MI sapulces protokols nav tikai poga: dalībnieki jāinformē

Darba sapulci var ierakstīt protokola sagatavošanai, taču par ierakstīšanu iepriekš jāinformē visi dalībnieki. Datu valsts inspekcijas skaidrojums par sapulces ierakstu norāda, ka slepens ieraksts darba protokola vajadzībām nav pieļaujams. Ja audio nodod MI rīkam transkribēšanai, darba devējam jāizvērtē arī šī datu apstrāde: tās nolūks, tiesiskais pamats, piekļuve datiem un glabāšanas ilgums.

MI rīka izmantošana pati par sevi nav aizliegta. Inspekcijas skaidrojums par darba interviju transkripciju prasa atbilstošu tiesisko pamatu, iepriekšēju informēšanu un datu glabāšanas vietas un drošības izvērtējumu. Tas aplūko intervijas, tādēļ konkrētas darba sapulces apstākļi jāvērtē atsevišķi. Pirms ieraksta sākšanas jābūt skaidram arī tam, kas notiks ar sākotnējo audio pēc protokola sagatavošanas.

Nosakiet nolūku un tiesisko pamatu

Vispirms precīzi formulējiet, kāds darba rezultāts ir vajadzīgs. Lēmumu un uzdevumu protokolam var pietikt ar cilvēka veiktām piezīmēm; pilns audioieraksts rada plašāku datu kopumu ar dalībnieku balsīm, jautājumiem un viedokļiem. Ja ieraksts ir nepieciešams, izvērtējiet, vai jāfiksē visa sapulce vai tikai daļa, kurā tiek pieņemti lēmumi. Šis lēmums nosaka, kāds datu apjoms būs jāaizsargā un vēlāk jādzēš.

Tiesiskais pamats jānosaka konkrētajai apstrādei, nevis jāpieņem, ka dalība darba sapulcē nozīmē piekrišanu ierakstam. Ja darba devējs balstās uz leģitīmajām interesēm, jāizvērtē tā vajadzība un dalībnieku tiesības, tostarp iespēja sasniegt nolūku ar mazāku datu apjomu. Ja tiek prasīta piekrišana, tai jābūt brīvprātīgai, konkrētai un informētai; darba attiecībās īpaši jāvērtē, vai darbinieks var atteikties bez nelabvēlīgām sekām. Protokolam savāktu transkriptu nevajadzētu bez atsevišķa izvērtējuma pārvērst par darbinieku snieguma vērtēšanas materiālu vai nodot rīka apmācībai.

Informējiet dalībniekus pirms ieraksta

Informāciju ir lietderīgi nosūtīt kopā ar sapulces uzaicinājumu un īsi atkārtot pirms ieraksta ieslēgšanas, īpaši, ja piedalās viesi. Pasakiet, kurš organizē ierakstīšanu, kādēļ vajadzīgs audio un MI transkripts, kurš tiem piekļūs un vai galīgo protokolu saņems cilvēki ārpus sapulces. Dalībniekiem jāzina arī paredzētais glabāšanas termiņš, datu saņēmēji un veids, kā viņi var īstenot savas datu aizsardzības tiesības. Mutisks paziņojums sapulces sākumā var papildināt iepriekš sniegto informāciju, taču tam jāizskan pirms skaņas fiksēšanas.

Ja kāds iebilst, pirms ieraksta sākšanas noskaidrojiet iebilduma būtību un izvērtējiet to atbilstoši izvēlētajam tiesiskajam pamatam. Īpaša uzmanība vajadzīga, ja sarunā paredzēts apspriest veselības datus, konfliktu vai citu dalībniekam sensitīvu jautājumu. Iespējamais risinājums ir šo darba kārtības daļu neierakstīt vai izmantot piezīmes. Ieraksta sākums un beigas dalībniekiem jāpaziņo skaidri, lai viņi zinātu, kura sarunas daļa tiek fiksēta.

Pārbaudiet MI pakalpojumu

Pirms audio augšupielādes noskaidrojiet pakalpojuma sniedzēja lomu. Ja tas apstrādā datus tikai uzņēmuma uzdevumā, tā pienākumi jānosaka saistošā līgumā vai citā tiesiskā aktā. Eiropas Komisijas skaidrojums par pārzini un apstrādātāju paredz arī noteikt, kas ar personas datiem notiek pēc līguma beigām un ar kādiem nosacījumiem apstrādātājs drīkst piesaistīt apakšapstrādātājus. Ja pakalpojums izmanto iesūtīto saturu saviem nolūkiem, ar apstrādātāja līgumu vien šo izmantošanu nevar izskaidrot.

Pirms rīka apstiprināšanas darba devējam vajadzīgas konkrētas atbildes:

• Kur glabājas audio, transkripts un rezerves kopijas, un no kurām valstīm tiem var piekļūt atbalsta personāls vai apakšapstrādātāji?
• Vai iesūtīto saturu izmanto modeļa apmācībai vai citiem pakalpojuma sniedzēja nolūkiem? Kur ir nostiprināti uzņēmuma izvēlētie ierobežojumi?
• Kuri apakšapstrādātāji saņem datus, kā tiek ierobežota piekļuve un kā tiek aizsargāta datu pārsūtīšana un glabāšana?
• Kā dzēš sākotnējo audio, transkriptu un kopijas, un pēc kāda termiņa dzēšana attiecas arī uz rezerves kopijām?

Norāde, ka dati glabājas Eiropā, vēl neatbild uz jautājumu par piekļuvi no citām valstīm vai kopiju atrašanās vietu. Ja paredzēta datu nosūtīšana vai piekļuve ārpus ES vai EEZ, pirms lietošanas jāizvērtē konkrētās pārsūtīšanas tiesiskais pamats un aizsardzības pasākumi. Darbiniekam nevajadzētu augšupielādēt ierakstu personīgā MI kontā, ja uzņēmums ir noteicis citu apstiprinātu rīku un piekļuves kārtību.

Atdaliet protokolu no audioieraksta

Ieraksta laikā fiksējiet tikai to sarunas daļu, ko aptver iepriekš noteiktais nolūks. Ja sapulce pāriet uz citu, sensitīvu jautājumu, ierakstu var apturēt un šo daļu dokumentēt citādi. Tas palīdz saglabāt arī skaidru robežu starp materiālu, kas vajadzīgs protokolam, un pārējo sarunu. Atbildīgajam darbiniekam jāzina, kurš var piekļūt neapstrādātajam ierakstam un kurš drīkst to nosūtīt transkripcijas pakalpojumam.

MI transkriptu pirms protokola izplatīšanas pārbauda cilvēks. Jāpārskata runātāju piedēvēšana, pieņemtie lēmumi, termiņi un uzdevumi: kļūdains pieraksts var kādam piedēvēt neizteiktu apņemšanos. Galīgajā protokolā atstājiet darba nolūkam vajadzīgo saturu, nevis automātiski pievienojiet visu stenogrammu. Ierobežojiet arī koplietošanas saites un lejupielādes, jo piekļuve apstiprinātam protokolam pati par sevi nenozīmē vajadzību piekļūt audio.

Audio failam, neapstrādātam transkriptam un apstiprinātam protokolam var būt atšķirīgi glabāšanas termiņi. Termiņu nosakiet atbilstoši katra materiāla vajadzībai un dariet to zināmu dalībniekiem. Ja audio bija vajadzīgs tikai protokola precizēšanai, pēc šī darba pabeigšanas izvērtējiet tā dzēšanu; ilgāka glabāšana prasa atsevišķu pamatojumu. Dzēšanas kārtībai jāaptver arī pakalpojuma kopijas un uzņēmumā saglabātās lejupielādes.

Darbinieka privāts ieraksts ir cits gadījums

Darbinieka īsas personiskas piezīmes un darba devēja organizēta protokolēšana ir atšķirīgas darbības. Ja darbinieks pats izlemj ierakstīt sarunu un nosaka, kā ierakstu izmantos, viņš var kļūt atbildīgs par šo datu apstrādi. Ieraksts tikai personiskai atcerei ir šaurs gadījums; ja to sāk izmantot darba protokolam vai nodod citiem, jāvērtē jau cits nolūks un personas datu apstrādes noteikumi.

Slepenu ierakstu savu tiesību aizsardzībai var vērtēt izņēmuma apstākļos, piemēram, ja tas ir nepieciešams nozīmīga pārkāpuma pierādīšanai. Šāds gadījums nedod pamatu slepeni ierakstīt parastu sapulci, lai vēlāk būtu ērtāk sagatavot protokolu. Darba devēja noteikta kārtība var skaidri paredzēt, kurš ierosina un apstiprina ierakstu, kā informē dalībniekus un kad dzēš audio. Tad lēmums par ierakstīšanu tiek pieņemts pirms sapulces, nevis pēc tam, kad saruna jau ir saglabāta.