Zapier und Make: Gleicher Lauf, andere Kostenbasis

Für eine selten ausgelöste Formular-zu-E-Mail-Automation kann Zapier die günstigere Wahl sein. Bei höherem Volumen und mehreren Aktionen kann Make weniger kosten. Der Unterschied beginnt beim Zählen: Nach den Zapier-Tarifen verbrauchen erfolgreiche Standardaktionen Tasks, die Prüfung auf einen neuen Auslöser dagegen nicht. Im kostenlosen Tarif sind 100 Tasks pro Monat und Zaps aus einem Auslöser und einer Aktion enthalten.

Make berechnet auch die Suche nach neuen Daten. Die Make Academy beschreibt für ein abfragendes Auslösermodul einen Credit je Prüfung – selbst wenn es nichts findet. Ein nachfolgendes Standardmodul verbraucht gewöhnlich je Ausführung einen weiteren Credit. Für eine Kostenrechnung müssen deshalb Prüfungen, eingetroffene Datensätze und ausgeführte Aktionen getrennt bleiben.

Was der veröffentlichte Test tatsächlich gemessen hat

Der Praxistest mit Google Sheets und Gmail verzeichnete für eine neue Tabellenzeile und eine gesendete E-Mail einen Zapier-Task sowie zwei Make-Credits bei einem sauberen erneuten Durchlauf; ein früherer Make-Durchlauf mit drei Credits enthielt zwei Ausführungen des Gmail-Moduls. Die drei Credits beschreiben somit keinen Verbrauch pro einzelner E-Mail. Auch die zwei Credits des erneuten Durchlaufs umfassen nur dessen Prüfung und Versand, nicht alle ergebnislosen Prüfungen zwischen zwei Eingängen.

Das erklärt, warum die Zahl erfolgreicher E-Mails allein als Vergleichsmaßstab nicht reicht. Bei Zapier verursacht eine erfolgreiche Sendeaktion im einfachen Zap einen Task, unabhängig davon, wie oft der Auslöser zuvor geprüft wurde. Bei Make kostet die erfolgreiche Prüfung einen Credit und der einmalige Versand einen weiteren. Kommen mehrere neue Zeilen bei derselben Prüfung an, kann das Auslösermodul sie in einer Ausführung erfassen; das Sendemodul läuft anschließend für jede Zeile einzeln.

Formular und E-Mail: Wann die leeren Prüfungen ins Gewicht fallen

Für die folgende bedingte Beispielrechnung landet jede Formularantwort als neue Zeile in Google Sheets und löst genau eine Gmail-Nachricht aus. Beide Automationen prüfen im Viertelstundentakt. Der angenommene Monat hat 30 Tage mit zusammen 40 Antworten. Unter diesen Bedingungen benötigt Zapier 40 Tasks für die Sendungen. Make führt rund um die Uhr 2.880 Prüfungen aus; zusammen mit den 40 Sendungen ergeben sich 2.920 Credits.

Die hohe Make-Zahl entsteht überwiegend in Stunden ohne neue Antwort. Würde dasselbe Szenario nur an 20 Arbeitstagen jeweils acht Stunden lang alle 15 Minuten prüfen, fielen 640 Prüfungen an. Bei unverändert 40 Antworten ergäbe das 680 Credits; Zapier bliebe bei 40 Tasks. Die kürzere Aktivierung verändert allerdings auch den Dienst: Antworten außerhalb dieses Zeitfensters werden erst bei der nächsten Prüfung verarbeitet. Für zeitkritische Bestätigungen kann diese Verzögerung schwerer wiegen als der eingesparte Verbrauch.

Nun steigt im selben begrenzten Zeitfenster die Zahl der Antworten auf 300. Solange eine Prüfung mehrere neue Zeilen erfassen kann und jede Zeile genau einen Versand auslöst, benötigt Make 640 Credits für Prüfungen und 300 für Gmail, also 940 Credits. Zapier benötigt 300 Tasks. Mehr Eingänge erhöhen auf beiden Seiten die Sendekosten; die 640 Make-Prüfungen bleiben in diesem Modell konstant. Deshalb verändert eine bessere Auslastung der Prüfungen das Verhältnis der beiden Zähler deutlich.

Diese Rechnungen setzen einen regelmäßig abfragenden Auslöser voraus. Bei einem sofortigen Auslöser oder zusätzlichen Modulen sähe die Make-Seite anders aus. Ebenso können Duplikate, mehrere Sendungen je Antwort oder andere Aktionen den Verbrauch erhöhen. Die Beispiele beschreiben festgelegte Abläufe und sind keine Messung eines ganzen Monats.

Verzweigte Bestellungen: Jeder genommene Pfad hat eigene Kosten

Ein zweites bedingtes Beispiel verarbeitet 300 Bestellungen während desselben Zeitfensters mit 640 Prüfungen. Für jede neue Bestellung wird ein Kundendatensatz erfolgreich abgefragt. Danach gehen 240 Bestellungen über einen Standardpfad mit einer Bestätigungs-E-Mail; 60 nehmen einen Ausnahmepfad mit einer internen Nachricht und einem zusätzlichen Tabelleneintrag. Jede Bestellung durchläuft genau einen dieser beiden Pfade.

Bei Zapier zählen 300 erfolgreiche Kundenabfragen, 240 Bestätigungen und 120 Aktionen im Ausnahmepfad: insgesamt 660 Tasks. Bei Make kommen zu denselben 660 ausgeführten Aktionen die 640 Prüfungen des Auslösermoduls hinzu. Das ergibt 1.300 Credits. Die Zahl der sichtbaren Zweige verdoppelt den Verbrauch nicht: Entscheidend sind die Module und Aktionen, die eine Bestellung tatsächlich erreicht.

Router und durchlaufene Filter kosten bei Make nach dem beschriebenen Standardmodell selbst keine Credits. Zapier berechnet seine eingebauten Pfad- und Filterschritte ebenfalls nicht als Tasks. Eine zusätzliche Suche in einer externen App ist dagegen eine ausgeführte Aktion und gehört in beide Rechnungen. Verarbeitet ein Modul mehrere Datensätze einzeln oder nutzt eine Funktion einen abweichenden Credit-Satz, muss auch dieser Mehrverbrauch berücksichtigt werden.

Welche Tarifgrenze erreichen die Beispiele?

Die Make-Preisseite weist für Free bis zu 1.000 Credits pro Monat aus und nennt für Core 10.000 Credits zu 12 US-Dollar pro Monat bei monatlicher Zahlung. Das bedingte Beispiel mit 940 Credits passt damit rechnerisch in das kostenlose Kontingent, sofern keine anderen Szenarien es verbrauchen. Die 1.300 Credits des Bestellprozesses und die 2.920 Credits bei ganztägiger Formularprüfung überschreiten diese Grenze.

Die Zapier-Übersicht zu Tasks nennt für Professional einen Einstieg mit 750 Tasks pro Monat zu 19,99 US-Dollar monatlich bei jährlicher Abrechnung. Die 40 Sendungen des ersten Beispiels passen in Zapier Free. Für 300 Sendungen reicht dessen Task-Kontingent nicht; der Bestellprozess braucht wegen seiner zusätzlichen Aktionen und Pfade ohnehin einen Tarif für mehrstufige Zaps. Seine errechneten 660 Tasks liegen innerhalb des genannten Professional-Kontingents.

Für diesen Bestellprozess ist Make Core beim ausgewiesenen Einstiegspreis günstiger. Der Vergleich ist sogar zurückhaltend: Der genannte Make-Preis gilt bei monatlicher Zahlung, während der genannte Zapier-Monatswert eine jährliche Abrechnung voraussetzt. Er gilt aber nur für die angenommenen Abläufe und freie Kontingente. Weitere Automationen teilen sich die verfügbaren Tasks oder Credits und können eine höhere Tarifstufe nötig machen.

Was für ein kleines Team einfacher ist

Eine Verbindung aus Tabellenzeile und E-Mail lässt sich auf beiden Plattformen ohne Code bauen. Im veröffentlichten Praxistest gelang das in beiden Fällen; Zapier führte nacheinander durch die Schritte, während Make die verbundenen Module als Szenario zeigte. Beim ersten Aufbau musste im Make-Szenario zusätzlich festgelegt werden, ab welcher Tabellenzeile der Auslöser lesen soll. Für eine einzelne Benachrichtigung ist der lineare Zap daher leichter zu überblicken; bei mehreren Pfaden zeigt Make deren Struktur unmittelbar.

Für ein Team mit seltenen Eingängen und dauernder Überwachung spricht vor allem Zapiers kostenlose Prüfung neuer Daten. Wenn viele Datensätze in wenigen Prüfungen ankommen oder ein Ablauf mehrere Aktionen und Verzweigungen braucht, kann Make die günstigere passende Tarifstufe bieten. Der Ausschlag liegt jeweils beim tatsächlichen Prüfintervall und bei den Aktionen, die pro Datensatz ausgeführt werden.

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