DATEV oder Lexware Office: Der Kanzlei-Workflow bestimmt den echten Preis

Wenn ein kleiner Betrieb seine laufenden Buchungen selbst erledigt, ist Lexware Office oft die passendere Lösung. Übernimmt die Steuerkanzlei das Buchen und liefert der Betrieb vor allem Belege, liegt DATEV Unternehmen online näher. Ein Vergleich von intercon-systems, einem Lexware-Technologiepartner, beschreibt diese Arbeitsteilung als entscheidenden Kostenunterschied. Ob sie im Einzelfall Geld spart, hängt vom Kanzleihonorar und von der verbleibenden Arbeit im Betrieb ab.

Die DATEV-Produktseite nennt für Unternehmen online 11,56 Euro monatlich und bindet die Nutzung an die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied. Die Lexware-Preisliste zeigt reguläre Monatspreise von 7,90 bis 32,90 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer; Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer sind ab Tarif L für 21,90 Euro enthalten. Diese Beträge stehen für unterschiedliche Aufgaben. Wer sie direkt gegenüberstellt, lässt die Kosten für Buchungen, Übergabe und Korrekturen außen vor.

Was Betrieb und Kanzlei tatsächlich übernehmen

DATEV Unternehmen online ist auf den Austausch zwischen Unternehmen und Kanzlei ausgelegt. Der Betrieb kann Belege bereitstellen, Zahlungen vorbereiten und Auswertungen erhalten; im üblichen Buchungsmandat verarbeitet die Kanzlei die Informationen in ihrem Rechnungswesen. Für die eigene Rechnungsschreibung nennt DATEV ein optionales Zusatzprodukt. Das sichtbare Entgelt für Unternehmen online beschreibt daher nicht automatisch einen vollständigen Ablauf vom Schreiben der Rechnung bis zur fertigen Buchhaltung.

Lexware Office bündelt je nach Tarif Belegerfassung, Rechnungen und eigene Buchhaltung im Betrieb. Die Kanzlei kann anschließend Daten übernehmen, prüfen und Abschlussarbeiten erledigen. Auch hier bedeutet eine vorhandene Funktion nicht, dass sie ohne Arbeitszeit auskommt: Jemand muss Belege erfassen, Zahlungen zuordnen und unklare Fälle klären. Die wirtschaftlich sinnvolle Lösung hängt deshalb weniger davon ab, welche Oberfläche mehr Funktionen zeigt, als davon, wer diese Aufgaben zuverlässig erledigt.

Welche Kosten in den Vergleich gehören

Für beide Modelle lässt sich dieselbe Rechnung aufstellen: Softwarelizenz, benötigte Zusatzprodukte oder Anbindungen, laufendes Kanzleihonorar, Aufwand für die Übergabe und manuelle Nacharbeit. Das Honorar muss nach Leistung getrennt betrachtet werden. Eine Kanzlei, die nur kontrolliert und den Abschluss erstellt, hat einen anderen Auftrag als eine Kanzlei, die sämtliche laufenden Geschäftsvorfälle bucht. Ohne diese Unterscheidung wirkt die Software mit der niedrigeren Monatsgebühr leicht günstiger, obwohl sie mehr bezahlte Arbeit an anderer Stelle auslöst.

Auch die eigene Zeit gehört in diese Rechnung. Wer selbst bucht, trägt die laufende Zuordnung und Kontrolle im Betrieb; wer das Buchen auslagert, muss Belege und Rückfragen weiterhin bearbeiten. Entscheidend ist, ob Daten so ankommen, dass die Kanzlei sie weiterverwenden kann. Ein digitaler Übertragungsweg senkt den Aufwand für den Transport, beseitigt aber keine fehlenden Belege oder falsch zugeordneten Zahlungen. Für eine belastbare Gegenüberstellung müssen Betrieb und Kanzlei dieselben Aufgaben und denselben Umfang kalkulieren.

Solo-Selbstständige: Der passende Tarif folgt der eigenen Arbeit

Bei wenigen überschaubaren Geschäftsvorfällen kann eine selbstständige Person Rechnungen und laufende Buchungen in Lexware Office selbst erledigen und die Kanzlei für Kontrolle oder Abschluss hinzuziehen. Dann ist der Tarif mit Buchhaltungsfunktionen relevant. Schreibt die Person nur Rechnungen und überlässt die Buchungen der Kanzlei, kann ein kleinerer Funktionsumfang genügen. Die billigste Lizenz ist folglich nur dann die günstigste Lösung, wenn sie genau die vereinbarte Arbeit abdeckt.

Führt die Kanzlei bereits die Buchhaltung, kann DATEV Unternehmen online als gemeinsamer Belegkanal besser in den bestehenden Ablauf passen. Der Betrieb spart eigene Buchungsarbeit, zahlt aber für die Kanzleileistung und muss Belege vollständig bereitstellen. Besonders bei wenigen Vorgängen lohnt es sich, die eigene Zeit nicht pauschal mit null anzusetzen: Eine günstige Lizenz bringt wenig, wenn jede Rückfrage einzeln vorbereitet oder eine bereits erledigte Zuordnung in der Kanzlei wiederholt werden muss.

Kleiner Onlineshop: Zahlungsdaten machen den Unterschied

Im Onlineshop treffen Bestellungen, Zahlungsanbieter, Erstattungen und Eingangsbelege aufeinander. Für einen Betrieb, der diese Vorgänge selbst laufend zuordnet, kann Lexware Office mit einer passenden Anbindung sinnvoll sein. Deren Preis gehört gesondert in die Rechnung. Noch wichtiger ist, welche Daten sie überträgt: Fehlt die Verbindung zwischen Zahlung, Bestellung und Beleg, entsteht trotz automatischer Übertragung manuelle Arbeit bei der Zuordnung.

Bucht stattdessen die Kanzlei, kann DATEV Unternehmen online den Belegaustausch tragen. Der Shop muss die Ausgangsdaten dennoch in einer Form liefern, mit der die Kanzlei die einzelnen Vorgänge nachvollziehen kann. Bei vielen Zahlungen und Erstattungen kann eine niedrige Grundgebühr von Rückfragen und Korrekturen überlagert werden. Das ist keine feste Schwelle zugunsten eines Produkts, sondern eine Folge des vereinbarten Ablaufs: Maßgeblich ist, an welcher Stelle aus Shop- und Zahlungsdaten brauchbare Buchungsinformationen werden.

GmbH mit ausgelagerter Buchhaltung: Das Mandat prägt die Rechnung

Wenn eine GmbH die laufende Buchhaltung vollständig an ihre Steuerkanzlei vergeben hat, ist DATEV Unternehmen online als gemeinsamer Kanal für Belege und Auswertungen eine naheliegende Option. Die GmbH bleibt dennoch für Vorarbeiten zuständig, soweit das Mandat sie ihr zuweist: Eingangsbelege bereitstellen, offene Zahlungen erklären und fehlende Angaben nachreichen. Je klarer diese Zuständigkeiten im Kanzleiangebot beschrieben sind, desto besser lässt sich das Honorar mit der eigenen Arbeitszeit zusammen betrachten.

Lexware Office kann auch in diesem Profil für Rechnungen oder Belege genutzt werden, während die Kanzlei bucht. Ein Tarif für eigene Buchhaltung wäre dann nicht allein wegen der Rechtsform erforderlich. Wirtschaftlich wird die Kombination, wenn die Kanzlei die übermittelten Daten in ihrem Ablauf verwenden kann. Muss sie dieselben Vorgänge erneut erfassen oder umfangreich berichtigen, bezahlt die GmbH sowohl für Funktionen im Betrieb als auch für zusätzliche Bearbeitung in der Kanzlei.

Wenn Lexware Office und DATEV zusammenarbeiten

Die Entscheidung für Lexware Office trennt einen Betrieb nicht von einer DATEV-Kanzlei. Die Lexware-Angaben zur DATEV-Schnittstelle unterscheiden den Rechnungsdatenservice für ein Buchungsmandat, den Buchungsdatenservice für selbst buchende Betriebe und den klassischen Export; die Schnittstelle ist in Lexware Office enthalten. Die Übertragungswege liefern der Kanzlei unterschiedliche Arten von Beleg- und Buchungsdaten. Welcher Weg passt, folgt daher aus der vereinbarten Arbeitsteilung.

Für den Kostenvergleich ist diese Verbindung besonders wichtig: Eine Kanzlei kann DATEV einsetzen, obwohl ihr Mandant in Lexware Office arbeitet. Maßgeblich bleibt, ob sie Belege oder bereits erstellte Buchungen erwartet und welche Kontrollen im Honorar enthalten sind. Erst wenn diese Grenze feststeht, lassen sich Lizenz und Zusatzprodukte zusammen mit Kanzleikosten, Übergabeaufwand und Nacharbeit für den konkreten Betrieb sinnvoll bewerten.

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