen mehr Arbeit übernehmen.

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