Attālinātā darba kompensācija: 40 eiro robeža nav visa atbilde

Latvijā darba devēja segtos attālinātā darba izdevumus par pilnas slodzes darbu var neiekļaut ar algas nodokli apliekamajā ienākumā līdz 40 eiro mēnesī, ja izpildīti likuma nosacījumi. Šī summa nav automātiska piemaksa: neapliekamo daļu ietekmē darba slodze, attālinātā darba dienu skaits un tas, kādus izdevumus darba devējs uzņēmies segt.

Aprēķins sākas ar darba līgumu vai darba devēja rīkojumu. Tajā jānosaka attālinātā darba kārtība un kompensējamie izdevumi; ja darbs notiek arī klātienē, nozīme ir norādītajam attālinātā darba dienu skaitam. Tad izmaksājamo summu salīdzina ar konkrētajam darbiniekam un mēnesim piemērojamo neapliekamo robežu.

Kādi dokumenti nosaka izmaksu

Atbrīvojumu var piemērot darba devējs, kuram darbinieks iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu. Darba līgumam vai rīkojumam jāparāda, par kādu periodu paredzēts attālinātais darbs un kādus darbinieka izdevumus kompensē. Ja rīkojums sāk darboties vai zaudē spēku mēneša vidū, datums nosaka, par kuru mēneša daļu kompensāciju rēķina.

Par noteikto mēneša kompensāciju darbiniekam nav jāiesniedz katrs elektrības vai interneta rēķins. VID metodiskais materiāls paredz iespēju darba devējam noteikt fiksētu summu vai sadalīt to pa izdevumu veidiem, kā arī izvēlēties, vai kompensāciju pārrēķināt pēc faktiski attālināti nostrādātajām dienām. Izvēlētajai kārtībai jābūt skaidrai pirms algas aprēķina: tā nosaka, vai atsevišķa klātienes diena samazina izmaksu.

Aprēķina veidne pilnam un daļējam mēnesim

Sākuma punkts ir pilnas slodzes mēneša robeža. To reizina ar darbinieka slodzes daļu un, ja attālinātais darbs aptver tikai daļu darba dienu, ar attiecīgo dienu proporciju. Ja darba devējs ir noteicis mazāku mēneša kompensāciju, izmaksu rēķina no šīs summas saskaņā ar vienošanos; nodokļa atbrīvojums nevar pārsniegt aprēķināto robežu.

Tālāk ir nosacīti piemēri mēnesim ar 20 darba dienām. Visos pieņemts, ka darbinieks iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu šim darba devējam un līgumā vai rīkojumā ir noteikti kompensējamie izdevumi.

• Pilns mēnesis attālināti. Darbinieks strādā pilnu slodzi, un rīkojums aptver visas 20 darba dienas. Ja paredzētā kompensācija ir 40 eiro, visu summu var izmaksāt neapliekamu. Pamatojums ir darba līgums vai rīkojums, kurā noteikts attālinātā darba periods, kompensācija un izdevumi.
• Daļējs mēnesis. Pilnas slodzes darbiniekam rīkojums par attālinātu darbu ir spēkā 10 no 20 darba dienām. Nosacītā robeža ir 40 × 10 ÷ 20 = 20 eiro. Rīkojumā vajadzīgs spēkā stāšanās datums; proporcionāls aprēķins nepieciešams arī tad, ja darba attiecības mēneša laikā sākas vai beidzas.
• Nepilna slodze. Darbinieks strādā 0,75 slodzi un visu mēnesi attālināti. Robeža ir 40 × 0,75 = 30 eiro. Slodzei jāatbilst darba līgumam, bet attālinātā darba un izdevumu kompensācijas kārtībai jābūt noteiktai līgumā vai rīkojumā.
• Nepilna slodze un jaukts darbs. Ja šis darbinieks attālināti strādā 12 no 20 darba dienām, nosacītā robeža ir 40 × 0,75 × 12 ÷ 20 = 18 eiro. Līgumam vai rīkojumam jānosaka attālināto dienu proporcija; ja kompensāciju rēķina pēc faktiskajām dienām, vajadzīga arī to uzskaite.

Klātienes diena ne vienmēr maina aprēķinu. Ja rīkojums paredz darbu attālināti un ierašanos darba vietā tikai pēc vajadzības, bet neparedz detalizētu dienu uzskaiti vai pārrēķinu, kompensācija var palikt noteiktajā mēneša apmērā. Ja rīkojumā paredzēta samaksa tikai par faktiski attālināti nostrādātajām dienām, tās jāņem vērā.

Īslaicīga slimība un prombūtnes robeža

Īslaicīgu prombūtni, piemēram, darbnespēju ar A lapu, neatskaita no mēneša neapliekamās kompensācijas tikai tāpēc, ka darbinieks šajās dienās nestrādāja attālināti. Ja pilnas slodzes darbinieka rīkojums aptver visu mēnesi, paredz mēneša kompensāciju un neprasa detalizētu attālināto dienu uzskaiti, īslaicīga slimība pati par sevi robežu nesamazina.

Jānošķir nodokļa robeža no darba devēja apsolītās izmaksas. Ja vienošanās paredz maksāt tikai par uzskaitītām faktiski attālināti nostrādātām dienām, izmaksu nosaka pēc šīs kārtības. Savukārt atbrīvojumu nepiemēro ilgstošas prombūtnes laikā, kas pārsniedz 30 dienas; VID šo ilgumu vērtē kalendāra mēneša ietvaros. Ja rīkojums stājies spēkā tikai mēneša vidū, arī slimība nepagarina periodu, par kuru to var piemērot.

Kas notiek ar summu virs robežas

Darba devējs var vienoties par lielāku kompensāciju, taču pārsniegums kļūst par ar algas nodokli un valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām apliekamu darba ienākumu. Nosacīts piemērs: pilnas slodzes darbiniekam par pilnu attālinātā darba mēnesi izmaksā 55 eiro. Neapliekamā daļa ir 40 eiro, bet atlikušos 15 eiro apliek. Ja slodzes vai dienu proporcijas dēļ darbinieka robeža ir mazāka, apliekamā daļa attiecīgi pieaug.

VID skaidrojums par sociālajām iemaksām nosaka, pie kādiem nosacījumiem kompensācija neveido šo iemaksu objektu. Algas aprēķinā tāpēc jānodala neapliekamā daļa un pārsniegums. Darba devēja paziņojumā par fiziskajai personai izmaksātajām summām neapliekamo kompensāciju norāda ar ienākuma veida kodu 3063, bet pārsniegumu deklarē kopā ar darba algu.

Aprīkojuma iegādei ir cits pamatojums

Darbinieka personīgā datora nolietojumu, mājās patērēto elektrību vai sakaru pakalpojumus var ietvert mēneša attālinātā darba kompensācijā. Cita situācija ir darbam vajadzīga aprīkojuma iegāde pēc darba devēja uzdevuma. Ja pirkumu apliecina ārēji darījuma dokumenti, aprīkojums kļūst par darba devēja īpašumu un izdevumus iegrāmato darba devēja grāmatvedībā, atlīdzinājumu nevērtē pēc mēneša kompensācijas robežas.

Šiem maksājumiem vajadzīgs atšķirīgs pamatojums. Mēneša kompensācijai nepieciešama vienošanās vai rīkojums par attālināto darbu un kompensējamiem izdevumiem. Darba devējam piederoša aprīkojuma iegādei nepieciešams arī uzdevums to iegādāties, pirkuma dokumenti un mantas uzskaite grāmatvedībā. Tādējādi darbinieka mājas izdevumu kompensācija un darba devēja mantas iegādes atlīdzinājums algas aprēķinā paliek atsevišķas summas.

Lasiet arī:

• NIS2 Latvijā: pirmais darbs nav audits, bet uzņēmuma statusa pārbaude
• ECB grib testēt MI aģentus ar digitālo eiro — emisija vēl nav izlemta
• Trello vai Notion: lētāka tāfele pret vienotu darba telpu