Facture freelance impayée : les 40 € dus dès J+1

Dès le lendemain de l’échéance, un freelance peut réclamer à son client professionnel le solde de la facture, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Ces sommes sont exigibles sans relance ni mise en demeure préalable lorsque l’opération relève des règles françaises applicables aux transactions entre professionnels.

Les 40 € ne sont pas un tarif journalier : ils sont dus une seule fois par facture en retard, même après un règlement partiel. La foire aux questions de la DGCCRF précise que l’indemnité s’applique dès le premier jour suivant l’échéance et reste fixée à 40 € quelle que soit la durée du retard.

Vérifier l’échéance et le régime applicable

Relevez la date de règlement inscrite sur la facture, puis vérifiez le devis, le contrat et les conditions générales de vente. En l’absence de délai convenu, le paiement intervient en principe dans les 30 jours suivant l’exécution de la prestation ; les parties peuvent notamment convenir de 60 jours après l’émission de la facture ou de 45 jours fin de mois si les conditions légales sont respectées.

La fiche officielle sur les délais entre professionnels indique que les pénalités courent chaque jour à partir du lendemain de l’échéance. À défaut de taux contractuel conforme, le taux fondé sur le refinancement de la BCE majoré de dix points atteint 12,40 % par an au second semestre 2026 ; un taux prévu par les parties ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit 8,25 % pour cette période.

Ce régime ne s’applique pas à une facture adressée à un consommateur. Il faut également distinguer les marchés publics, soumis à leurs propres règles, et vérifier la nature de l’opération : l’indemnité ne couvre pas notamment les baux commerciaux ou la location avec option d’achat. Elle ne peut pas non plus être invoquée lorsqu’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation interdit le paiement de la créance à son échéance.

La chronologie utile, de J+1 à la mise en demeure

Chronologie du recouvrement d’une facture professionnelle, de la vérification à J+1 jusqu’à la mise en demeure.

À J+1 : vérifiez l’absence de virement, rassemblez la facture, le devis accepté et la preuve d’exécution, puis envoyez une relance factuelle. Mentionnez que les pénalités et l’indemnité de 40 € sont déjà exigibles.
Après quelques jours : sans réponse ni paiement, adressez une seconde relance avec un décompte actualisé et une date précise de règlement. Contactez directement le service comptable si votre interlocuteur opérationnel ne traite pas les factures.
Après un engagement non tenu ou un silence persistant : envoyez une mise en demeure formelle. Il est inutile d’accumuler des messages identiques : cherchez soit un paiement, soit une date de virement vérifiable.
À l’expiration du délai fixé : choisissez la procédure de recouvrement en fonction du montant, des pièces disponibles et de l’existence éventuelle d’une contestation.

Cette progression est une méthode pratique, pas un calendrier imposé par la loi. Une relance n’est pas obligatoire : vous pouvez envoyer directement une mise en demeure lorsque les circonstances le justifient.

Calculer les pénalités sans multiplier les 40 €

Calcul séparant le solde impayé, les pénalités quotidiennes et l’indemnité forfaitaire unique de 40 €.

La formule est : solde impayé TTC × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365. Le lendemain de l’échéance compte comme premier jour. Après un paiement partiel, poursuivez le calcul sur le seul solde restant, jusqu’à la mise à disposition effective des fonds.

Exemple conditionnel : pour un solde TTC de 2 000 € resté impayé pendant 20 jours au taux annuel de 12,40 %, les pénalités atteignent 13,59 €, soit 2 000 × 0,124 × 20 ÷ 365. La somme réclamée est donc de 2 053,59 € : 2 000 € de principal, 13,59 € de pénalités et une seule indemnité de 40 €.

En revanche, trois factures distinctes arrivées à échéance peuvent entraîner trois indemnités, soit 120 €. Les 40 € ne sont pas soumis à la TVA. Si les frais de recouvrement réellement engagés dépassent ce forfait, une indemnisation complémentaire peut être demandée, à condition d’en justifier le montant.

Donner une fonction différente à chaque relance

La première relance peut laisser la place à une erreur administrative tout en créant une trace écrite :

« Objet : facture [numéro] échue le [date]. Sauf erreur de notre part, son montant de [montant] € reste impayé. Merci de nous confirmer la date du virement. Depuis le [date], les pénalités prévues ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € sont exigibles. La facture est jointe à ce message. »

La seconde relance doit obtenir un engagement précis et présenter le décompte :

« Objet : deuxième relance – facture [numéro]. Malgré notre message du [date], le règlement n’a pas été reçu. Au [date], le montant dû comprend [principal] € de principal, [pénalités] € de pénalités et 40 € d’indemnité forfaitaire. Merci d’effectuer le paiement avant le [date] ou de transmettre le justificatif du virement. À défaut, une mise en demeure sera adressée. »

Joignez la facture à chaque message et conservez les courriels, leurs pièces jointes et les réponses. Vérifiez également le RIB communiqué sans accepter, sur la foi d’un simple courriel, un changement de coordonnées bancaires qui n’aurait pas été authentifié.

Formaliser la mise en demeure et le dossier

Dossier de recouvrement réunissant contrat, preuve de prestation, facture, relances, décompte et mise en demeure.

La procédure officielle de recouvrement amiable présente la relance et la mise en demeure comme deux étapes non obligatoires ; cette dernière peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, dans des termes suffisamment clairs et formels, ou signifiée par un commissaire de justice.

Le courrier doit identifier les parties, la facture et son échéance, rappeler l’origine de la créance, détailler le principal, les pénalités arrêtées à la date du courrier et les 40 €, puis fixer un délai ferme. Accorder huit jours peut être pertinent dans un dossier simple, mais il ne s’agit pas d’un délai légal universel.

Une formulation possible est : « Nous vous mettons en demeure de régler sous huit jours la somme de [total] €, correspondant à la facture [numéro], aux pénalités arrêtées au [date] et à l’indemnité forfaitaire de 40 €. À défaut de règlement dans ce délai, nous engagerons la procédure de recouvrement appropriée, sans nouvelle relance. »

Archivez le devis ou le contrat accepté, la preuve d’exécution, la facture, les CGV applicables, les relances, l’accusé de réception et un décompte daté. En l’absence de paiement, ces pièces permettront d’évaluer une injonction de payer ou une autre procédure judiciaire. Une contestation sérieuse sur la prestation, une procédure collective ou un client établi à l’étranger justifie toutefois un examen juridique du dossier avant d’engager des frais.

Facture freelance impayée : les 40 € sont dus dès le premier jour