MI darba intervijas transkripts: piekrišana nav vienīgais tiesiskais pamats

Darba devējs drīkst izmantot MI attālinātas darba intervijas transkripcijai, ja tam ir atbilstošs tiesiskais pamats. Datu valsts inspekcijas skaidrojums pieļauj kandidāta piekrišanu vai darba devēja leģitīmās intereses, ja ir izpildīti izvēlētā pamata nosacījumi.

Par MI izmantošanu kandidāts jāinformē pirms intervijas. Ja sarunu arī saglabā audioierakstā, darba devējam atsevišķi jāpamato, kāpēc vajadzīgs ieraksts, kam tas būs pieejams un kad to dzēsīs. Tiesiskais pamats neatceļ pienākumu ierobežot datu apjomu, pārbaudīt rīka drošību un noteikt glabāšanas termiņu.

Vispirms nosakiet, ko rīks darīs

Ja atlases vajadzībām pietiek ar intervētāja piezīmēm, pilns audioieraksts var būt lieks. Ja svarīgi precīzi atjaunot kandidāta teikto, izvērtējiet transkripciju un to, vai sākotnējais audio jāsaglabā pēc teksta pārbaudes. Šie ir atšķirīgi datu objekti: transkripta nepieciešamība pati par sevi nepamato tikpat ilgu audio glabāšanu.

Atsevišķs lēmums vajadzīgs, ja rīks papildus apkopo atbildes, piešķir punktus, sarindo kandidātus vai izdara secinājumus par viņu piemērotību. Tad nolūks pārsniedz sarunas pierakstīšanu. Apvienotās Karalistes valdības MI atlases vadlīnijas apraksta aizspriedumu, diskriminācijas un digitālās atstumtības riskus un iesaka pārbaudīt piegādātāja apgalvojumus par rīka darbību.

Vērtēšanas funkcijai jānosaka savs nolūks, datu apjoms un cilvēka loma lēmuma pieņemšanā. Īpaši rūpīgi jāvērtē situācija, kurā lēmumu par kandidātu faktiski pieņem automatizēta sistēma bez nozīmīgas cilvēka iesaistes. Vienkāršs paziņojums, ka intervija tiks transkribēta, kandidātam šo papildu izmantošanu neatklāj.

Izvēlieties tiesisko pamatu pirms sarunas

Piekrišana ir piemērota tad, ja kandidāts saprot, kādi dati tiks iegūti un kam MI tos izmantos, un var brīvi atteikties. Atteikums nedrīkst pasliktināt viņa izredzes atlasē; tādēļ paredziet līdzvērtīgu intervijas norisi bez MI transkripcijas, piemēram, ar intervētāja piezīmēm. Kandidātam jābūt iespējai piekrišanu vēlāk atsaukt. Tas nepadara iepriekšējo apstrādi nelikumīgu, taču uz atsaukto piekrišanu balstītu turpmāku apstrādi nedrīkst turpināt.

Leģitīmās intereses prasa pirms apstrādes izvērtēt darba devēja vajadzību un kandidāta tiesības. Aprakstiet konkrēto interesi, piemēram, vajadzību precīzi fiksēt ar amatu saistītas atbildes, un pārbaudiet, vai to nevar sasniegt ar mazāku datu apjomu. Pēc tam līdzsvarojiet ieguvumu ar kandidāta saprātīgajām gaidām un iespējamo ietekmi uz viņu. Šis izvērtējums ir īpaši svarīgs, ja paredzēts saglabāt visu sarunu, nevis tikai pārbaudītas atlases piezīmes.

Ja kandidāts iebilst pret apstrādi, kas balstīta leģitīmajās interesēs, darba devējam iebildums jāizvērtē un jāspēj pamatot apstrādes turpināšanu. Piekrišanu nevajadzētu izmantot kā formālu rezerves pamatu gadījumam, kad interešu līdzsvarošanas izvērtējums neatbalsta iecerēto ierakstīšanu.

Informējiet kandidātu pirms ieraksta sākuma

Kandidātam savlaicīgi jāsaņem saprotama informācija par darba devēju kā datu pārzini, ierakstīšanas un transkripcijas nolūku, tiesisko pamatu un datu saņēmējiem. Pasakiet, vai rīks tikai pārvērš runu tekstā vai arī veido kopsavilkumu vai vērtējumu. Ja paredzēts saglabāt audio, norādiet tā glabāšanas termiņu atsevišķi no transkripta termiņa; ja precīzu termiņu vēl nevar nosaukt, izskaidrojiet tā noteikšanas kritērijus.

Paziņojumā jābūt skaidram, kā kandidāts var pieprasīt piekļuvi datiem un kļūdaina transkripta labošanu. Atkarībā no izvēlētā pamata izskaidrojiet arī piekrišanas atsaukšanu vai tiesības iebilst. Mutisks atgādinājums sarunas sākumā var palīdzēt, taču tas neaizstāj informāciju, kas kandidātam vajadzīga, lai viņš savu izvēli varētu izdarīt pirms intervijas.

Pārbaudiet, kur nonāk audio un transkripts

Ārējs transkripcijas pakalpojums neatbrīvo darba devēju no atbildības par kandidāta datiem. ES VDAR skaidrojums uzņēmumiem paredz izmantot apstrādātāju ar pietiekamām garantijām un rakstisku līgumu, kurā noteikta datu apstrāde pēc pārziņa norādījumiem.

Pirms kandidāta datu nodošanas noskaidrojiet, vai piegādātājs apstrādā tos tikai darba devēja uzdevumā vai izmanto arī saviem nolūkiem, piemēram, modeļa uzlabošanai. Pārbaudiet audio, transkripta un rezerves kopiju glabāšanas vietas, apakšapstrādātājus un to, no kurienes datiem var piekļūt atbalsta personāls. Interviju transkripcijai izvēlieties glabāšanu ES vai EEZ; ja paredzēta piekļuve vai nodošana ārpus šīs teritorijas, atsevišķi jāizvērtē faktiskā datu plūsma un piemērojamais nodošanas mehānisms.

Pieprasiet konkrētu aprakstu par piekļuves ierobežošanu, datu aizsardzību pārraides un glabāšanas laikā, incidentu paziņošanu un dzēšanu pēc darba devēja norādījuma. Jābūt skaidram arī tam, vai un kad tiek dzēstas rezerves kopijas. Rīka piedāvātais noklusējuma glabāšanas termiņš nav pamatojums izmantot šo termiņu kandidātu datiem.

Dzēsiet katru datu veidu, kad tas vairs nav vajadzīgs

Visām darba intervijām nav viena noteikta audio vai transkripta glabāšanas termiņa. To nosaka konkrētais atlases nolūks: atsevišķi izlemiet, cik ilgi vajadzīgs sākotnējais ieraksts, pārbaudītais transkripts un atlases piezīmes. Ja pēc transkripta kļūdu izlabošanas audio vairs nav nepieciešams, dzēsiet to agrāk. Tāpat izvērtējiet, vai pilns transkripts jāsaglabā pēc tam, kad atlases lēmumam vajadzīgā informācija ir fiksēta.

Dzēšanas kārtībā iekļaujiet rīka kontu, lejupielādētās kopijas, koplietotās mapes un piegādātāja glabātos datus. Nosakiet atbildīgo personu un pārbaudāmu dzēšanas brīdi pēc atlases beigām vai cita iepriekš pamatota perioda. Ja konkrēta tiesiska prasījuma dēļ daļa informācijas vēl jāsaglabā, atstājiet tikai šim nolūkam nepieciešamo apjomu un dokumentējiet iemeslu.

Lasiet arī:

• Publisks profils nav brīva biogrāfija: kad darba devējs drīkst to pārbaudīt
• Aizdevums saistītai personai: 12 mēneši nav vienīgais UIN izņēmums
• Deel vai Remote: zemāka EOR maksa nav vienīgais risks uzņēmumam