Vārda dzēšana vēl nav anonimizācija: ko drīkst ievadīt MI rīkā

Pirms dokumentu ievadāt MI rīkā, sagatavojiet īsu fragmentu tikai konkrētajam uzdevumam. Izņemiet tiešos identifikatorus un pārbaudiet, vai amats, vieta, datums vai neparasts notikums kopā joprojām neatklāj cilvēku. Datu valsts inspekcijas ieteikums par datu ievadi MI rīkos aicina izvērtēt katras ziņas nepieciešamību un, ja iespējams, izmantot anonimizētu vai vispārīgu informāciju.

Ar vārda vai personas koda izdzēšanu vien nepietiek, ja pārējais teksts ļauj personu noteikt tieši vai netieši. Tas jāvērtē arī klientu vēstulēs, līgumos un sapulču protokolos. Ja uzdevumu var izpildīt ar vispārīgu situācijas aprakstu, sākotnējais dokuments MI rīkam nav jānodod.

Atstājiet tikai uzdevumam vajadzīgo

Vispirms precīzi nosakiet, ko MI rīkam lūgsiet darīt. Atbildes vēstules toņa uzlabošanai var pietikt ar sūdzības būtību un vēlamo atbildes toni. Lai izvērtētu līguma punkta skaidrību, var būt vajadzīgs pats punkts un tā būtiskais konteksts, bet ne pušu kontaktinformācija vai bankas rekvizīti. Lēmumu pārvēršanai darbību sarakstā bieži pietiek ar protokola lēmumu daļu.

Veidojiet jaunu ievades tekstu, nevis automātiski kopējiet visu dokumentu. Pārskatiet vārdu, personas kodu, tālruņa numuru, e-pasta adresi un dzīvesvietu, kā arī dokumenta virsrakstu, citēto saraksti un piezīmes. Netiešs identifikators var būt vienīgais konkrētā amata veicējs, precīza projekta vieta vai notikums, kuru zina šaurs cilvēku loks. Ja šāda detaļa uzdevumu nemaina, izņemiet to; ja tā ir būtiska, izvērtējiet, vai to var vispārināt, nezaudējot vajadzīgo nozīmi.

Aizstāšana, pseidonimizācija un anonimizācija

Vienkārša aizstāšana nozīmē, piemēram, vārda nomaiņu pret vārdu „klients”. Tā ir tikai viena teksta izmaiņa: adrese, reta profesija vai aprakstītie apstākļi joprojām var norādīt uz konkrētu cilvēku. Arī apzīmējums „Klients A” neatrisina problēmu, ja pēc tā var sasaistīt vairākus fragmentus ar vienu un to pašu personu.

Pseidonimizācijā tiešu identifikatoru aizstāj ar kodu vai citu apzīmējumu, bet papildu informācija ļauj noskaidrot, kurai personai tas atbilst. Šādi dati joprojām ir personas dati. Eiropas Datu aizsardzības kolēģijas skaidrojums par datu aizsardzību anonimizāciju saista ar stāvokli, kurā cilvēku vairs nevar identificēt ar saprātīgi iespējamiem līdzekļiem, un iesaka vērtēt personas izdalīšanas, datu sasaistīšanas un informācijas izsecināšanas iespēju.

Tāpēc pārveidojuma nosaukums nav pierādījums tā rezultātam. Pat bez atsevišķa atbilstības saraksta tekstā var palikt tik raksturīga detaļu kombinācija, ka kolēģis vai klients atpazīs aprakstīto personu. Savukārt vispārīgs, no konkrētas lietas atrauts uzdevuma apraksts var dot MI rīkam pietiekami daudz informācijas, lai tas palīdzētu ar formulējumu.

Trīs dokumenti pirms un pēc datu minimizēšanas

Turpmākās situācijas ir izdomāti piemēri. Pārveidotie fragmenti rāda, kā saglabāt uzdevumam nepieciešamo, taču katra īsta dokumenta identificēšanas risks jāvērtē tā konkrētajā kontekstā.

Klienta vēstule

Pirms: klienta sūdzībā ir vārds, e-pasta adrese un mājas adrese. Tajā aprakstīts arī vienīgais attiecīgā pakalpojuma pārtraukums nelielā apdzīvotā vietā. Pat izdzēšot vārdu un kontaktus, vietas un notikuma kombinācija var ļaut noskaidrot iesniedzēju. Identificējošas ziņas var būt arī vēstules galvenē, parakstā vai iepriekšējās sarakstes citātā.

Pēc: „Palīdzi uzrakstīt pieklājīgu atbildi klientam par pakalpojuma kavējumu. Atzīsti radītās neērtības un izskaidro kompensācijas pieprasīšanas kārtību.” Šim formulēšanas uzdevumam nav vajadzīga klienta dzīvesvieta vai konkrētais incidents. Ja atbildē jāiekļauj lietas faktiskie apstākļi, katra atstātā detaļa jāvērtē atsevišķi.

Līgums

Pirms: viss līgums satur fiziskas personas vārdu, bankas kontu, kontaktinformāciju un aprakstu par viņas vienīgo projektu konkrētā vietā. Vārda un konta aizklāšana nepalīdz, ja projekta apraksts ļauj noteikt līgumslēdzēju. Arī dokumenta pielikumi var saturēt informāciju, kas nav vajadzīga jautājumam par vienu noteikumu.

Pēc: „Vai šis noteikums skaidri nosaka, kad pasūtītājs pieņem darbu?” Pievienots tikai attiecīgais punkts ar vispārīgiem pušu apzīmējumiem. Ja punkta juridiskā nozīme ir atkarīga no precīzas vietas, termiņa vai projekta apraksta, šo detaļu nevar vienkārši izņemt un pieņemt, ka atbilde būs tikpat noderīga. Tad jāizvēlas uzdevumam atbilstošs, organizācijas atļauts datu apstrādes veids.

Sapulces protokols

Pirms: protokolā minēts, ka vienīgais konkrēta amata darbinieks ir prombūtnē veselības dēļ. Vārds ir aizstāts, taču kolēģi pēc amata var noteikt personu; prombūtnes iemesls atklāj ar veselību saistītu informāciju. Ja MI rīkam jāizveido darbību saraksts, šīs detaļas uzdevumam nav nepieciešamas.

Pēc: „Sapulcē nolēma prombūtnes laikā pārdalīt pienākumus un noteikt aizvietošanas kārtību. Pārvērt šo lēmumu īsā darbību sarakstā.” Fragmentā saglabāts lēmums, bet nav amata, personas, prombūtnes iemesla vai dalībnieku saraksta. Pirms ievades vēl jāpārskata, vai citās protokola rindās nav atsauču, kas šo situāciju atkal sasaista ar konkrētu darbinieku.

Pārbaudiet atlikušo kontekstu

Izlasiet tieši to fragmentu, ko plānojat nosūtīt MI rīkam, ieskaitot pašu uzdevuma aprakstu. Vai pēc amata un apstākļiem var izdalīt vienu cilvēku? Vai fragmentu var sasaistīt ar publisku projektu, citu dokumentu vai organizācijā zināmu notikumu? Vai no atlikušā var izsecināt personisku faktu, kuru teksts tieši nenosauc? Atbildes jāvērtē, ņemot vērā informāciju, kas attiecīgajā vidē saprātīgi var būt pieejama.

Ja atpazīšanas iespēja paliek, saīsiniet vai vispāriniet vēlreiz. Piemēram, precīzu apdzīvotu vietu var aizstāt ar plašāku teritoriju, bet unikālu amatu — ar pienākumu aprakstu, ja šī precizitāte nav vajadzīga uzdevumam. Ja detaļu izņemšana maina jautājuma būtību, ar teksta rediģēšanu vien problēmu nevar atrisināt.

Ja personas dati tomēr ir nepieciešami

Ja uzdevums prasa konkrētas personas datus, tekstu ar aizstātu vārdu nedrīkst uzskatīt par anonīmu tikai tādēļ, ka tiešais identifikators pazudis. Organizācijai jāizvērtē apstrādes mērķis un tiesiskums, atļautais MI rīks, pakalpojuma datu apstrādes nosacījumi un vajadzīgie aizsardzības pasākumi. Arī organizācijas iekšējam MI risinājumam jābūt paredzētam attiecīgajam uzdevumam un datu veidam.

Atsevišķi jāņem vērā komercnoslēpums un cita konfidenciāla informācija: cilvēka identificējošo detaļu izņemšana pati par sevi neatļauj šādu saturu nodot ārējam pakalpojumam. Ja bez šīm ziņām uzdevumu nevar izpildīt, izmantojiet organizācijas apstiprināto kārtību konkrētajai informācijai, nevis sākotnējo dokumentu publiski pieejamā rīkā.