Lexware Office oder sevdesk: Der richtige Tarif liegt nicht ganz unten

Für Selbstständige, die ihre laufende Buchhaltung samt EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung selbst erledigen, ist Lexware Office L zum regulären monatlichen Nettopreis günstiger als sevdesk Buchhaltung. Auch ein unabhängiger Funktionsvergleich stellt diese beiden Stufen für die Aufgabe gegenüber. Wer nur Rechnungen erstellt, mit einer Steuerkanzlei bucht oder eine API braucht, benötigt eine andere Gegenüberstellung.

Entscheidend ist, welche Arbeit im Unternehmen bleibt: Rechnungen versenden, Belege und Bankbewegungen verbuchen, Steuerdaten übermitteln oder Vorgänge automatisieren. Die kleinsten Tarife erfüllen jeweils andere Aufgaben. Ein niedriger Einstiegspreis sagt deshalb wenig über die Kosten des benötigten Ablaufs aus.

Welche Tarifstufen sind vergleichbar?

Der Versionsvergleich von Lexware Office nennt regulär 7,90 Euro für S, 12,90 Euro für M, 21,90 Euro für L und 32,90 Euro für XL pro Monat, jeweils netto. S erfasst und archiviert Belege; Rechnungen und E-Rechnungen lassen sich ab M erstellen. Für Buchhaltung einschließlich EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung ist L vorgesehen, während XL die Public API ergänzt. Lexware gibt für diese Versionen monatliche Abrechnung ohne Mindestvertragslaufzeit an.

Die sevdesk-Produktübersicht nennt bei monatlicher Abrechnung 12,90 Euro netto für Rechnung, 25,90 Euro für Buchhaltung und 34,90 Euro für Buchhaltung Pro; der kostenlose Tarif erlaubt drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat. Buchhaltung ergänzt unter anderem Belegerfassung, Banking, EÜR, GuV und die direkte Umsatzsteuervoranmeldung. Pro ergänzt Kostenstellen, BWA und REST-API. Für bilanzierende Betriebe ist eine weitere Grenze relevant: sevdesk bereitet Daten für eine E-Bilanz auf, erstellt die vollständige E-Bilanz aber nicht.

Damit passen für reine Rechnungsstellung Lexware Office M und sevdesk Rechnung zusammen, für selbst erledigte Buchhaltung L und Buchhaltung sowie bei API-Bedarf XL und Buchhaltung Pro. Lexware S mit sevdesk Buchhaltung zu vergleichen, würde Belegerfassung und vollständige laufende Buchhaltung preislich gleichsetzen. Alle genannten Beträge sind Listenpreise ohne zeitlich begrenzte Aktionen.

Reine Rechnungsstellung: Das Volumen entscheidet über den Einstieg

Wer selten eine Rechnung schreibt, hat mit sevdesk Kostenlos eine Option ohne Grundpreis. Sobald das monatliche Limit nicht reicht, stehen die beiden bezahlten Rechnungstarife zum gleichen regulären Monatspreis gegenüber. Lexware Office S gehört hier nicht in den Vergleich: Der Tarif kann Belege erfassen, die eigenen Rechnungen beginnen erst mit M.

Für einen Betrieb mit regelmäßigem Rechnungsversand zählt dann der Arbeitsumfang stärker als der Listenpreis. Angebote, Zahlungserinnerungen und E-Rechnungen gehören zu den bezahlten Rechnungstarifen; sevdesk nennt bereits in Rechnung eine DATEV- und ADDISON-Schnittstelle sowie die Anbindung der Steuerberatung. Falls die Kanzlei Belege selbst verbucht, kann dieser Übergabeweg wichtiger sein als eine Buchhaltungsfunktion, die der Betrieb gar nicht nutzt.

Wer dagegen bald auch Eingangsbelege und Bankbewegungen im selben System bearbeiten und die UStVA selbst abgeben will, landet bei den Buchhaltungsstufen. Der spätere Tarifwechsel ist dann Teil der Kaufentscheidung. Das gilt besonders, wenn bereits Kontakte, offene Rechnungen und wiederkehrende Vorgänge im Rechnungssystem angelegt werden.

EÜR und UStVA: Lexware L hat den Listenpreisvorteil

Bei selbst erledigter laufender Buchhaltung ist Lexware Office L die günstigere passende Monatsstufe. Aus den regulären Preisen ergibt sich ein Abstand von vier Euro netto pro Monat oder 48 Euro über zwölf Monate. Beide Stufen decken EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung ab; der Preisunterschied ist daher für diesen klar umrissenen Bedarf aussagekräftig.

Die Tariflisten beantworten allerdings nicht, wie viel Arbeit die eigenen Vorgänge auslösen. Ein Betrieb mit vielen Gutschriften, wiederkehrenden Eingangsbelegen oder mehreren Bankkonten sollte den gesamten Ablauf betrachten: Beleg erfassen, Zahlung zuordnen, Buchung prüfen und Steuerdaten vorbereiten. Die dokumentierte Verfügbarkeit einer Funktion ist keine Messung ihrer Bedienbarkeit oder der benötigten Nacharbeit.

Auch die Arbeitsteilung mit der Kanzlei verändert den Vergleich. Erledigt sie die Buchführung selbst, braucht der Betrieb möglicherweise vor allem Rechnungserstellung, Belegsammlung und eine passende Datenübergabe. Bucht der Betrieb unterjährig selbst und lässt erst den Abschluss erstellen, werden die Buchhaltungsstufen relevant.

Bilanzierende GmbH: Wer bucht, bestimmt den Tarif

Für eine GmbH mit Steuerkanzlei gibt es deshalb kein einziges passendes Tarifpaar. Übernimmt die Kanzlei die laufenden Buchungen, kann ein günstigerer Tarif für Rechnungen und Belege genügen. Erfasst die GmbH ihre Buchungen selbst und übergibt sie für den Jahresabschluss, sind Lexware Office L und sevdesk Buchhaltung die naheliegenden Stufen. Die Zuständigkeit für den Abschluss sollte dabei getrennt von der unterjährigen Buchführung feststehen.

Die Lexware-Anleitung zur DATEV-Datenübertragung unterscheidet ausdrücklich zwischen Belegbildern samt Belegdaten für Kanzleien, die selbst buchen, und Belegbildern samt Buchungsstapeln für selbstbuchende Mandanten. Sie beschreibt außerdem einen eigenen Steuerberaterzugang und die Übertragung über DATEVconnect online. Bei sevdesk stehen Steuerberaterzugang sowie DATEV- und ADDISON-Anbindung im Angebot; für die vollständige E-Bilanz ist dennoch ein weiterer Arbeitsschritt außerhalb der Software nötig.

Für den Preisvergleich zählt somit, welches Paket die Kanzlei tatsächlich übernehmen will. Muss sie vorkontierte Vorgänge erneut zuordnen oder Belege auf einem zweiten Weg anfordern, entsteht Aufwand jenseits der Softwaregebühr. Eine Rücksprache über Belegbilder, Buchungsdaten und Zuständigkeiten liefert hier eine belastbarere Grundlage als der Vergleich zweier Monatsbeträge.

Automatisiertes Team: API und Zugänge gehören in die Rechnung

Für eine eigene Integration sind Lexware Office XL und sevdesk Buchhaltung Pro die passenden Vergleichsstufen. Nach den genannten Listenpreisen liegt XL zwei Euro netto pro Monat niedriger, rechnerisch 24 Euro über zwölf Monate. Diese Differenz ist klein gegenüber dem Aufwand einer Integration, die benötigte Daten nicht in der gewünschten Richtung oder mit den erforderlichen Rechten übertragen kann.

Eine API-Freigabe allein beschreibt noch keinen fertigen Ablauf. Ein Team muss festlegen, welche Vorgänge aus einem Shop oder anderen Systemen ankommen, wie Korrekturen behandelt werden und wer Buchungen freigibt. sevdesk bietet zusätzliche Nutzer mit individuellen Rechten als kostenpflichtige Ergänzung an. Deshalb gehören die benötigten Zugänge und etwaige Integrationskosten zum Vergleich der oberen Tarife, auch wenn sie nicht im Grundpreis stehen.

Rabatte, Laufzeit und Wechselkosten

Die regulären Monatslistenpreise sind ein gemeinsamer Maßstab, aber nicht immer der spätere Rechnungsbetrag. Aktionen können den Anfangspreis senken; längere Vertragslaufzeiten verändern zugleich die Bindung. Laut der sevdesk-Hilfe zu Tariflaufzeiten wird bei einer Laufzeit von zwölf oder 24 Monaten der gesamte Betrag im Voraus fällig. Ein rabattierter Monatswert sollte daher zusammen mit Laufzeit, Vorauszahlung und Preis nach dem Rabatt beurteilt werden.

Bei einem bestehenden Unternehmen kommt einmaliger Wechselaufwand hinzu. Kontakte, offene Posten, Belege und bisherige Buchungsdaten müssen so übergeben werden, dass der laufende Betrieb und die Kanzlei anschließen können. Wer lediglich Rechnungen schreibt, kann zwischen gleich teuren bezahlten Einstiegstarifen wählen; bei EÜR und UStVA spricht der reguläre Preis für Lexware Office L. Für eine GmbH mit Kanzlei oder ein Team mit eigener Integration entscheidet zusätzlich der konkrete Datenweg darüber, welcher Tarif insgesamt günstiger ist.

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