HubSpotかZoho CRMか、3人目の無料枠で差がつく

営業担当3人がそれぞれCRMを使い、顧客管理を無料で始めるならZoho CRMが合う。HubSpotの無料ツールは2ユーザーまで、Zoho CRMの無料プランは3ユーザーまでだからだ。2人で始めるなら両方が人数の条件を満たし、営業記録とマーケティング施策をどこまで一体で運用したいかが選択の軸になる。

人数だけで決めると、顧客データが増えたときや処理を自動化したいときの費用を見落としやすい。有料化後の席代を試算する際も、全員が商談を更新するのか、閲覧だけの人がいるのかで必要な権限は変わる。小規模チームには、無料で収まる期間と、必要な機能を含む有料プランの費用を分けて考えるのが実用的だ。

無料枠の差は、誰が商談を更新するかで決まる

営業担当が自分の商談を登録し、顧客とのやり取りを更新するなら、各人の利用権を数える必要がある。3人目も同じ作業をするチームでは、Zoho CRMなら無料枠内に収まる一方、HubSpotでは有料化を考えることになる。管理者だけが入力して結果を別の方法で共有する運用なら必要なアカウント数は少なくなるが、担当者全員がCRMを使う運用とは仕事の進め方が異なる。

無料でアカウントを作れることは、予定する業務のすべてを無料機能で行えることを意味しない。連絡先と商談の記録が中心なら、まず無料版で必要な項目を整理できる。担当者への割り当て、権限の分け方、営業段階に応じた処理まで求めるなら、人数が無料枠内でも機能の条件を確認する必要がある。

2人・3人・10人の席代をどう見るか

日本向けの料金比較は、年払い時の有料最安プランをHubSpotが1人当たり月額1,800円、Zoho CRMが同1,760円と整理している。Zoho CRMの公式料金表でも、スタンダードは年間契約の月額換算で1ユーザー当たり税抜き1,760円と表示される。HubSpot側は選ぶ製品や契約条件で価格が変わるため、この単価による計算を確定した請求額とは扱えない。

顧客管理が無料機能で足りるという条件なら、2人のチームはどちらも席代が月額0円になる。3人ではZoho CRMが月額0円のまま全員に利用権を用意できる。HubSpotで3人全員に比較表の有料最安席を割り当てると仮定した場合は月額5,400円であり、3人目だけを追加した際の請求額を示すものではない。

10人全員に同じ最安の有料席を割り当てる仮定なら、HubSpotは月額18,000円、Zoho CRMは年間契約の月額換算で17,600円になる。この差額だけで製品を決めると、実際に使う自動化や配信機能のプランを見落とす。Zoho CRMには営業部門以外の人向けに権限を絞ったチームユーザーもあるが、商談の担当者として働く営業担当の席を一律に置き換える前提にはできない。

顧客管理だけなら、保存する情報の形も比べる

少人数でも、過去の問い合わせと既存顧客をまとめて移すと、利用人数より先にデータの上限に達することがある。HubSpotの無料アカウントでは追加できるコンタクト数に上限があり、Zoho CRMの無料プランにもタブに登録できるデータの枠がある。Zoho CRMのタブは見込み客、連絡先、商談などを扱う単位なので、無料で使える人数の差を、顧客情報の保存余地の差と同一視できない。

移行前に分けたいのは、相手の連絡先、会社の情報、進行中の商談、過去の活動履歴だ。同じ相手が複数の表に載っている場合、そのまま取り込むと重複や更新漏れにつながる。誰がどの記録を直すかまで決めておけば、製品を使い始めた後の入力負担を見積もりやすい。これは特定のCRMだけの問題ではなく、現在の営業記録を共通の形にそろえる作業である。

顧客管理だけを目的にする3人チームなら、Zoho CRMの無料人数は明確な利点になる。2人なら、連絡先や商談の項目をどう作れるか、担当者が日々どの情報を更新するかを比べる方が有益だ。無料枠を長く使うために記録する情報を減らすと、後で営業履歴を追えなくなるため、必要なデータの量を先に見積もるべきだ。

フォームとメール配信を営業記録につなぐ場合

問い合わせフォームで得た見込み客を営業記録につなぎ、同じ基盤からメールを送るなら、HubSpotを検討する理由がある。Marketing Hubの料金表では、無料ツールのマーケティングメール送信枠は月間2,000件、Starterに含まれるマーケティングコンタクトは1,000件と示される。メールの自動送信で使えるアクションの範囲も、無料版と有料版で異なる。

ここで分けて数えるべきなのは、CRMに保存する連絡先と、マーケティングメールの配信対象だ。営業が参照するだけの顧客まで配信対象にする必要はないが、配信対象が増える事業では席数だけの試算では総額が見えない。フォームからの登録と少量の配信で足りるか、継続的なメール施策まで行うかによって、必要な契約が変わる。

Zoho CRMの無料版にもWebフォーム、メール送信、顧客情報の管理がある。したがって、フォームを使いたいという理由だけでHubSpotを選ぶ必要はない。判断の分かれ目は、営業担当が参照する記録と、配信対象の管理やメール施策をどの範囲まで一体で運用したいかだ。複数の製品を組み合わせる場合は、席代のほかに連携と設定の手間も費用として考えたい。

自動化を重視するなら、処理を具体化する

「自動化できるか」だけでは必要なプランを決められない。Zoho CRMの無料版にはワークフロールール、メール通知、タスクアクションがあり、スタンダードにはワークフローなどが含まれる。上位のプロフェッショナルでは、営業プロセスを段階に沿って管理するブループリントも選択肢になる。通知を出す、担当者に作業を作る、商談を所定の手順で進めるという業務は、それぞれ必要な設定が違う。

HubSpotでも、営業活動の自動化とマーケティングメールの自動化は分けて考える必要がある。新しい商談を担当者へ知らせる処理と、問い合わせ後に見込み客へ段階的なメールを送る処理では、使う機能が異なる。自動化を重視するチームは「誰の、どの操作をきっかけに、何を実行するか」まで書き出すと、無料版で足りる範囲と有料機能が必要な範囲を区別しやすい。

初期設定の負担も、この処理の数に左右される。通知だけなら、担当者と通知先を決める作業が中心になる。商談段階に応じて作業を変えるなら、段階の定義、例外、更新権限までそろえなければ、同じ顧客に異なる処理が走りかねない。機能の多さは選択肢を広げる一方、運用ルールを決める時間も必要にする。

小規模チームが選ぶときの結論

顧客管理が中心で3人全員が入力するなら、Zoho CRMの無料枠が最も直接的な利点になる。2人なら人数では差がつかず、フォームやメール施策を営業記録と結び付けたいチームにはHubSpotが候補になる。自動化を優先するなら、製品名より先に必要な処理と権限を決め、対応するプランで比べるのがよい。

将来の有料化を見込むチームは、席数に加えて、保存する顧客情報、配信対象、必要な自動処理を同じ条件で見積もる。全員に有料席を割り当てた試算は費用の目安にはなるが、実際の契約は製品の組み合わせと各人の権限で変わる。無料枠で始める際にも、その後に増えるのが利用者なのか、顧客データなのか、配信業務なのかを見極めておくと選びやすい。