Darba e-pasts nav brīvi lasāms — pat iekšējie noteikumi nav pietiekami

Darba devējs nedrīkst pēc saviem ieskatiem lasīt darbinieka darba e-pastu. Datu valsts inspekcijas skaidrojums pieļauj piekļuvi saturam, ja darbinieks ir iepriekš informēts vai pastāv īpašs, pamatots izņēmums, piemēram, aizdomas par pārkāpumu. Arī tad jāievēro samērīgums. Pat noteikums, kas sola darba devējam piekļuvi jebkurā brīdī bez informēšanas, šādu rīcību automātiski nepadara likumīgu.

Darba devēja iespēja tehniski uzturēt kontu, atvērt vēstules, pārsūtīt tās kolēģim un saglabāt adresi pēc darbinieka aiziešanas ir atšķirīgas darbības. Katrai vajadzīgs savs nolūks un atbilstošs piekļuves apjoms. Darba pastkastē var atrasties arī personas dati un privāta sarakste; uzņēmuma īpašumā esošs konts nedod brīvu izvēli, kā šo informāciju izmantot.

Darba attiecību laikā: skaidra kārtība nosaka robežas

Iekšējos noteikumos ir vērts paskaidrot, kam darba pastkaste paredzēta, vai pieļaujama privāta saziņa, kādos gadījumos kontam var piekļūt un kurš to dara. Darbiniekam šī kārtība jāzina pirms iespējamās pārbaudes. Taču informēšana pati par sevi neatbild uz jautājumu, vai konkrētajā reizē bija vajadzīgs lasīt vēstuļu saturu.

Piemēram, konta tehniska uzturēšana neprasa tādu pašu piekļuvi kā konkrētas darba vēstules atrašana. Ja vajadzīgo darba informāciju iespējams saņemt no paša darbinieka vai citas uzņēmuma sistēmas, plašāka ielūkošanās pastkastē būtu grūtāk pamatojama. Savukārt noteikums par darba adreses izmantošanu tikai darba vajadzībām palīdz noteikt gaidas, bet neizdzēš darbinieka tiesības uz privātumu.

Abām pusēm jāņem vērā arī sarakstes raksturs. Iekšēja vēstule kolēģim var būt personiska, kaut arī nosūtīta no darba adreses. Ja privāta lietošana ir atļauta, darbinieks šādu informāciju var skaidri nodalīt, piemēram, atsevišķā mapē. Ja tā nav atļauta, personīgai sarakstei drošāk izmantot savu kontu.

• Darba devējam: noteikt piekļuves gadījumus un nolūkus, laikus informēt darbinieku un pirms katras piekļuves izvērtēt tās nepieciešamību un apjomu. Tehniskas iespējas nedrīkst pielīdzināt tiesībām lasīt visu saraksti.
• Darbiniekam: iepazīties ar darba adreses lietošanas kārtību un noskaidrot, vai privāta lietošana ir pieļauta. Ja tā ir atļauta, privāto saraksti pēc iespējas nodalīt no darba informācijas.

Pamatotu aizdomu gadījumā: pārbaudei jābūt šaurai

Pamatotas aizdomas par nelikumīgu rīcību vai darba līguma pārkāpumu var radīt izņēmuma situāciju, kurā darba devējam vajag piekļūt e-pasta saturam. Aizdomas tomēr jāsaista ar konkrētu jautājumu. Vēlme vispār noskaidrot, ko darbinieks rakstījis, nav tas pats, kas nepieciešamība atrast ar iespējamo pārkāpumu saistītu saraksti.

Samērīga pārbaude sākas ar robežu noteikšanu: kādu informāciju meklē, kādā laikposmā un kurām personām tā vajadzīga. Ja pārbaudes gaitā parādās nesaistītas privātas vēstules, tās nedrīkst uztvert kā materiālu brīvai tālākai apritei. Darba devējam atsevišķi jāvērtē arī tas, vai atrasto informāciju vispār drīkst nodot vadītājam vai citam darbiniekam.

Nosacīts piemērs: ja jautājums ir par konkrēta klienta pasūtījuma apstrādi, pārbaudes mērķis ir ar šo pasūtījumu saistītā darba saziņa. Visas pastkastes caurskatīšana vai nesaistītu personisku vēstuļu pārsūtīšana kolēģiem šo mērķi pārsniegtu. Tas pats ierobežojums attiecas uz nejauši atklātiem personas datiem.

• Darba devējam: pirms pārbaudes formulēt tās iemeslu, paredzēto apjomu un personas, kurām piekļuve nepieciešama. Pārbaudes gaitā turēties pie šā nolūka, nevis paplašināt to katras atrastās vēstules dēļ.
• Darbiniekam: ja pārbaudes pamats vai apjoms nav saprotams, lūgt to paskaidrot. Darba adreses piešķiršana neatceļ tiesības uz personas datu un privātās korespondences aizsardzību.

Pēc aiziešanas: adrese, jaunās vēstules un vēsture jāvērtē atsevišķi

Pēc darba attiecību beigām uzņēmumam var būt vajadzīgs turpināt klientu saziņu. Inspekcijas skaidrojums par bijušā darbinieka datiem pieļauj noteiktu laiku saglabāt viņa darba e-pasta adresi, piemēram, jaunu ziņojumu pāradresācijai vai uzņēmumam būtiskas informācijas pieejamībai. Darba devējam jānosaka glabāšanas termiņš un par kārtību jāinformē darbinieki. Termiņa ilgums ir atkarīgs arī no amata un saziņas apjoma.

Adreses pagaidu uzturēšana nenozīmē tiesības pārņemt visu agrāko saraksti. Vēstuļu satura nodošana nākamajam darbiniekam ir atsevišķs lēmums. LV portāla jurista atbildē skaidrots: ja darba pastkaste noteikta tikai uzņēmuma vajadzībām un privāta lietošana ir aizliegta, uzņēmuma darbībai būtisku informāciju var saglabāt un uz ierobežotu laiku nodot nākamajam darbiniekam. Ja lietošanas kārtība nav stingri reglamentēta, atbildē nav saskatīts pamats nodot saturu citam darbiniekam un norādīts, ka profils ar saturu ir dzēšams.

Šī jurista atbilde attiecas uz satura nodošanu aprakstītajos apstākļos; adreses īslaicīgas uzturēšanas vajadzība jāvērtē pēc tās konkrētā saziņas mērķa. Ja uzņēmums pāradresē jaunus klientu ziņojumus, tam jānošķir šī darbība no piekļuves agrākajām vēstulēm. Arī informācija, kas saglabāta uzņēmuma vajadzībām, nav izmantojama citam nolūkam, piemēram, privātu domstarpību risināšanai.

Privāts konts ir vēl skaidrāk nošķirams. Ja bijušais darbinieks savā personīgajā e-pastā palicis pieslēdzies uzņēmumam atdotā datorā vai tālrunī, ierīces piederība darba devējam nedod tiesības lasīt šo saraksti. Ja bijušais darba devējs turpina izmantot personas datus bez saprotama pamata, darbinieks var pieprasīt skaidrojumu un lūgt apstrādi pārtraukt.

• Darba devējam: atsevišķi noteikt, vai nepieciešams uzturēt adresi, pāradresēt jaunus ziņojumus vai pārņemt konkrētu darba informāciju. Katrai darbībai noteikt piekļuves apjomu un beigu termiņu; pēc vajadzības beigām lieko apstrādi izbeigt.
• Darbiniekam: pirms aiziešanas noskaidrot, kas notiks ar viņa vārdā veidoto darba adresi un pastkastes saturu. Ja adrese vēlāk darbojas vai rodas jautājumi par sarakstes izmantošanu, prasīt darba devējam konkrētu skaidrojumu.

Lasiet arī:

• Publisks profils nav brīva biogrāfija: kad darba devējs drīkst to pārbaudīt
• Uzteikums e-pastā: eParaksts viens pats vēl nav pietiekams
• Vārda dzēšana vēl nav anonimizācija: ko drīkst ievadīt MI rīkā