Uzņēmuma e-adrese: pilnvarojums ļauj kolēģim arī sūtīt ziņojumus

Uzņēmuma e-adreses kontā darbiniekam vai ārpakalpojuma grāmatvedim var piešķirt tiesības lasīt saraksti un arī sūtīt ziņojumus uzņēmuma vārdā. Latvija.gov.lv pilnvarošanas instrukcija paredz, ka juridiskas personas kontā iespējams atļaut arī ziņojumu dzēšanu. Pilnvaru izsniedz Uzņēmumu reģistrā reģistrēts pārstāvis, piemēram, valdes loceklis vai prokūrists.

Ja pārstāvis uzņēmumu drīkst pārstāvēt tikai kopīgi, viņa sagatavotā pilnvara jāapstiprina arī pārējiem kopīgajiem pārstāvjiem. Pilnvarotais pēc tam pieslēdzas ar savu identifikācijas līdzekli un atver uzņēmumu pieejamo kontu sarakstā. Viņam pieejamās darbības nosaka pilnvarā atzīmētais tiesību apjoms.

Pārstāvības tiesības un piekļuve kontam

Valdes locekļa vai prokūrista tiesības pārstāvēt uzņēmumu izriet no Uzņēmumu reģistra datiem. Savukārt e-adreses pilnvarojums piešķir konkrētai personai tiesības rīkoties uzņēmuma kontā. Oficiālās elektroniskās adreses likums ļauj norādīt citu konta lietotāju, definēt viņa apskates vai dokumentu sūtīšanas un saziņas tiesības un vēlāk šīs tiesības atsaukt. Uzņēmumu reģistra reģistros reģistrētam tiesību subjektam e-adrese jālieto obligāti.

Grāmatvedim tāpēc nav jākļūst par valdes locekli, lai viņš saņemtu piekļuvi sarakstei. Tomēr iespēja nosūtīt ziņojumu kontā pati par sevi nenosaka, kurš uzņēmumā drīkst apstiprināt atbildes saturu vai parakstīt pievienojamu dokumentu. Ja atbildei vajadzīgs parakstīts pielikums, tā sagatavošana, pārbaude un parakstīšana jāparedz atsevišķā darba kārtībā.

Kā sadalīt tiesības starp valdi, darbinieku un grāmatvedi

Tiesību līmeni izvēlas pēc uzticētā uzdevuma. Portāla e-rēķinu un piekļuves skaidrojumā lasīšanas līmenis aptver ziņojumu, melnrakstu un dzēsto ziņojumu apskati; rakstīšanas līmenis papildus ļauj ziņojumus veidot un nosūtīt, bet dzēšanas līmenis ietver arī dzēšanu un atjaunošanu. Pilnvarotais var saņemt paziņojumus par uzņēmuma jaunajiem ziņojumiem savā e-pastā, ja pilnvarošanas brīdī uzņēmums tam dod atļauju.

• Valdes loceklis. Nosaka, kurš uzrauga oficiālo saraksti, kurš drīkst sagatavot atbildi un kurš to apstiprina. Pārstāvēttiesīgais valdes loceklis var uzsākt piekļuves piešķiršanu vai atsaukšanu; kopīgas pārstāvības gadījumā vajadzīgs arī citu attiecīgo pārstāvju apstiprinājums.
• Darbinieks. Ja uzdevums ir pamanīt ienākošos ziņojumus un nodot tos atbildīgajam, pietiek ar lasīšanu. Ja darbinieks pats sūta iestādei saskaņotu atbildi, viņam vajadzīgas rakstīšanas tiesības.
• Ārpakalpojuma grāmatvedis. Lasīšana der, ja viņš tikai pārskata ar uzskaiti saistīto saraksti. Rakstīšanu piešķir, ja sadarbības kārtība paredz arī ziņojumu nosūtīšanu uzņēmuma vārdā. Dzēšanu atļauj tikai tad, ja tā vajadzīga uzticētajam darbam.

Šis sadalījums ir uzņēmuma darba organizēšanas ieteikums, nevis portāla noteikts amatu modelis. Jāvienojas arī par robežu starp vēstules tehnisku nosūtīšanu un uzņēmuma lēmumu par tās saturu. Piemēram, grāmatvedis var sagatavot atbildi par uzskaites jautājumu, bet valde var prasīt tās apstiprināšanu pirms nosūtīšanas. Šādu kārtību nosaka pats uzņēmums.

Kā piešķirt pilnvaru uzņēmuma profilā

Pirms darba portālā sagatavojiet pilnvarojamās personas vārdu, uzvārdu un Latvijas personas kodu. Izlemiet, vai piekļuve būs spēkā līdz atsaukšanai vai tikai noteiktu laiku. Īslaicīgai prombūtnes aizvietošanai vai līgumam ar zināmu beigu datumu terminēta piekļuve palīdz izvairīties no aizmirstas, joprojām aktīvas pilnvaras. Ja ārvalstnieks izmantos pārrobežu elektronisko identifikāciju, viņam vispirms jāpieslēdzas portālam, lai iegūtu pilnvarošanai vajadzīgo Latvijas personas kodu.

1. Pārstāvēttiesīgā persona pieslēdzas Latvija.gov.lv un pārslēdzas uz uzņēmuma profilu.
2. Uzņēmuma profilā atver “Pilnvarojumi” un izvēlas “Pilnvarot jaunu personu”.
3. Ievada personas datus, atzīmē vajadzīgās piekļuves tiesības un nosaka termiņu.
4. Apstiprina pilnvaru. Ja uzņēmumu pārstāv kopīgi, iniciators informē pārējos pārstāvjus, ka sagatavotā pilnvara arī viņiem jāapstiprina.
5. Informē pilnvaroto un lūdz viņam pieslēgties ar savu identifikācijas līdzekli, izvēlēties uzņēmuma kontu un pārliecināties, ka pieejamas paredzētās darbības.

Pirms datu ievades pārliecinieties, ka atvērts uzņēmuma, nevis personīgais profils. Sagatavota pilnvara kopīgas pārstāvības gadījumā vēl nenozīmē, ka darbiniekam piekļuve jau darbojas. Tā jāpārbauda pēc visu vajadzīgo apstiprinājumu saņemšanas.

Kā uzraudzīt saraksti prombūtnes laikā

Piešķirta piekļuve pati par sevi negarantē, ka ienākošu vēstuli kāds pamanīs. Norīkojiet cilvēku, kurš regulāri atver uzņēmuma kontu, un aizvietotāju viņa prombūtnei. Vienojieties, kurš nodod ziņojumu atbildīgajai personai, kurš sagatavo atbildi un kurš seko, vai tā patiešām nosūtīta. Šis pienākumu sadalījums ir īpaši svarīgs, ja lasīšanas tiesības piešķirtas vairākām personām.

Paziņojumi e-pastā var palīdzēt, taču pilnvarošanas brīdī jāpārbauda, kam atļauts tos saņemt; ar kolēģa personīgajā profilā ierakstītu adresi vien nepietiek. Pat tad, ja paziņojums pienāk, oficiālā vēstule jāatver uzņēmuma e-adreses kontā. Ja grāmatvedim uzticēta tikai noteikta jautājumu grupa, iepriekš vienojieties, kā viņš informē atbildīgo kolēģi par citu iestāžu ziņojumiem.

Kā atsaukt vai mainīt piekļuvi

Kad darbinieks maina pienākumus vai beidzas sadarbība ar grāmatvedi, pārstāvēttiesīgā persona uzņēmuma pilnvarojumu sarakstā atrod attiecīgo ierakstu un izvēlas “Atsaukt”. Ja nepieciešams cits tiesību apjoms, pēc atsaukšanas sagatavo jaunu pilnvaru ar pareizajām darbībām un termiņu. Kopīgas pārstāvības gadījumā pilnvaras izmaiņām vai anulēšanai var būt nepieciešams pārējo kopīgo pārstāvju apstiprinājums.

Pēc atsaukšanas ir vērts pārbaudīt, ka pilnvara vairs nav spēkā un ka kādam citam joprojām ir uzdots uzraudzīt ienākošo saraksti. Ja pienākumus pārņem cits cilvēks, piešķiriet viņam piekļuvi un vienojieties par nodošanas brīdi, lai jaunie oficiālie ziņojumi nepaliktu bez atbildīgā.

Lasiet arī:

• Pinterest ļauj reklamēt veidotāja Pin bez iepriekšējas sadarbības
• Meta veido uzņēmumu MI platformu, bet vēl neatklāj cenu un pārvaldības rīkus
• Claude iesniedza nepatiesu ziņojumu policijai — tests sasniedza īstu sistēmu