Workday oder SAP SuccessFactors: 0,02 Punkte trennen zwei Ökosysteme

In der gewichteten TechRepublic-Bewertung erreicht Workday 4,49 und SAP SuccessFactors 4,47 von fünf Punkten; zwischen den HR-Suiten liegen 0,02 Punkte. Bei Kern-HR liegt SAP mit 4,89 zu 4,84 vorn, bei erweiterten und globalen Funktionen Workday mit 4,85 zu 4,76. Auch für Bedienbarkeit und Integrationen erhält Workday mit 4,35 zu 4,29 die höhere Teilwertung. Die Zahlen zeigen unterschiedliche Stärken, keinen allgemeingültigen Sieger für jede Systemlandschaft.

Für Unternehmen mit bestehendem SAP-ERP und komplexen Anforderungen über mehrere Länder ist SAP SuccessFactors häufig der naheliegende Ausgangspunkt. Sind Personalplanung, Analysen und Finanzprozesse bereits um Workday organisiert, spricht mehr für dessen HR-Suite. Wo die deutsche Entgeltabrechnung bei DATEV bleibt, entscheidet vor allem der konkrete Weg der Personaldaten zwischen Kern-HR und Payroll. Für Österreich und die Schweiz muss der lokale Abrechnungsweg jeweils gesondert in die Wahl einfließen.

Was die knappe Wertung tatsächlich misst

Die Gesamtnote bündelt gewichtete Kriterien von Preisgestaltung über Kernfunktionen bis zu Bedienbarkeit und Integrationen. Sie ist eine redaktionelle Produktbewertung, keine Messung der Kosten oder Prozessqualität in einem bestimmten Unternehmen. Der kleine Abstand kann deshalb schnell an Bedeutung verlieren, wenn etwa internationale Payroll-Lokalisierung, eine vorhandene ERP-Anbindung oder gemeinsame Planungsdaten im eigenen Betrieb besonders schwer wiegen.

Die Teilwertung für Bedienbarkeit und Integrationen beschreibt ebenfalls die Produkte insgesamt. Sie sagt nicht, wie aufwendig es ist, bestehende Berechtigungen, Datenfelder und Freigaben in einer konkreten SAP- oder Workday-Landschaft abzubilden. Bei der Preisgestaltung kommt hinzu, dass die Angebote von ausgewählten Modulen, Ländern und Leistungen abhängen. Vergleichbar werden sie erst, wenn derselbe Funktionsumfang einschließlich Einführung, Migration, Schnittstellen und laufendem Betrieb zugrunde liegt.

Kern-HR, Länderabdeckung und Payroll

Die Stärke von SAP liegt vor allem dort, wo ein gemeinsamer Personalstamm mit vielen lokalen Anforderungen verbunden werden soll. Dabei sind Kern-HR und Entgeltabrechnung getrennte Produktentscheidungen: Employee Central verwaltet Personaldaten, Employee Central Payroll übernimmt die Abrechnung im vorgesehenen Umfang. SAP nennt für Employee Central Payroll gepflegte Lokalisierungslösungen für 60 Länder und Regionen sowie Funktionen für rückwirkende Korrekturen und Abrechnungsläufe außerhalb des regulären Zyklus.

Diese Länderangabe beschreibt das Payroll-Produkt, nicht automatisch jede Installation von SAP SuccessFactors. Für eine internationale Organisation zählt, welche Beschäftigten tatsächlich darüber abgerechnet werden und wo lokale Systeme bestehen bleiben. Eintritt, Versetzung, Arbeitszeit und Vergütungsänderungen müssen in jedem Fall so übergeben werden, dass die Abrechnung mit dem maßgeblichen Personalstand arbeitet. Breite Produktabdeckung ersetzt weder die Zuordnung der Datenfelder noch klare Zuständigkeiten für Korrekturen.

Auch Workday bietet globales Kern-HR und verbindet Personaldaten mit weiteren HR-Prozessen. Der Unterschied für die Auswahl liegt daher weniger in der grundsätzlichen Fähigkeit zu internationalem HR als in der geplanten Architektur. Wer Payroll in mehreren Ländern vereinheitlichen will, bewertet die Abdeckung des konkreten Abrechnungsprodukts anders als ein Unternehmen, das lokale Payroll-Systeme beibehält und vor allem einen gemeinsamen Personalstamm benötigt.

Talentprozesse, Bedienbarkeit und Integration

Beim Talentmanagement lohnt der Blick auf zusammenhängende Abläufe statt auf Modulnamen. SAP SuccessFactors Onboarding unterstützt konfigurierbare Programme für Neueinstellungen, elektronische Formulare und Signaturen sowie Aufgaben für Führungskräfte. Die Lösung deckt auch interne Stellenwechsel und Austritte ab; Dashboards können dafür Daten und Workflows aus der SuccessFactors-Suite nutzen.

Workday verknüpft seinerseits Personalstammdaten, Talentprozesse und Analysen auf einer gemeinsamen Plattform. Die höhere Teilwertung für erweiterte Funktionen und Bedienbarkeit ist für Unternehmen besonders relevant, wenn Personalplanung und Auswertung eng mit HR und Finanzdaten verbunden sein sollen. Ein vorhandenes SAP-ERP kann die Integrationsrechnung jedoch verändern: Schon eingerichtete Datenflüsse und eingespielte Zuständigkeiten können wichtiger sein als ein kleiner Vorteil in einer allgemeinen Produktwertung.

Für beide Suiten bestimmt die gewünschte Modulkombination, wie geschlossen ein Prozess tatsächlich ist. Relevant ist etwa, ob Daten aus der Personalgewinnung ohne erneute Eingabe in die Personalakte gelangen und wer bei einem internen Wechsel Aufgaben auslöst. Benötigte Zusatzprodukte, Berechtigungen und Übergaben gehören deshalb in denselben Vergleich wie die Funktionen des Kern-HR.

Deutsche Entgeltabrechnung mit DATEV

In einer deutschen Workday-Konfiguration kann die Entgeltabrechnung im vorhandenen DATEV-System bleiben. Die deutsche Workday-Produktseite nennt den DATEV Connector by SHAPEiN für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt; er überträgt personalstammbezogene Daten zwischen Workday und dem deutschen Lohnsystem. In diesem Modell führt Workday die HR-Daten, während die Abrechnung weiterhin im angebundenen System stattfindet.

Damit wird die Schnittstelle zu einem wesentlichen Teil der Beschaffung. Entscheidend sind der Umfang der übertragenen Daten, der Zeitpunkt ihrer Übergabe und der Umgang mit verspäteten oder rückwirkenden Änderungen. Ebenso muss feststehen, wer einen fehlerhaften Datensatz korrigiert und wie HR und Payroll denselben Bearbeitungsstand erkennen. Diese Fragen betreffen den laufenden Abrechnungslauf unmittelbar; eine bloße Angabe, dass ein Konnektor vorhanden ist, beantwortet sie nicht.

Der beschriebene DATEV-Weg betrifft Deutschland. Für Österreich und die Schweiz sollten lokale Abrechnungssysteme, rechtliche Anforderungen und Schnittstellen jeweils separat betrachtet werden. Eine gemeinsame HR-Kernplattform kann mit unterschiedlichen Payroll-Systemen je Land arbeiten; der dafür nötige Betriebsaufwand hängt von den tatsächlichen Datenflüssen und Verantwortlichkeiten ab.

Entscheidungsmatrix für drei Ausgangslagen

• Bestehende SAP-Landschaft: SAP SuccessFactors erhält den stärkeren Ausgangspunkt, wenn SAP-Anwendungen bereits zentrale Personal- und Finanzprozesse tragen oder viele Länder mit lokalen Anforderungen einbezogen werden. Ausschlaggebend sind dann die konkret benötigten SuccessFactors-Module, die Payroll-Abdeckung je Land und der Aufwand für die Übernahme bisheriger Daten und Prozesse. Ein vorhandenes ERP ist ein Vorteil für die Integration, aber allein noch keine Entscheidung über das künftige HR-System.
• Workday-zentrierte Architektur: Workday passt eher, wenn Personalplanung, Analysen und Finanzdaten dort bereits verbunden sind oder diese gemeinsame Datenbasis das wichtigste Ziel ist. Der Vorteil hängt davon ab, welche Talent- und Planungsprodukte tatsächlich zum Angebot gehören. Für Länder außerhalb eines passenden Workday-Abrechnungswegs muss zugleich klar sein, welches lokale Payroll-System angebunden wird und wer die Schnittstelle betreibt.
• Deutsche Abrechnung mit DATEV: Beide HR-Suiten bleiben prüfenswert. Für Workday ist ein konkreter Verbindungsweg zu DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt beschrieben; bei SAP hängt die Bewertung vom vorgesehenen Kern-HR- und Payroll-Aufbau ab. Wenn DATEV gesetzt ist, verdienen Datenumfang, Korrekturläufe und laufende Betreuung mehr Gewicht als der knappe Abstand der Gesamtnoten.

Die Angebote sollten dieselben Länder, Beschäftigtengruppen, Talentmodule und Abrechnungssysteme umfassen. Erst dann lassen sich Einführung, Migration, Tests, Schulung und Betrieb sinnvoll gegenüberstellen. So beantwortet die Auswahl die eigentliche Beschaffungsfrage: Welche Suite trägt die vorhandenen Prozesse mit dem geringeren Anpassungsaufwand und den benötigten HR-Funktionen?

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