BIR e-invoice deadline: hindi sapat ang PDF bago Disyembre 31

Noong Setyembre 22, 2026, inilabas ng Bureau of Internal Revenue (BIR) sa Pilipinas ang RMC No. 98-2026, na nagtakda kung paano mag-iisyu ng electronic invoice ang mga sakop na taxpayer pagsapit ng Disyembre 31, 2026. Agad na nagkabisa ang sirkular, ngunit ang katapusan ng taon ang takdang panahon para makasunod sa mandatoryong pag-isyu.

Para sa mga negosyong sakop ng deadline sa Disyembre 31, 2026, hindi sapat ang invoice na manu-manong ginawa sa Word o spreadsheet at saka ginawang PDF: hindi iyon valid na e-invoice, gaya ng nililinaw sa tax alert ng Grant Thornton. Kailangang magmula ang invoice sa angkop na sistema, maipadala sa mamimili nang elektroniko, at may datos na kayang kunin at iproseso para sa mga tuntunin ng BIR.

Sino ang sakop ng deadline?

Ang klasipikasyon ng taxpayer at ang ginagamit nitong paraan ng pagbebenta o pag-iisyu ang batayan ng saklaw. Inilalarawan sa ulat ng Context.ph ang mga grupong sakop: small, medium at large taxpayers na may e-commerce o internet transactions; mga taxpayer sa Large Taxpayers Service; malalaking taxpayer sa ilalim ng Ease of Paying Taxes framework; at mga gumagamit ng computerized accounting o invoicing systems. Hindi kasama ang micro taxpayers sa mandatoryong requirement.

1. Kung micro ang klasipikasyon ng taxpayer, hindi ito sakop ng mandatoryong deadline dahil lamang may online store ito. Ang pormal na klasipikasyon sa BIR ang mahalaga, hindi ang laki ng tindahan sa karaniwang pananalita.
2. Kung small, medium o large ang taxpayer at may e-commerce o internet transactions, sakop ito. Kabilang sa depinisyon ng sirkular ang mga transaksiyong ini-order, inihahatid o pinapagana sa pamamagitan ng mga electronic channel.
3. Kung nasa Large Taxpayers Service, o classified bilang large taxpayer sa ilalim ng Ease of Paying Taxes framework, sakop ito kahit hindi online selling ang pangunahing gawain.
4. Kung gumagamit ng Computerized Accounting System (CAS), Computerized Books of Accounts (CBA) with Accounting Records na may electronic invoicing, o iba pang invoicing software, kabilang din ito sa mga grupong kailangang sumunod.

Taxpayer ang yunit ng saklaw. Kung ang online selling ay ginagawa sa isang rehistradong sangay lamang, hindi doon nagtatapos ang obligasyon: kailangang mag-isyu ng e-invoice ang head office at lahat ng rehistradong branch office ng parehong sakop na taxpayer. Kaya magkaibang tanong ang kung aling aktibidad ang nagpasok sa negosyo sa saklaw at kung aling mga lokasyon ang kailangang makapag-isyu.

Ano ang nagpapakaiba sa compliant na e-invoice?

Kailangang likhain ang invoice ng rehistrado, aprubado o akreditadong accounting o invoicing system sa structured electronic format. Ibig sabihin, nakaayos ang datos sa paraang kayang basahin, kunin at iproseso ng computer nang hindi muling mano-manong ita-type ang nilalaman. Dapat ding kayang ipadala ng sistema ang invoice sa buyer sa elektronikong paraan, gaya ng email, online viewing o iba pang digital channel.

Hindi nababago ng PDF conversion ang pinagmulan ng invoice. Ang file na unang binuo nang mano-mano sa Microsoft Word, Excel, Google Docs o Google Sheets ay hindi pumapasa sa tuntunin para sa e-invoice. Gayundin, ang printout mula sa CAS, CBA o point-of-sale system ay hindi maituturing na e-invoice kung hindi kayang elektronikong i-isyu at ihatid ng sistema ang invoice at ihanda ang kinakailangang sales data para sa BIR.

Maaari pa ring humingi ang buyer ng printed copy. Puwede rin itong ibigay sa consumer kapag hindi praktikal ang electronic delivery, basta ang orihinal na invoice ay mula sa sistemang nakatutugon sa mga requirement at maaari ring i-isyu nang elektroniko. Ang papel o PDF sa ganitong sitwasyon ay kopya ng invoice na nabuo sa sumusunod na sistema; hindi ang itsura ng kopya ang batayan ng pagsunod.

JSON ang format na ginagamit ng umiiral na BIR Electronic Invoicing System sa pagpapadala ng sales data. Maaari namang gumamit ang negosyo ng ibang structured format sa sarili nitong operasyon kung mako-convert ang kinakailangang datos sa format na itinakda ng BIR. Magkaiba ang kakayahang ihanda ang datos at ang aktuwal na obligasyong magpadala nito, na may hiwalay na pagpapatupad.

Permit, certification at mga sangay

Bago magsimulang mag-isyu ng e-invoice, kailangan ng sakop na taxpayer ng Permit to Issue (PTI) Electronic Invoice para sa gagamiting sistema. Iba ito sa pahintulot na gumamit ng CAS: ang dating Permit to Use o Acknowledgement Certificate ay hindi kusang nagbibigay ng awtoridad na mag-isyu ng e-invoice. Isinusumite ang aplikasyon sa Revenue District Office o Large Taxpayer Office kung saan nakarehistro ang taxpayer.

May mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng iisang sistemang ginagamit sa maraming lokasyon at magkakaibang software sa mga sangay. Ayon sa buod ng Reyes Tacandong, may PTI para sa head office at bawat sangay na tumutukoy sa lokasyong sakop; kung magkakaibang invoicing system ang gamit, kailangan ng hiwalay na PTI para sa bawat naiibang sistema. Kailangang makuha ang EIS Certification sa loob ng anim na buwan mula nang maibigay ang PTI.

Kung may bagong sangay na gagamit ng dati nang aprubadong sistema, hindi kailangan ng bagong PTI number basta maabisuhan ang BIR ayon sa umiiral na pamamaraan. Kung papalitan naman ang platform o pangunahing detalye ng aprubadong software, maaaring kailanganin ang bago o inamyendahang PTI. Dahil nakatali ang permit sa sistema at saklaw nito, mahalagang magkatugma ang mga lokasyong aktuwal na nag-iisyu at ang mga lokasyong nakasaad sa pahintulot.

Para sa negosyong may online shop, CAS o maraming sangay, ang paghahanda ay may magkakaugnay na bahagi:

• Tukuyin ang klasipikasyon ng taxpayer at ang aktibidad o sistemang dahilan ng pagkakasakop.
• Itala ang head office at mga sangay na mag-iisyu, pati ang invoicing system na gagamitin ng bawat lokasyon.
• Tiyaking kaya ng sistema ang structured data, electronic delivery sa buyer at pagkuha ng datos para sa format ng BIR.
• Iugnay ang aplikasyon sa PTI sa tamang sistema at mga sangay, at planuhin ang kasunod na EIS Certification.

Kapag nawalan ng internet o tumigil ang sistema

Hindi nawawala ang tungkuling mag-isyu ng invoice dahil sa internet outage, pagkawala ng kuryente, technical malfunction o cybersecurity incident. Sa panahong hindi makagawa o makapag-isyu ng e-invoice ang sistema, ang itinakdang fallback ay manual invoice na awtorisado ng BIR. Kailangan itong maihanda sa mga lokasyong maaaring magbenta habang may aberya.

1. Habang hindi magamit ang electronic invoicing system, mag-isyu ng awtorisadong manual invoice para sa transaksiyon sa oras na kailangan itong maitala.
2. Panatilihin ang tala ng mga manual invoice na naibigay sa panahon ng aberya upang maipares ang bawat isa sa kaukulang transaksiyon.
3. Kapag naibalik ang sistema, palitan ang bawat manual invoice ng katumbas na electronic invoice na naglalaman ng reference number ng orihinal na manual invoice.

Ang reference number ang nag-uugnay sa invoice na naibigay habang offline at sa electronic invoice na pumalit dito. Hindi dahilan ang pagkakaroon ng fallback para gawing karaniwang paraan ng pag-isyu ang manu-manong PDF. Para sa negosyong may maraming sangay, kailangang gumana ang prosesong ito sa lokasyong nawalan ng koneksiyon, kahit maayos ang sistema sa ibang bahagi ng negosyo.

Pag-isyu at sales reporting ay magkaibang obligasyon

Ang kasalukuyang deadline ay para sa pag-isyu ng electronic invoice ng mga sakop na taxpayer. Sa opisyal na buod ng RR No. 26-2025, magkahiwalay ang itinakdang panahon para sa pag-isyu ng e-invoice at ang mga tuntuning magpapasimula ng mandatoryong electronic sales reporting kapag handa na ang kaukulang sistema. Dahil dito, kailangang maihanda ang datos para sa hinihinging format nang hindi ipinagpapalagay na nagsimula na rin ang pangkalahatang obligasyong magpadala ng sales data.

Para sa sakop na negosyo, ang agarang epekto ng takdang panahon ay nasa mismong pag-isyu: kailangang makapagbigay ng compliant na e-invoice sa mga sangay na sakop ng PTI at makapagpatuloy sa awtorisadong manual invoice kung pumalya ang sistema. Ang hiwalay na mga tuntunin ng BIR ang magtatakda kung kailan magsisimula ang mandatoryong electronic sales reporting.

Basahin din:

• Kuya A nasa eGovPH na—kailangang beripikahin pa rin ang mahahalagang sagot
• ASEAN DEFA ihahain sa Nobyembre—kasama ang AI at data rules
• ₱2.48B Digital National ID overhaul: 20 taon ang kontrata