Clockify oder Toggl: Gratisgrenzen und Teamkosten

Für ein wachsendes Team, das zunächst nur Stunden erfasst, bietet Clockify mehr Spielraum: Clockifys Tarifübersicht nennt fünf aktive Personen im Gratisplan sowie bei Jahreszahlung 3,99 US-Dollar für Basic, 5,49 für Standard und 7,99 für Pro je Sitz und Monat. Toggls aktuelle Preisliste nennt für das neue Toggl drei Gratisnutzer sowie 9 US-Dollar für Starter und 16 US-Dollar für Premium je Person und Monat bei Jahreszahlung. Wer Stunden auch mit Sätzen versehen, freigeben oder abrechnen muss, vergleicht deshalb die benötigten Funktionen und sämtliche Sitze statt nur den Einstiegspreis.

Eine wichtige Unterscheidung betrifft bestehende Nutzer: Das neue Toggl und Toggl Track sind getrennte Produkte. Laut den Hinweisen für Track-Nutzer bleibt Toggl Track verfügbar; Daten können in das neue Produkt übernommen werden, doch die Funktionen sind nicht deckungsgleich. Die genannte Grenze von drei Gratisnutzern und die Preise der aktuellen Toggl-Preisliste sollten daher nicht ungeprüft auf einen bestehenden Track-Arbeitsbereich übertragen werden.

Wo die kostenlose Zeiterfassung an Grenzen stößt

Clockify Free deckt Timer, Stundenzettel, Projekte und Berichte ab. Die Regeln für Clockify Free begrenzen eine Berichtsabfrage auf 31 Tage, lassen Berichtsexporte nur als PDF zu und machen Projekte für alle Mitglieder des Arbeitsbereichs sichtbar. Ältere Einträge verschwinden dadurch nicht: Längere Zeiträume lassen sich in einzelnen Monatsabfragen ansehen. Für eine Agentur mit vertraulichen Kundenprojekten kann die Sichtbarkeit jedoch schon vor Erreichen der Personengrenze ausschlaggebend sein.

Im neuen Toggl können Gratisnutzer ihre eigene Zeit erfassen und persönliche Berichte aufrufen; Teamberichte und abrechenbare Sätze gehören zu Starter. Bei Clockify beginnen abrechenbare Sätze ebenfalls erst mit Basic. Damit ist „kostenlos“ für beide Dienste vor allem ein Angebot zur Zeiterfassung. Sobald ein Team aus den Stunden gemeinsame Umsatzberichte erzeugen will, reicht der jeweilige Gratisplan nicht mehr. Die zunächst großzügigere Nutzergrenze von Clockify beseitigt diese Funktionsgrenze nicht.

Rechnung, Stundensatz und Freigabe sind verschiedene Funktionen

Für Solo-Selbstständige gibt es bei Toggl Track einen Sonderfall: Aus einem Bericht lässt sich auch im Gratisplan eine PDF-Rechnung erstellen. Die Anleitung zur Track-Rechnung beschreibt bearbeitbare Rechnungsangaben und weist darauf hin, dass das PDF im Gratisplan das Toggl-Logo trägt. Die Rechnung wird aus ausgewählten Zeiteinträgen erzeugt; ohne hinterlegte abrechenbare Sätze müssen Beträge bei Bedarf bearbeitet werden. Diese Funktion gehört ausdrücklich zu Toggl Track. Aus ihr lässt sich keine entsprechende Gratisleistung des neuen Toggl ableiten.

Clockify Basic erlaubt, abrechenbare Sätze zu hinterlegen und Beträge in Berichten auszuwerten. Wer aus erfasster Zeit innerhalb von Clockify eine Rechnung erzeugen oder Stundenzettel formell genehmigen lassen will, benötigt Standard. Das neue Toggl schaltet Sätze und Teamberichte mit Starter frei, während die Freigabe von Stundenzetteln und Rentabilitätsberichte Premium vorbehalten sind. Für die Rentabilität zählt mehr als der Kundensatz: Erst interne Arbeitskosten machen sichtbar, welche Marge nach dem Aufwand bleibt. Bei Clockify liegt diese Kosten- und Gewinnsicht in Pro.

Die beiden Rechnungsvorgänge sollten auch buchhalterisch nicht gleichgesetzt werden. Ein heruntergeladenes PDF aus Toggl Track ist ein Rechnungsdokument; die Track-Anleitung beschreibt zudem, dass die erzeugte Rechnung nicht als bearbeitbarer Entwurf in der Anwendung gespeichert wird. Clockify Standard führt Rechnungsstellung und Rechnungsstatus als Funktionen des Dienstes. Wer bereits ein separates Buchhaltungssystem verwendet, braucht möglicherweise nur einen belastbaren Stundennachweis und abrechenbare Beträge. Dann kann ein günstigerer Tarif genügen, obwohl ihm eine integrierte Rechnung fehlt.

Vier Arbeitsabläufe und ihre Kostenfolge

Solo-Freelancer: Für reine Stundennachweise sind beide aktuellen Gratisangebote ausreichend. Soll der Dienst selbst einen Kundensatz hinterlegen, kostet Clockify Basic rechnerisch 3,99 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung, das neue Toggl Starter 9 US-Dollar. Wer nur gelegentlich eine PDF-Rechnung aus erfasster Zeit braucht, hat mit Toggl Track Free eine besondere Option; beim neuen Toggl ist diese Track-Funktion nicht Teil des hier verglichenen Gratisangebots. Für integrierte Rechnungen in Clockify führt der Weg zu Standard.
Dreierteam: Für gemeinsame Zeiterfassung liegen drei Personen innerhalb beider genannten Gratisgrenzen. Clockify lässt danach noch Platz für weitere Mitglieder; beim neuen Toggl endet der kostenlose Spielraum an dieser Teamgröße. Benötigt das Team abrechenbare Sätze und Teamberichte, ergeben die genannten Jahresabo-Preise rechnerisch 11,97 US-Dollar pro Monat für Clockify Basic und 27 US-Dollar für Toggl Starter. Die Rechnung setzt voraus, dass alle drei Personen einen bezahlten Sitz erhalten.
Agentur mit Freigaben: Angenommen, fünf aktive Personen erfassen Kundenstunden und eine verantwortliche Person genehmigt die Stundenzettel vor der Abrechnung. Dafür reichen Clockify Standard und Toggl Premium; aus den genannten Sitzpreisen ergeben sich rechnerisch 27,45 beziehungsweise 80 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung. Clockify Standard umfasst dabei auch Rechnungen. Soll die Agentur zusätzlich interne Arbeitskosten gegen Kundenerlöse stellen, steigt die passende Clockify-Stufe auf Pro und der rechnerische Monatswert für fünf Sitze auf 39,95 US-Dollar.
Team mit Datenschutzbedenken: Ein angenommenes Viererteam zahlt für einfache Zeiterfassung bei Clockify Free nichts. Im neuen Toggl überschreitet es die Gratisgrenze; vier Starter-Lizenzen ergeben aus dem genannten Jahresabo-Preis rechnerisch 36 US-Dollar pro Monat. Dieser Betrag kann für ein Team vertretbar sein, das eine ausdrückliche Produktentscheidung gegen Mitarbeiterüberwachung verlangt. Wer Clockify wählt, sollte zugleich die Sichtbarkeit der Projekte im Gratisplan und die Funktionen höherer Tarife getrennt beurteilen.

Was die Datenschutzentscheidung tatsächlich verändert

Toggl erklärt in seiner Preisliste, keine Screenshots, Tastenanschläge, Browserverläufe oder Standorte von Beschäftigten zu erfassen. Clockify führt Aktivitätsüberwachung und optionale GPS-Erfassung in Pro auf. Daraus folgt nicht, dass Clockify Free solche Daten erhebt oder dass ein Pro-Team die Funktionen einschalten muss. Für manche Teams zählt jedoch schon, ob Überwachung als Produktfunktion verfügbar ist; andere können sie durch Tarifwahl und Einstellungen ausschließen.

Bei Clockify kommt eine andere Datenschutzfrage hinzu: Im Gratisplan sind Projekte für alle Mitglieder des Arbeitsbereichs sichtbar. Das betrifft die Vertraulichkeit innerhalb des Teams und ist etwas anderes als Standort- oder Aktivitätsüberwachung. Ein kleines Studio mit getrennten Kundenmandaten kann deshalb früher an eine Grenze stoßen als ein Team, das lediglich gemeinsame Projektstunden sammelt. Bei bezahlten Clockify-Tarifen belegt außerdem jede aktive oder eingeladene Person einen Sitz; zusätzliche Einladungen verändern die Kosten auch dann, wenn die betreffende Person noch keine Zeit erfasst hat.

Lesen Sie auch: