FastBill oder Lexware Office: Buchhaltungstiefe entscheidet

Für Selbstständige, die Rechnungen schreiben, Belege sammeln und die weitere Buchführung ihrer Steuerkanzlei überlassen, ist FastBill häufig die passendere und günstigere Wahl. Wer Einnahmen und Ausgaben selbst verbuchen, eine EÜR erstellen und Auswertungen im selben System nutzen will, findet bei Lexware Office den größeren Funktionsumfang – muss dafür aber den Tarif mit Buchhaltung wählen.

Der kleinste aufgerufene Monatspreis führt hier in die Irre, weil die Einstiegspakete unterschiedliche Aufgaben abdecken. Der Vergleich von ToolFokus bewertet Lexware Office mit 9,2 und FastBill mit 8,9 von zehn Punkten, empfiehlt aber je nach Arbeitsmodell verschiedene Lösungen. Die Punkte sind eine redaktionelle Bewertung; für den konkreten Betrieb zählen vor allem Rechnungserstellung, Buchhaltungstiefe, Teamzugriff und Übergabeweg.

Tarife und E-Rechnung: Was kostet dieselbe Aufgabe?

FastBill Solo ermöglicht E-Rechnungen; bei Lexware Office beginnt die Rechnungserstellung mit dem Tarif M.

Die FastBill-Tarifübersicht nennt für Solo 10 Euro im Monat oder 9 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung, für Plus 15 beziehungsweise 14 Euro und für Pro 30 beziehungsweise 27 Euro; Solo enthält einen Benutzer und ein Bankkonto, Plus fünf Bankkonten und Pro drei Benutzer sowie unbegrenzt viele Bankkonten, während zusätzliche Nutzer 5 Euro pro Monat kosten. Sämtliche Beträge sind Nettopreise. E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen, Angebote schreiben, Belege verwalten und per DATEV exportieren gehört bereits zum Solo-Paket.

In der Lexware-Preisübersicht kostet S regulär 7,90 Euro monatlich für Belegerfassung und Archiv, M 12,90 Euro für Angebote und E-Rechnungen, L 21,90 Euro für Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer sowie XL 32,90 Euro mit weiteren Rechnungstypen und API; alle Preise gelten zuzüglich Mehrwertsteuer, während ein befristeter Rabatt die ersten drei Monate betrifft. Die Verträge sind monatlich kündbar, Hosting und Updates enthalten. Für Ausgangsrechnungen ist daher M die sachgerechte Vergleichsstufe zu FastBill Solo; der niedrigere Preis von S kauft eine andere Aufgabe.

Wer E-Rechnungen nur empfangen und archivieren möchte, kann Lexware Office S anders bewerten als jemand, der sie selbst ausstellt. FastBill bietet die Erstellung bereits im Einstiegspaket. Wer seine EÜR im Programm erledigen will, muss dagegen Lexware Office L ansetzen. Für Faktura zählt bei Lexware Office M statt S; für eigene Buchhaltung wird L relevant.

Reine Faktura: Wo FastBill genügt

Im Modell der reinen Faktura erstellt der Betrieb Angebote und Rechnungen, sammelt Eingangsbelege und behält offene Zahlungen im Blick. Die Kanzlei übernimmt die weitergehende Buchführung aus den übergebenen Daten. FastBill passt zu dieser Trennung, weil Belegverwaltung, Steuerberaterzugang, DATEV-Export und sogar die Umsatzsteuervoranmeldung im Solo-Paket stehen. Die Voranmeldung allein macht aus einer Lösung für Rechnungen und Belege jedoch noch kein ebenso breites Buchhaltungssystem wie Lexware Office L.

Dieses Modell ist besonders nachvollziehbar, wenn eine Person mit einem Geschäftskonto arbeitet und die Kanzlei ohnehin bucht. Zusätzliche Funktionen können den Tarif dennoch verändern: Plus ergänzt unter anderem umfangreichere Dokumentenverwaltung, Rechnungsanhänge und Auftragsbestätigungen; Pro bringt wiederkehrende Rechnungen, Rechteverwaltung und den DATEV Rechnungsdatenservice. Die Frage lautet deshalb nicht nur, wie viele Rechnungen anfallen, sondern ob der Betrieb Folgeprozesse wie Abo-Faktura, zusätzliche Konten oder die direkte Datenübertragung selbst benötigt.

Eigene Buchhaltung: Wann Lexware Office mehr leistet

Lexware Office L richtet sich an Betriebe, die nach dem Erfassen der Belege selbst weiterarbeiten: Zahlungen zuordnen, Umsatzsteuer voranmelden, ein elektronisches Kassenbuch führen, Anlagen verwalten und Berichte wie EÜR oder Gewinn- und Verlustrechnung nutzen. Diese Funktionen verbinden laufende Vorgänge mit Auswertungen im selben System. Der höhere Paketpreis kauft also eine andere Arbeitsteilung, nicht bloß zusätzliche Vorlagen für Rechnungen.

Daraus folgt keine automatische Ersparnis bei der Steuerberatung. Wer die laufenden Buchungen intern übernimmt, muss Zuständigkeiten für Erfassung, Kontrolle und Korrekturen festlegen; die Kanzlei kann weiterhin beraten und den Abschluss begleiten. Ebenso kann Lexware Office M sinnvoll sein, wenn das Unternehmen Rechnungen selbst schreibt, die eigentliche Buchführung aber abgibt. Das Produkt muss in diesem Fall nicht wegen seiner größeren Möglichkeiten bis L ausgebaut werden. Ausschlaggebend ist, welche Arbeit tatsächlich im Betrieb stattfindet.

Team und Bankkonten: Wo der Grundpreis kippt

Bei FastBill ist die Zahl der eingeschlossenen Nutzer und Bankkonten eine Tarifgrenze. Ein zusätzlicher Mitarbeiter kann als Add-on gebucht werden; zugleich bietet eine höhere Stufe mehr eingeschlossene Konten oder Teamfunktionen. So kann ein Unternehmen mit mehreren Konten früher bei Plus landen, obwohl weiterhin nur eine Person Rechnungen schreibt. Ein größeres Team kann Pro benötigen, obwohl das Rechnungsvolumen unverändert bleibt. Der eigene Zugang der Steuerkanzlei ist dabei nicht dasselbe wie ein Mitarbeiterkonto für die tägliche Bearbeitung.

Lexware Office setzt beim Team anders an. Laut Lexware-Hilfe zur Benutzerverwaltung lassen sich beliebig viele Personen einladen und Rechte für Belege, Finanzbuchhaltung und Administration getrennt vergeben; beschrieben sind dabei auch Funktionen, die vom gebuchten Paket abhängen. Eine Einladung schaltet also keine Buchhaltungsfunktion frei, die der Vertrag nicht enthält. Für den Kostenvergleich zählt hier weniger die reine Kopfzahl als die Frage, ob die Aufgaben der jeweiligen Person im gewählten Paket möglich sind.

Bei mehreren Zahlungswegen fällt die Bankkonto-Grenze von FastBill stärker ins Gewicht als bei einem Einzelunternehmen mit nur einem Konto. Für den Vergleich sollten nur die Konten zählen, die tatsächlich für den Zahlungsabgleich ins Programm sollen. Ein zusätzliches Konto kann einen Tarifwechsel auslösen, auch wenn weder neue Mitarbeitende hinzukommen noch mehr Rechnungen geschrieben werden.

Zusammenarbeit mit der Kanzlei: Welche Daten gehen an DATEV?

Die Übergabe an DATEV unterscheidet zwischen Belegdaten und bereits vorbereiteten Buchungen.

Bei enger Kanzleibetreuung ist die Übergabeform oft wichtiger als die Zahl der Auswertungen im eigenen Zugang. FastBill stellt DATEV-Export und einen Steuerberaterzugang schon für Solo bereit; der DATEV Rechnungsdatenservice liegt höher im Tarifmodell. Damit kann der Betrieb Rechnungen und Belege vorbereiten, während die Kanzlei die weitere Buchführung übernimmt. Wenn die Kanzlei eine bestimmte Übertragungsart verlangt, kann diese Anforderung den passenden FastBill-Tarif stärker bestimmen als die Faktura selbst.

Lexware Office trennt die Übergabe nach der Arbeit, die zuvor im Betrieb geleistet wurde. Die Lexware-Übersicht zum Datenexport nennt Belegbilder samt Belegdaten für Mandanten, deren Kanzlei bucht, und Buchungsstapel samt Belegen für Selbstbucher; außerdem beschreibt sie eine direkte Übertragung über DATEV-Dienste. Wer intern verbucht, übergibt also andere Daten als ein Betrieb, der nur Belege sammelt. Diese Unterscheidung ist auch für den Kostenvergleich des Kanzlei-Workflows wichtig.

Für die Auswahl sollte deshalb feststehen, ob die Kanzlei Belege zur eigenen Verbuchung erwartet oder bereits vorbereitete Buchungssätze übernimmt. Ebenso relevant ist, ob ihr ein Export genügt oder sie eine direkte Übertragung nutzt und wer fehlerhafte Zuordnungen korrigiert. Erst daraus ergibt sich, ob FastBills Erfassung mit passender Übergabe ausreicht oder ob sich die Buchhaltungstiefe von Lexware Office L im eigenen Betrieb bezahlt macht.

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