MeisterTask oder Trello? Drei Gratisprojekte machen den Einstieg enger

Für kleine Teams mit vielen getrennten Kunden- oder Kampagnenabläufen bietet Trello im Gratisplan mehr Platz. Die MeisterTask-Preise nennen drei kostenlose Projekte, unbegrenzt viele Teammitglieder und für Pro bei jährlicher Zahlung 12,50 Euro pro Person und Monat. Die Trello-Tarife begrenzen Free auf zehn Boards und zehn Mitwirkende je Workspace, Anhänge auf 10 MB je Datei und Automationen auf 250 Ausführungen im Monat; Standard kostet bei jährlicher Zahlung 5 US-Dollar pro Person und Monat und erhöht die beiden Funktionsgrenzen auf 250 MB beziehungsweise 1.000 Ausführungen.

MeisterTask passt damit zu Teams, deren Arbeit in wenigen dauerhaften Projekten Platz findet. Trello ist im kostenlosen Einstieg flexibler, wenn Aufträge eigene Boards brauchen und das Team innerhalb der Mitwirkendengrenze bleibt. Projekt und Board sind dabei keine identischen Maßeinheiten: In beiden Werkzeugen lässt sich mehrere Arbeit in einem Bereich bündeln, doch eine solche Zusammenlegung verändert die Übersicht und die Trennung zwischen Aufträgen.

Wann die Struktur den Gratisplan sprengt

MeisterTask begrenzt die Zahl eigenständiger Projekte, nicht die Zahl der Aufgaben darin. Eine Agentur kann ihre laufenden Aufgaben also weiter in vorhandenen Projekten organisieren. Will sie für einen zusätzlichen Kunden einen eigenen Projektbereich mit klar getrenntem Zugriff und Ablauf anlegen, wird die Projektgrenze relevant. Pro hebt sie auf.

Trello setzt die Boardgrenze pro Workspace. Ein Board kann eine ganze Kundenbeziehung oder nur eine einzelne Kampagne abbilden; deshalb ergibt sich aus der Tarifzahl allein keine feste Anzahl möglicher Aufträge. Bei vielen parallel laufenden Vorgängen ist ein eigenes Board je Vorgang oft leichter zu überblicken als eine lange gemeinsame Kartenliste. Das ist eine Frage der Arbeitsorganisation, keine zusätzliche Funktion des Bezahlplans.

Auch mehrere kostenlose Trello-Workspaces sind möglich. Zusätzliche Boards erzwingen deshalb nicht automatisch ein Abo: Das Team kann Arbeit auf Workspaces verteilen. Wer alle Boards zusammen verwalten möchte, muss dagegen die Grenze eines einzelnen Workspace beachten. Die Trennung ist besonders für Teams mit gemeinsamem Überblick über Kunden, Kampagnen und interne Arbeit ein echter Gegenwert zum kostenlosen Ausweichen.

Teamgröße sagt noch nichts über Schreibrechte

Die unbegrenzte Mitgliederzahl bei MeisterTask bedeutet keine unbegrenzte Zahl aktiv Bearbeitender. Die MeisterTask-Hilfe zu Produktlizenzen begrenzt Basic auf fünf Inhaltsmanagerinnen und Inhaltsmanager; weitere Teammitglieder können als Leserinnen und Leser hinzukommen. Nur die erste Gruppe darf Inhalte erstellen und bearbeiten. Für ein Team, in dem ein kleiner Kern Aufgaben pflegt und andere den Stand verfolgen, kann das genügen.

Anders sieht es aus, wenn alle Beteiligten regelmäßig Aufgaben aktualisieren sollen. Dann erreicht MeisterTask Basic seine Rollengrenze auch bei wenigen Projekten. Trellos kostenlose Mitwirkendengrenze erfasst dagegen die Beteiligten im Workspace. Für die Entscheidung ist daher neben der Kopfzahl wichtig, wer tatsächlich Änderungen vornehmen muss und wer lediglich Einblick benötigt.

Diese Unterscheidung verhindert einen irreführenden Vergleich der Werbeaussagen. „Unbegrenzt viele Teammitglieder“ klingt großzügiger als eine begrenzte Mitwirkendenzahl, beschreibt bei MeisterTask Basic aber auch Personen mit bloßem Lesezugriff. Ein Team sollte seine benötigten Rechte als Teil des Funktionsumfangs betrachten, bevor es aus der Mitgliederzahl auf den passenden Gratisplan schließt.

Bei Anhängen und Automationen verschiebt sich die Grenze

Für Kreativteams kann die Größe einer einzelnen Datei früher entscheidend sein als die Zahl ihrer Projekte. Die MeisterTask-Hilfe für Anhänge nennt 20 MB je Datei in Basic und 200 MB in Pro. Trellos im Tarifvergleich genannte Grenze liegt im Gratisplan darunter; Standard lässt deutlich größere Einzeldateien zu. Es geht jeweils um den einzelnen Upload, nicht um die Zahl der Aufgaben oder Karten.

Wer Entwürfe, Präsentationen oder andere größere Arbeitsdateien direkt an Aufgaben ablegen möchte, kann daher selbst mit wenigen Projekten an eine Upload-Grenze stoßen. Liegen solche Dateien ohnehin in einem externen Speicher, lassen sich stattdessen Links in den Aufgaben verwenden. Das hält die Kanban-Karten schlanker, verlangt aber eine gesonderte Organisation der Dateifreigaben.

Auch Automationen sind unterschiedlich gestaffelt. MeisterTask führt wiederkehrende Aufgaben und Automationen im Pro-Tarif. Trello erlaubt automatische Befehle bereits kostenlos, begrenzt deren monatliche Ausführung jedoch; Standard erweitert das Kontingent. Für gelegentliche Statuswechsel ist das ein Vorteil von Trello Free. Bei Regeln, die durch viele Kartenbewegungen ausgelöst werden, zählt dagegen der tatsächliche Verbrauch und nicht nur, ob eine Automationsfunktion vorhanden ist.

Jahreskosten für drei typische Teamgrößen

Die folgende Modellrechnung verwendet die veröffentlichten Jahreszahlungspreise, geprüft am 10. November 2026. Angenommen wird, dass jede genannte Person Inhalte bearbeiten soll und jedes getrennte Vorhaben bei Trello ein eigenes Board erhält. Der Zeitraum beträgt zwölf Monate; die Beträge sind ohne Steuern, mögliche regionale Preisanpassungen und Wechselkurse gerechnet. Euro und US-Dollar bleiben deshalb getrennt.

• Drei Personen, drei Vorhaben: Beide Teams bleiben innerhalb der Gratisgrenzen. MeisterTask Basic kostet im Modell 0 Euro, Trello Free 0 US-Dollar im Jahr. Ein Bezahlplan wäre nur für zusätzliche Funktionen oder größere direkt hochgeladene Dateien nötig.
• Fünf Personen, vier Vorhaben: Wenn alle bearbeiten und jedes Vorhaben einen eigenen Bereich braucht, überschreitet MeisterTask die Projektgrenze. Pro ergibt 750 Euro im Jahr: fünf Personen mal 12,50 Euro mal zwölf Monate. Trello bleibt mit einem Workspace und vier Boards bei 0 US-Dollar.
• Zehn Personen, elf Vorhaben: MeisterTask Pro ergibt für zehn aktiv Bearbeitende 1.500 Euro im Jahr. Sollen bei Trello alle elf Boards in einem Workspace liegen, ergibt Standard für zehn zahlende Mitglieder 600 US-Dollar im Jahr. Werden die Boards stattdessen auf zwei kostenlose Workspaces verteilt und bleiben dort jeweils innerhalb der Gratisgrenzen, beträgt der angesetzte Trello-Preis 0 US-Dollar; der gemeinsame Workspace entfällt.

Die Rechnung zeigt, an welcher Stelle die gewünschte Struktur Geld kostet. Sie ist kein direkter Preisvergleich in einer gemeinsamen Währung und bildet keine abweichende Zahl zahlungspflichtiger Gäste ab. Vor allem das mittlere Szenario macht die Schwelle sichtbar: Ein zusätzlich getrenntes Vorhaben verändert die MeisterTask-Rechnung, während Trello in einem kostenlosen Workspace noch Spielraum hat.

Was Bewertungen ergänzen – und was die Wahl bestimmt

Im Capterra-Vergleich erreicht MeisterTask 4,7 von 5 Punkten aus 1.157 Rezensionen, Trello 4,5 aus 23.441; für MeisterTask erscheint dort außerdem ein Startpreis von 13,50 Euro im Monat. Die höhere Durchschnittsnote steht somit neben einer deutlich kleineren Bewertungsstichprobe. Der angezeigte Startpreis ist nicht ausdrücklich als derselbe Jahreszahlungspreis ausgewiesen; für die Modellrechnung gilt die veröffentlichte Herstellerangabe mit dieser Zahlungsweise.

Nutzerurteile können die Erfahrung mit Bedienung und Funktionen ergänzen. Ob ein Team kostenlos bleibt, ergibt sich jedoch aus seiner eigenen Struktur: getrennte Vorhaben, Menschen mit Bearbeitungsrechten, typische Einzeldateien und wiederkehrende Abläufe. Für wenige Projekte mit einem kleinen Bearbeitungskern ist MeisterTask Basic plausibel. Bei vielen eigenständigen Boards bietet Trello Free mehr Raum, solange die Mitwirkenden und der gewünschte gemeinsame Workspace zu seinen Grenzen passen.

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