KI-Kompetenzmatrix: Warum dieselbe Schulung nicht für alle Rollen reicht

1. Oktober 2026 um 11:00|Autor: QUASA-Redaktion|6 Min. Lesezeit| 1

Erstellen Sie eine KI-Kompetenzmatrix für jede Kombination aus Rolle, KI-System und Arbeitsaufgabe. Erfassen Sie, welche Daten verwendet werden, wie die Ausgabe eine Entscheidung beeinflusst, was die Person bereits beherrscht und welche Fähigkeit sie nachweisen muss. Erst dieser Abgleich macht den Schulungsbedarf sichtbar.

Dieselbe Schulung reicht nicht für alle Rollen, weil sich Nutzung, mögliche Folgen und Aufsichtsaufgaben unterscheiden. Der Arbeitsrahmen von Interface schlägt dafür aufeinander aufbauende Stufen vor: Grundwissen, Fähigkeiten für die Nutzung konkreter Systeme und vertiefte Kenntnisse für die Aufsicht über Hochrisikosysteme. Die Zuordnung folgt der tatsächlichen Interaktion mit KI, nicht dem Dienstalter. Es handelt sich um einen Vorschlag für die Planung von Lernmaßnahmen, nicht um eine amtliche Einstufung von Beschäftigten.

Die Aufgabe bestimmt die Zeile der Matrix

Beginnen Sie mit den eingesetzten oder vorgesehenen Systemen und den Aufgaben, bei denen Beschäftigte mit ihnen arbeiten. Eine Zeile steht für eine Rolle bei einer bestimmten Nutzung. Verwendet dieselbe Personengruppe ein Textwerkzeug für Antwortentwürfe und ein anderes System für die Vorauswahl von Bewerbungen, braucht sie getrennte Zeilen: Eingaben, mögliche Folgen und erforderliche Kontrollen sind verschieden.

Das Kompetenzpaket von Skills England unterscheidet technische, verantwortungsbezogene und nichttechnische Fähigkeiten. Seine Aufgabenebenen sind als flexible Orientierung für unterschiedliche Tätigkeiten gedacht. Für die Matrix heißt das: Die Bedienung eines Werkzeugs, die Beurteilung seiner Ausgabe und die Verantwortung für seinen Einsatz sind getrennte Lernziele. Der britische Rahmen liefert dafür Anhaltspunkte, aber keine fertige Einstufung einzelner Arbeitsplätze im deutschsprachigen Raum.

Halten Sie Verantwortung und KI-Können ebenfalls auseinander. SFIA zur KI- und Datenkompetenz trennt Kompetenzmaßstäbe ausdrücklich von Verantwortungsebenen: Eine hohe Position verlangt nicht automatisch vertieftes technisches Anwenderwissen. Eine Fachkraft ohne Führungsfunktion kann dagegen besondere Fähigkeiten benötigen, wenn sie Ausgaben eines folgenreichen Systems beurteilt.

Eine ausfüllbare Vorlage für Rolle, Risiko und Lernziel

Die folgende Feldfolge lässt sich als Spaltenüberschrift in eine Tabelle übernehmen. Legen Sie für jede Kombination aus Rolle, System und Aufgabe eine Zeile an und ersetzen Sie die Platzhalter durch Angaben aus dem jeweiligen Arbeitsablauf.

Rolle [ ]; KI-System und Aufgabe [ ]; Nutzungshäufigkeit [ ]; Datenklasse [ ]; Entscheidungswirkung [ ]; Ist-Kompetenz [ ]; Soll-Niveau [ ]; konkretes Lernziel [ ]; Nachweis [ ]; verantwortliche Funktion [ ]; Prüftermin [ ].

Beschreiben Sie die Datenklasse so, dass Beschäftigte die Eingaben einordnen können, etwa als öffentliche Inhalte, interne Angaben oder personenbezogene Daten. Bei der Entscheidungswirkung zählt, ob die Ausgabe lediglich einen Entwurf liefert, eine fachliche Empfehlung beeinflusst oder in eine Entscheidung über Menschen eingeht. Vermerken Sie auch, wer ein Ergebnis vor seiner Verwendung prüfen und gegebenenfalls überstimmen kann. Häufigkeit zeigt, wie regelmäßig eine Fähigkeit gebraucht wird; sie sagt für sich genommen nichts über die Schwere eines möglichen Fehlers aus.

Das Lernziel sollte eine beobachtbare Handlung nennen. „Kennt KI“ lässt offen, was geschult und geprüft werden soll. „Erkennt unbelegte Aussagen in einem erzeugten Kundentext und gleicht sie vor der Freigabe mit einer verlässlichen Grundlage ab“ beschreibt dagegen eine konkrete Aufgabe. Unter Ist-Kompetenz gehört ein vorhandener Nachweis für diese Fähigkeit, nicht bloß die Teilnahme an irgendeinem Einführungskurs.

Grundwissen, Nutzung und Aufsicht zuordnen

Für das Soll-Niveau hilft die Frage, was die Person mit dem System tatsächlich tut. Ein gemeinsamer Einstieg kann grundlegende Risiken und betriebliche Regeln vermitteln. Wer ein bestimmtes System im Arbeitsablauf verwendet, benötigt zusätzlich Kenntnisse über dessen Grenzen und die Prüfung seiner Ausgaben. Wer ein Hochrisikosystem betreibt oder beaufsichtigt, muss darüber hinaus Auffälligkeiten erkennen und wissen, wann und wie ein Eingriff möglich ist.

Grundwissen: Die Person kann die vorgesehene KI-Nutzung im eigenen Bereich benennen, mögliche Fehler und unzulässige Eingaben erkennen und einen problematischen Fall an die zuständige Stelle geben.
Operative Nutzung: Die Person kann Ausgaben des konkreten Systems für ihre Aufgabe prüfen, Fehler korrigieren und bei Unsicherheit eine fachliche Prüfung auslösen.
Aufsicht: Die zugewiesene Person kann das betreffende System überwachen, Anzeichen für Fehlfunktionen oder verzerrte Ergebnisse beurteilen und die vorgesehenen Eingriffswege nutzen.

Diese Planungsstufen bauen aufeinander auf. Tragen Sie in der Matrix das höchste für die Aufgabe erforderliche Niveau ein und beschreiben Sie im Lernziel die zusätzliche Fähigkeit, die noch fehlt. Prüfen Sie dabei gesondert, ob eine Person das System selbst nutzt, andere bei der Nutzung unterstützt oder für seine Überwachung und Eingriffe zuständig ist. Ein Titel wie „Teamleitung“ beantwortet diese Fragen nicht.

Aus dem Ist-Soll-Abgleich einen passenden Nachweis ableiten

Ermitteln Sie den Ist-Stand mit einer Aufgabe, die dem vorgesehenen Einsatz ähnelt. Wer KI-gestützte Antwortentwürfe freigibt, kann einen Beispieltext mit erkennbaren Fehlern prüfen und seine Korrekturen begründen. Für eine Aufsichtsfunktion ist ein Fall geeigneter, in dem eine Auffälligkeit erkannt und der vorgesehene Eingriffsweg beschrieben werden muss. Halten Sie fest, welche Handlung gelang und wo noch eine Lücke besteht.

Zwei ausdrücklich hypothetische Matrixzeilen zeigen den Unterschied: Im Kundenservice erzeugt ein freigegebenes Textsystem Antwortentwürfe aus zulässigen Angaben. Das Soll-Niveau ist operative Nutzung; als Nachweis dient ein korrigierter Entwurf mit begründeter Prüfung. Bei der Aufsicht über eine KI-gestützte Bewerbervorauswahl geht es zusätzlich um mögliche Folgen für Bewerbende. Der Nachweis müsste hier zeigen, dass die zuständige Person Auffälligkeiten erkennt, die vorgesehene menschliche Kontrolle ausübt und einen Eingriff veranlassen kann. Die konkreten Anforderungen hängen vom jeweiligen System und Einsatz ab.

Aus der Lücke zwischen Ist-Kompetenz und Lernziel ergibt sich die Maßnahme. Grundwissen kann mit einer Einführung und Verständnisfragen geprüft werden; für die operative Nutzung eignet sich eine Übung am betreffenden Anwendungsfall. Bei der Aufsicht muss die Prüfung auch die tatsächlichen Zuständigkeiten und Eingriffswege abdecken. Ein Teilnahmevermerk belegt die Schulung, aber noch nicht die Fähigkeit, die Arbeitsschritte sicher auszuführen.

Verantwortung und Prüftermin festhalten

Benennen Sie in jeder Zeile die Funktion, die Lernziel und Nachweis mit der aktuellen Nutzung abgleicht. Je nach Aufgabe kann das eine Teamleitung, die fachliche Systemverantwortung oder eine Kontrollfunktion sein. Ein bloßer Sammelvermerk „HR“ lässt offen, wer eine Änderung des Arbeitsablaufs in die Matrix überträgt und fehlende Nachweise nachverfolgt.

Tragen Sie einen konkreten Prüftermin ein und bewerten Sie die Zeile früher neu, wenn sich System, zugelassene Daten, Einsatzbereich oder Zuständigkeit ändern. So wird sichtbar, ob eine bestehende Schulung die aktuelle Aufgabe noch abdeckt. Vorrang bei der weiteren Schulungsplanung haben Zeilen, in denen eine erforderliche Fähigkeit nicht nachgewiesen ist und die KI-Ausgabe eine folgenschwere Entscheidung beeinflussen kann.

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