Publisks profils nav brīva biogrāfija: kad darba devējs drīkst to pārbaudīt

Latvijā darba devējs drīkst vērtēt pretendenta sociālā tīkla saturu, ja tas ir vajadzīgs piemērotības noteikšanai konkrētam amatam. Datu valsts inspekcijas skaidrojums nošķir profesionāliem un privātiem nolūkiem veidotu profilu: tas, ka ieraksts ir publiski redzams, pats par sevi nedod pamatu to izmantot atlasē. Privātās dzīves izpētei vajadzīgs būtisks pamatojums, kas saistīts ar ieņemamo amatu.

Par paredzēto datu iegūšanu pretendents ir jāinformē. Inspekcijas atlases pamatnoteikumi prasa darba devējam vākt tikai konkrētajai vakancei nepieciešamās ziņas un darīt zināmu apstrādes nolūku, tiesisko pamatu, iespējamos datu saņēmējus un glabāšanas termiņu vai tā noteikšanas kritērijus. Tādēļ profilā atrastajam jābūt saistītam ar darba prasībām, nevis vienkārši interesantam personāla atlases veicējam.

Četras situācijas: ko drīkst vērtēt un kas jāpaskaidro

Vienam un tam pašam publiskajam ierakstam var būt atšķirīga nozīme dažādu amatu atlasē. Izšķiroši ir tas, kāpēc profils veidots, kāda ir pretendenta saikne ar tajā ievietoto saturu un kādu darba prasību darba devējs ar pārbaudi vēlas izvērtēt.

• Pieteikumā norādīts profesionālais profils. Ja pretendents pats atsaucas uz saviem ierakstiem par amata jomas jautājumiem, darba devējs var iepazīties ar šo saturu, lai vērtētu viņa profesionalitāti. Pamatojumam jāattiecas uz konkrētām zināšanām, pieredzi vai publiski paustu profesionālu viedokli, nevis visu profilā redzamo. Pretendentam jābūt skaidram, ka profils tiks izmantots atlases nolūkā un kādi dati ir vajadzīgi. Piemēram, pretendenta norādītas nozares publikācijas ir saistītas ar darbu, bet viņa draugu saraksts pats par sevi šādu saikni neveido.
• Privātai saziņai veidots profils. Atsevišķu ierakstu publiska redzamība nemaina profila privāto nolūku. Darba devējam vajadzīgs būtisks, ar amata būtību saistīts iemesls, pirms tas šādu profilu izmanto izvērtēšanā; vispārīga vēlme iepazīt pretendenta personību nav pietiekama. Ja pārbaude ir pamatota, tās mērķis un apjoms jāizskaidro pretendentam. Ģimenes dzīves, atpūtas vai personisko uzskatu sistemātiska pārlūkošana bez saiknes ar darbu pārsniedz šo robežu.
• Amats ar ievērojamu publicitāti. Ja cilvēks veidos darba devēja publisko tēlu vai ieņems augsta līmeņa amatu, atsevišķas darbības privātam nolūkam veidotā profilā var kļūt nozīmīgas atlasei. Darba devējam jāspēj objektīvi pamatot saikni ar amata pienākumiem un izvērtēt, vai pārbaude ir samērīga; par šādu vērtēšanu jāinformē pirms atlases. Publiska loma nepiešķir tiesības bez robežām vākt ziņas par kandidāta tuviniekiem vai personiskajiem paradumiem.
• Atsauksmes no iepriekšējiem darba devējiem. Profila pārlūkošana un jautājumu uzdošana citam cilvēkam ir divas atšķirīgas datu iegūšanas darbības. Ja plānotas atsauksmes, pretendents par to jāinformē un viņam būtu jālūdz norādīt konkrētas kontaktpersonas. Parasti šīs apstrādes pamats ir pretendenta piekrišana; atsevišķos gadījumos tas var būt likumā noteikts pienākums vai pēc līdzsvarošanas testa pamatotas leģitīmās intereses. Sociālajā tīklā atrasts bijušais kolēģis pats par sevi nav atļauja viņu slepus iztaujāt.

Kā pārbaudes apjomu saista ar amata prasībām

Ja darba devējs balstās uz leģitīmajām interesēm, tam jāveic līdzsvarošanas tests: jāizvērtē savas intereses, pārbaudes nepieciešamība un pretendenta tiesības uz privātumu. Nozīme ir arī amata ietekmei uz darba devēju. Reputācijas jautājums var būt pamatots amatā ar publisku pārstāvību, bet tāds pats privātā profila izpētes apjoms citam amatam var nebūt samērīgs.

Arī secinājums jābalsta tieši tajā informācijā, kurai ir sakars ar darbu. Ja kandidāts pats norādījis nozares publikāciju, tās saturs var palīdzēt vērtēt profesionālo piemērotību; privāta pasākuma fotogrāfija parasti nesniedz līdzvērtīgu informāciju. Darba devējam noder iepriekš formulēta amata prasība un pieraksts par to, kā konkrētais ieraksts palīdzēja šo prasību pārbaudīt, nevis plašs kandidāta digitālās dzīves apraksts.

Darba likuma norma par interviju liedz uzdot ar paredzēto darbu nesaistītus vai tieši vai netieši diskriminējošus jautājumus, tostarp par ģimenes stāvokli un reliģisko pārliecību. Šī norma attiecas uz intervijas jautājumiem; savukārt sociālo tīklu datu izmantošanu ierobežo atlases nolūks, nepieciešamība un datu aizsardzības prasības. Nejauši ieraudzīta ziņa par personisko dzīvi tāpēc nekļūst par derīgu piemērotības kritēriju.

Ko pretendentam jāzina pirms pārbaudes

Darba devējam jāpasaka, kas iegūs ziņas, kādam nolūkam tās izmantos un uz kāda tiesiskā pamata tas notiks. Tam jānorāda arī iespējamie datu saņēmēji un glabāšanas termiņš vai kritēriji tā noteikšanai. Informāciju var dot darba sludinājumā un ar saiti uz saprotamu privātuma paziņojumu, taču vispārīga frāze par iespēju pārbaudīt «internetā pieejamo» neatklāj konkrētās pārbaudes robežas.

Ja darba devējs vēlas vērtēt darbības privātam nolūkam veidotā profilā amata publiskās lomas dēļ, tas jādara zināms pirms atlases. Paziņojums neaizstāj nepieciešamības pamatojumu: informēšana un tiesiskais pamats ir divi atsevišķi pienākumi. Savukārt atsauksmju iegūšanā darba devējam jānoskaidro, kas sniegs informāciju un kāpēc ar kandidāta paša iesniegtajām ziņām nepietiek.

Pretendents var lūgt precizēt, kuri profila dati ir iegūti, kā tie saistīti ar darba pienākumiem un cik ilgi tos glabās. Šāds jautājums ir īpaši vietā, ja atlases sarunā pēkšņi parādās informācija no privātā profila vai atsauksme no cilvēka, kuru pretendents nav norādījis. Darba devējam jāspēj atbildēt par datu apstrādi arī pēc tam, kad pieteikums jau nosūtīts.

Kas notiek ar atrasto pēc atlases

Ja darba devējs saglabā ieraksta ekrānuzņēmumu vai piezīmi par profilu, šī informācija kļūst par atlases datu daļu. Saglabāšanai jābūt saistītai ar konkrētu lēmumu un iepriekš noteiktu glabāšanas kārtību. Nejauši atklātas privātas ziņas nav jāiekļauj kandidāta lietā tikai tāpēc, ka tās bijušas redzamas.

Atlases informācija jādzēš saskaņā ar noteikto termiņu arī par kandidātiem, kuri darbu neiegūst. Ja darba devējs vēlas paturēt datus turpmākām vakancēm, tas ir cits nolūks, kura savietojamība ar sākotnējo atlasi jāizvērtē un par kuru kandidāts jāinformē. Publiska profila pieejamība nedod pamatu bezgalīgi glabāt tā kopijas personāla mapē.

Lasiet arī:

• NIS2 Latvijā: pirmais darbs nav audits, bet uzņēmuma statusa pārbaude
• Uzteikums e-pastā: eParaksts viens pats vēl nav pietiekams
• Vārda dzēšana vēl nav anonimizācija: ko drīkst ievadīt MI rīkā