HubSpot oder Pipedrive: Kostenlos starten kann später teuer skalieren

Für ein wachsendes Team mit einer klaren Vertriebspipeline ist Pipedrive meist der schnellere Einstieg. Soll das CRM zugleich Vertrieb, Marketing und Kundenservice verbinden, spricht mehr für HubSpot. Dessen kostenloser Einstieg deckt allerdings nur zwei Lizenzen ab: HubSpots Starter-Übersicht nennt für zusätzliche Starter-Lizenzen regulär 20 Euro pro Person und Monat sowie befristete Rabatte für Neukunden.

Der Preisvergleich hängt deshalb am gewünschten Arbeitsablauf. Die Pipedrive-Preisübersicht nennt für Growth 39 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; enthalten sind E-Mail-Synchronisierung, Automationen und E-Mail-Sequenzen. Lite kostet unter denselben Abrechnungsbedingungen 14 Euro, bietet diese Growth-Funktionen aber nicht. Pipedrive hat eine kostenlose Testphase, während ein dauerhaft kostenloser Tarif auf der Preisübersicht nicht angeboten wird.

Welcher Arbeitsablauf wird tatsächlich benötigt?

Wenn Vertriebsmitarbeitende vor allem Deals durch Phasen bewegen, Kontakte pflegen und an Nachfassaktionen erinnert werden sollen, liegt Pipedrives Schwerpunkt nahe am Bedarf. Der Praxistest von TechRadar hebt die leicht bedienbare visuelle Pipeline hervor. Für ein gemeinsames System für Marketing, Kundenservice und Vertrieb ordnet der Test HubSpot als passendere Option ein. Das ist eine Einschätzung des Produkts, keine gemessene Einrichtungszeit für jedes Team.

Ein vergleichbarer Grundablauf lässt sich so abgrenzen: Ein neuer Kontakt wird einem Deal zugeordnet, E-Mails bleiben am Kontakt nachvollziehbar, und ein Phasenwechsel löst eine Aufgabe aus. Bei HubSpot Starter gehören E-Mail-Synchronisierung und zusätzliche Automatisierungen zum Funktionsumfang; bei Pipedrive führt der Bedarf an synchronisierten E-Mails und automatisierten Follow-ups zu Growth. Welche Regeln ein Team tatsächlich umsetzen kann, hängt auch von den jeweiligen Tariflimits ab. Eine umfangreiche Folge aus Lead-Zuweisung, mehreren Bedingungen und weiteren Aktionen ist ein anderer Ausbauzustand als diese einfache Aufgabe.

Was kosten fünf oder 20 Vertriebsplätze?

Für die Grundrechnung sind alle Vertriebsplätze bezahlt, das Team bleibt gleich groß, und es gelten die genannten regulären beziehungsweise jährlich abgerechneten Listenpreise. Bei fünf Plätzen kostet HubSpot Starter rechnerisch 100 Euro im Monat oder 1.200 Euro für zwölf Monate; bei 20 Plätzen sind es 400 beziehungsweise 4.800 Euro. Pipedrive Growth liegt bei fünf Plätzen bei 195 Euro im Monat oder 2.340 Euro für zwölf Monate, bei 20 Plätzen bei 780 beziehungsweise 9.360 Euro. Die Jahressummen enthalten nur die Vertriebslizenzen und bei Pipedrive die jährliche Zahlungsweise.

Damit ist HubSpot Starter im Modell bei diesem begrenzten Ablauf günstiger, obwohl Pipedrive oft als schlanke Vertriebswahl erscheint. Der Vergleich ist jedoch noch keine Aussage über identische Leistungen: Growth enthält unter anderem E-Mail-Sequenzen, während Starter bei weitergehenden Workflows Grenzen setzt. Umgekehrt bündelt HubSpot Starter auch Funktionen außerhalb des Vertriebs. Wer diese nicht nutzt, sollte sie nicht als Ersparnis gegenüber einer sonst benötigten separaten Anwendung verbuchen.

Die befristeten HubSpot-Rabatte sind für eine langfristige Rechnung ein unsicherer Ausgangspunkt. Ein niedriger Einstiegspreis senkt zunächst die Zahlung, sagt aber nichts darüber aus, welcher Preis nach dem Angebot gilt oder ob ein späterer Funktionswechsel nötig wird. Steuern, zusätzliche Lizenzen, Einrichtungsarbeit und Erweiterungen fehlen in beiden Jahressummen. Gerade bei einem wachsenden Team können diese Positionen die Rangfolge der Angebote verändern.

Wann wird der Ausbau deutlich teurer?

Wer in HubSpot frei anpassbare Vertriebsworkflows und eine umfassendere Automatisierung benötigt, muss Sales Hub Professional gesondert kalkulieren. Die Sales-Hub-Übersicht von HubSpot nennt 90 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung sowie 1.470 Euro für das einmalige Professional-Onboarding. Bei fünf Plätzen ergeben sich daraus 450 Euro monatlich und 6.870 Euro im ersten Jahr einschließlich Onboarding; bei 20 Plätzen sind es 1.800 und 23.070 Euro. Das ist ein erheblicher Sprung gegenüber Starter.

Professional ist allerdings kein pauschales Gegenstück zu Pipedrive Growth. Eine einzelne Aufgabe beim Wechsel einer Deal-Phase rechtfertigt noch keinen Professional-Tarif. Kommen differenzierte Lead-Zuweisungen, mehrere aufeinanderfolgende Aktionen oder strengere Anforderungen an Berichte und Rechte hinzu, müssen die konkret benötigten Funktionen je Tarif verglichen werden. Auch Pipedrive kann bei solchen Anforderungen einen höheren Plan oder zusätzliche Module erfordern. Ein Preisvergleich, der nur HubSpot hochstuft, würde zwei verschiedene Arbeitsabläufe gegenüberstellen.

Wie wirken Marketingkontakte und Zusatzmodule?

Marketing verändert die Rechnung unabhängig von der Zahl der Vertriebsplätze. Pipedrive bietet Campaigns als Zusatzmodul ab 13,33 Euro an; dieser Einstiegspreis allein beschreibt noch nicht die Kosten für einen bestimmten Empfängerkreis. Bei HubSpot zählt für die Kontaktabrechnung, welche Personen als Marketingkontakte eingestuft sind. Wer lediglich als Vertriebs- oder Servicekontakt in der Datenbank liegt, gehört nicht automatisch in diese kostenpflichtige Gruppe.

Die HubSpot-Dokumentation zur Kontaktabrechnung erläutert, dass bereits ein Marketingkontakt oberhalb der gebuchten Stufe ein automatisches Upgrade auslöst. Die höhere Stufe wird bis zur nächsten Vertragsverlängerung berechnet, selbst wenn die Kontaktzahl später wieder sinkt. Für die Budgetplanung ist daher wichtiger, wie viele Personen Kampagnen erhalten sollen und wie sie im System eingestuft werden, als die bloße Größe der gesamten Kontaktdatenbank.

Ein hypothetisches Team, das zunächst 800 Personen und später 3.000 Personen regelmäßig per Marketing-E-Mail erreichen will, benötigt für beide Zustände eine passende Kontaktstufe beziehungsweise ein passendes Campaigns-Paket. Hinzu kommt die Frage, ob einfache Aussendungen genügen oder ob Marketingaktionen weitere Vertriebsabläufe auslösen sollen. Ohne Empfängerzahl, Versandbedarf und gewünschte Automationen wäre eine gemeinsame Gesamtsumme für die Vertriebs- und Marketingnutzung scheinbar präzise, aber für die Entscheidung wenig brauchbar.

Was bedeutet ein Wechsel nach 18 Monaten?

Ein späterer Wechsel verursacht mehr als neue Lizenzkosten. Kontakte, Unternehmen und Deals müssen passenden Feldern und Phasen zugeordnet werden; relevante Aktivitäten, Berechtigungen, Berichte und Automationen brauchen eine neue Abbildung. Dazu kommen Prüfung der übernommenen Daten, Einarbeitung und möglicherweise eine Phase mit zwei parallel genutzten Systemen. Für diesen Aufwand gibt es keinen allgemein belastbaren Pauschalbetrag: Entscheidend sind Datenbestand, Anpassungen und die Zahl der verbundenen Anwendungen.

Eine bedingte Kostenschwelle macht die Entscheidung greifbarer. Angenommen, ein Team nutzt zunächst Pipedrive Growth und benötigt nach 18 Monaten HubSpot Sales Hub Professional. Wäre Professional bereits vom Start an erforderlich gewesen, läge sein Lizenzpreis für diese 18 Monate rechnerisch um 4.590 Euro höher bei fünf konstanten Plätzen und um 18.360 Euro höher bei 20 Plätzen. Das Professional-Onboarding fällt in beiden Wegen einmal an und hebt sich in diesem Vergleich auf. Übersteigen die zusätzlichen Wechselkosten die jeweilige Differenz, wäre der frühe Professional-Einstieg unter diesen Annahmen günstiger gewesen.

Diese Schwelle ist eine Nutzungsrechnung, kein Angebot für eine frei buchbare Laufzeit: Beide zugrunde gelegten Tarife verwenden jährliche Abrechnung, sodass ein Wechsel mitten im Vertragsjahr andere Zahlungsströme auslösen kann. Für Teams mit dauerhaft einfachem Vertriebsablauf bleibt dieser Professional-Vergleich ohnehin hypothetisch. Ihre Entscheidung liegt näher bei Bedienung, benötigten Growth-Funktionen und den tatsächlichen Starter-Grenzen. Wenn komplexe Abläufe und gemeinsame Marketingprozesse bereits absehbar sind, gehört der spätere Migrationsaufwand dagegen von Anfang an in die Kostenrechnung.

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