Čebelca BIZ ali Minimax: brezplačni računi ne nadomestijo prispevkov

Če kot normirani s. p. potrebujete predvsem izdajanje računov, je Čebelca BIZ smiselna izbira: paket Mini je brezplačen do 15 računov na mesec, Plus pa po objavljeni ponudbi stane 7,80–9,80 EUR mesečno. Če želite v programu tudi obračun prispevkov in pripravo plačilnih nalogov, Minimaxova posebna ponudba za normirance to vključuje za 17 EUR + DDV mesečno.

Odločitev je zato odvisna od dveh ločenih opravil: izdaje računov ter urejanja davkov in prispevkov. Če slednje že opravljate sami v eDavkih ali ste jih prepustili računovodji, vam plačljiva licenca z obračunom prispevkov morda ne prinese dodatne koristi. Če želite več dela opraviti v enem programu, primerjajte točno licenco, ne samo imena ponudnika.

Računi, prispevki in davčni obračun so ločena opravila

Izdan račun evidentira prodajo, ne poravna pa obveznosti do države. FURS-ov pregled obveznosti ločeno obravnava elektronsko oddajo davčnega obračuna, predizpolnjen obračun prispevkov v eDavkih, plačilo prispevkov in plačilo akontacije dohodnine. Letni obračun dohodka iz dejavnosti je treba predložiti tudi, če podjetnik ni imel prihodkov.

Pri samozaposlenem, za katerega FURS pripravi predizpolnjen obračun prispevkov, je treba preveriti pravilnost podatkov. Če obračun manjka ali je napačen, ga mora predložiti zavezanec; prispevke je nato treba tudi plačati. Obveznosti se razlikujejo glede na podlago zavarovanja, zato je pri popoldanskem s. p. pomembno upoštevati njegov dejanski položaj, ne avtomatično prevzeti postopka polno zavarovanega samozaposlenega.

Program lahko pripravi podatke ali plačilni nalog, odgovornost za pravilnost in izvedbo pa ostane pri podjetniku oziroma pri računovodji v obsegu njunega dogovora. Enako velja za letni davčni obračun: možnost izdelave zaključnega računa še ne pove, kdo bo pripravil ustrezen obrazec in ga oddal v eDavke.

Katera Minimaxova licenca je primerljiva s Čebelco?

Čebelcin Mini je namenjen omejenemu izdajanja računov. Plus zviša dovoljeni obseg in doda dokumente, kot so ponudbe, predračuni in prejeti računi. Nadgradnja je uporabna, ko podjetnik potrebuje več računov ali širše delo z dokumenti; sama po sebi ne pomeni obračuna mesečnih prispevkov.

Pri Minimaxu cenik za podjetnike navaja Izdane račune za 13 EUR in Mikro poslovanje za 19 EUR mesečno brez DDV; v paketih z izdanimi računi je vključenih 300 računov na organizacijo mesečno. Izdani računi pokrivajo predvsem prodajne dokumente, Mikro poslovanje pa doda med drugim prejete račune, plačilne naloge in bančne izpiske. Posebna ponudba za normirance je ločena izbira z izrecno navedenim obračunom prispevkov.

To razlikovanje prepreči napačno primerjavo: možnost priprave plačilnih nalogov v paketu Mikro še ni isto kot vključena funkcija obračuna prispevkov. Tudi najnižja Minimaxova licenca in brezplačni Čebelcin Mini nista enakovredna po dovoljenem številu računov. Smiselna cena je tista za paket, ki pokrije opravila, ki jih bo podjetnik dejansko izvajal v programu.

Nekaj računov mesečno in brez obračunavanja DDV

Vzemimo pogojni primer normiranca, ki izda šest računov na mesec in ni identificiran za DDV. To pomeni 72 računov v letu; ker omejitve Čebelcinega paketa Mini ne preseže v nobenem mesecu, je naročnina za izdajanje teh računov nič. Dvanajst mesecev Minimaxove licence Izdani računi po navedeni mesečni ceni bi pomenilo 156 EUR brez DDV.

Če podjetnik davčna opravila ureja sam, je Mini za opisano izdajanje računov zadosten. Še vedno mora spremljati obračun prispevkov glede na svojo zavarovalno podlago, plačati zapadle obveznosti in poskrbeti za letni davčni obračun. Licenca Izdani računi tega dela ne prevzame, zato bi v tem primeru plačeval predvsem za drugačen način izdajanja in spremljanja računov.

Pomembna je mesečna omejitev, ne letno povprečje. Podjetnik, ki večino leta izda le nekaj računov, v posameznem mesecu pa preseže mejo paketa Mini, mora za tisti obseg preveriti ustreznejši paket. Tudi status normiranca sam po sebi ne pove, ali je podjetnik identificiran za DDV; to je ločeno vprašanje pri nastavitvi računov.

Redni prispevki v istem programu

Drugi pogojni podjetnik izda deset računov mesečno, skupaj 120 v letu, in želi v programu poleg računov obračunati prispevke ter pripraviti plačilne naloge. Po številu računov bi mu Čebelcin Mini še zadostoval. Če pa bo uporabljal obe dodatni opravili, ustreza Minimaxova posebna ponudba za normirance; dvanajst enakih mesečnih naročnin po objavljeni ceni znaša 204 EUR brez DDV.

Ta znesek je plačilo za širši obseg dela, ne za nujno večjo količino računov. Podjetnik mora še vedno preveriti podatke za obračun in izvesti plačilo. Ponudba omenja tudi zaključni račun, vendar to ni zadostna podlaga za sklep, da je letni davčni obračun že oddan v eDavke. Kdor ta obračun pripravlja sam ali z računovodjo, mora jasno določiti, kateri podatki bodo pripravljeni v programu in kdo opravi oddajo.

Če podjetnik potrebuje le plačilne naloge in evidenco prejetih računov, je lahko relevantno tudi Mikro poslovanje. Če je odločilna prav funkcija obračuna njegovih prispevkov, je treba izhajati iz ponudbe, ki jo izrecno vključuje. Podobni imeni paketov tu ne pomenita istega delovnega toka.

Več računov in zunanje računovodstvo

Tretji pogojni podjetnik izda 20 računov mesečno, skupaj 240 v letu, davčne obračune pa zanj pripravlja zunanji računovodski servis. Čebelcin Mini preseže že mesečni obseg, zato je Plus naslednja možnost za izdajanje računov. Dvanajst enakih mesečnih naročnin po objavljenem razponu pomeni 93,60–117,60 EUR; to je orientacijski preračun, saj je končni znesek odvisen od naročila in davčne obravnave cene.

Če računovodski servis že dela v Minimaxu in potrebuje račune v istem okolju, je za samo izdajo računov izhodišče licenca Izdani računi. Po navedeni mesečni ceni stane 156 EUR za dvanajst mesecev brez DDV. Posebna licenca za normirance postane koristna, če bo podjetnik uporabljal tudi njen obračun prispevkov; sicer je lahko to delo že zajeto v storitvi računovodje.

Pri tem scenariju naročnina ne pokaže celotnega stroška dela. Računovodski servis lahko potrebuje dostop do programa ali dogovorjen prenos podatkov, podjetnik pa mora vedeti, kdo spremlja prejeta plačila, prispevke in oddajo obračuna. Cena storitve servisa v izračunih ni vključena, zato je primerjava paketov uporabna šele skupaj z dogovorjeno delitvijo opravil.

Nastavitev računa je odvisna tudi od načina plačila

Pred prvo izdajo je treba v Čebelci vnesti podatke podjetja in pravilno označiti položaj glede DDV. Navodila za prvo uporabo Čebelce BIZ posebej usmerjajo k nastavitvi davčne blagajne, kadar podjetnik izdaja račune za gotovinska plačila. Takšna nastavitev je ločena od izbire paketa glede na mesečno število računov.

Za podjetnika, ki prejema neposredna nakazila na bančni račun, ostane glavno vprašanje obseg računov in razdelitev davčnega dela. Pri načinih plačila, ki zahtevajo davčno potrjevanje, se primerjavi pridruži še ustrezna blagajniška nastavitev. Izbira se tako opre na konkretno delo: omejeno izdajanje računov, širše vodenje dokumentov ali tudi obračun prispevkov v programu.

Preberite tudi:

• Minimax ali e-računi: 300 računov lahko obrne mesečni strošek
• Normirani ali navadni s. p.: dejanski stroški lahko obrnejo izračun
• Delnica ali CFD: en graf skriva dve različni davčni napovedi