Rehistro ng books sa ORUS at QR stamp

Sa BIR Online Registration and Update System (ORUS) irerehistro ang books of accounts; ang nalilikhang QR stamp ang patunay sa halip na manual stamping sa Revenue District Office (RDO), ayon sa paglilinaw ng BIR sa rehistro ng books. Mag-log in, piliin ang Secondary Registration → Book of Account → Register Book of Account, ilagay ang detalye ng mga libro sa online form at isumite ang aplikasyon.

Unahin ang pagpili kung manual, loose-leaf o computerized ang gagamiting books. Magkakaiba ang kailangan bago gamitin ang mga ito, ang takdang panahon ng rehistro at ang paglalagyan ng QR stamp. Pagkatapos ng matagumpay na pagsusumite, mada-download ang stamp mula sa ORUS profile; i-print ito para sa mga librong inirehistro.

Piliin muna ang paraan ng pagtatala

Maaaring pumili ang bagong negosyo ng alinman sa tatlong uri. Nililinaw ng circular ng BIR para sa bagong negosyo na hindi kailangang magrehistro rin ng manual books kung loose-leaf o computerized books ang pinili. Hiwalay ang rehistro ng books sa rehistro ng negosyo, at hindi kailangang tapusin ang dalawa nang sabay.

Manual books: Sa nakabuklod na pisikal na libro direktang isinusulat ang mga entry. Irehistro ang unang set ayon sa deadline para sa bagong negosyo. Sa susunod, magrehistro ng panibagong set bago ito gamitin; hindi awtomatikong kailangan ng bagong set bawat taon.
Loose-leaf books: Kailangan ng Permit to Use (PTU) bago gamitin ang ganitong paraan ng pagtatala. Permanenteng binubuklod ang mga pahina at taun-taong inirerehistro ang nakabuklod na books. Sa unang pahina ng bawat kaukulang libro ididikit ang QR stamp.
Computerized books: Kailangan ng naaangkop na Acknowledgement Certificate para sa computerized books o accounting system bago gamitin. Taun-taon din ang rehistro ng books. Ang naka-print na QR stamp ay itatago bilang rekord.

Para sa loose-leaf at computerized books, maaari lamang maibigay ang kinakailangang PTU o Acknowledgement Certificate matapos magkaroon ng Tax Identification Number (TIN). Kaya kung bagong rehistro ang negosyo, ayusin muna ang TIN at pahintulot sa napiling paraan ng pagtatala; ang pahintulot na iyon ay iba pa sa rehistro ng mismong books.

Kailan dapat irehistro ang books?

Nakabatay ang deadline sa uri ng libro at sa yugto ng negosyo. Itinatakda ng Revenue Memorandum Circular No. 3-2023 ang magkahiwalay na tuntunin para sa unang manual books, susunod na manual set, permanently bound loose-leaf books at computerized books.

Unang manual books ng bagong negosyo: Irehistro bago ang deadline ng unang quarterly income tax return o annual income tax return, alinman ang mauna.
Bagong manual set ng kasalukuyang negosyo: Irehistro bago gamitin. Maaaring ipagpatuloy ang dati nang rehistradong set habang may magagamit pang pahina; bago ito maubos, ihanda ang rehistro ng kapalit.
Permanently bound loose-leaf books: Irehistro taun-taon sa loob ng 15 araw matapos ang taxable year, o sa loob ng 15 araw mula sa pagsasara ng operasyon, alinman ang mauna.
Computerized books: Irehistro taun-taon sa loob ng 30 araw matapos ang taxable year, o sa loob ng 30 araw mula sa pagsasara ng operasyon, alinman ang mauna.

Kung fiscal year ang gamit ng negosyo, mula sa pagtatapos ng sarili nitong taxable year bibilangin ang panahon para sa loose-leaf at computerized books. Maaaring humiling ng extension sa Commissioner of Internal Revenue o sa awtorisadong kinatawan nito, ngunit kailangang ihain ang kahilingan bago matapos ang orihinal na panahon.

Punan ang online Form 1905 sa ORUS

Ipinapakita ng gabay ng BIR sa online Form 1905 ang pagkakasunod ng mga screen, mga field at pagkuha ng QR stamp. Kung wala pang ORUS account ang negosyong may TIN na, gamitin sa paggawa ng account ang permanenteng email na nakatala sa BIR at kumpletuhin ang pag-verify na ipinadadala rito.

Mag-log in sa ORUS. Buksan ang Secondary Registration, piliin ang Book of Account, at pindutin ang Register Book of Account upang makarating sa form para sa rehistro o pag-update ng books.
Sa Taxpayer Information, piliin ang Head Office o Branch na pag-uugnayan ng mga libro. Suriin ang lumabas na TIN, RDO code at business address bago pindutin ang Add. Kung para sa ibang branch ang books, piliin ang branch na iyon sa halip na iparehistro ang mga ito sa head office.
Sa Books of Accounts, pindutin ang Add Row. Itakda ang Type bilang Manual, Loose Leaf o Computerized, saka piliin sa listahan ang partikular na librong irerehistro. Magkahiwalay na pagpili ang paraan ng pagtatala at ang uri ng libro.
Ilagay ang Quantity at Last Volume Number. Suriin ang awtomatikong ipinapakitang Volume From at Volume To, at punan ang hinihinging validity period, petsa ng rehistro at taxable year. Para sa naaangkop na loose-leaf o computerized entry, ilagay din ang permit o Acknowledgement Certificate control number na hinihingi ng form.
Pindutin ang Add Books para maisama ang entry sa buod. Magdagdag ng iba pang kailangang libro, saka pindutin ang Continue. I-upload ang mga dokumentong hinihingi para sa napiling uri at buksan ang Review.
Basahin ang buod ng taxpayer information, detalye ng books at attachments. Kung tama ang lahat, markahan ang mga kasunduang ipinapakita at pindutin ang Submit Application. Itala ang application reference number (ARN), saka buksan sa profile ang mga nabuong QR stamp at i-download ang mga ito.

Mahalagang tumugma ang piniling tanggapan, uri ng libro, dami at volume sa aktuwal na irerehistro. Habang nasa form pa, maaaring suriin ang mga idinagdag na entry sa buod bago ang pinal na pagsusumite.

Saan ilalagay ang QR stamp?

Para sa manual at permanently bound loose-leaf books, i-print ang QR stamp at idikit sa unang pahina ng bawat kaukulang libro. Para sa computerized books, i-print ito at itago bilang rekord. Bago idikit o itago, ihambing ang nakasaad na TIN, uri ng libro, dami at volume sa isinumiteng detalye upang ang patunay ay tumukoy sa tamang books.

Mahigpit na inaatas ng paglilinaw ng BIR sa online registration ang paggamit ng ORUS para sa permanently bound loose-leaf at computerized books. Kung hindi makapagrehistro dahil sa system downtime o teknikal na error, maaaring tanggapin sa RDO ang manual na aplikasyon kapag may opisyal na advisory tungkol sa hindi pag-andar ng ORUS o screenshot ng error. Ang mga deadline extension na inilabas para sa tinukoy na panahon ay hindi awtomatikong nagpapalawig sa mga susunod na taxable year.

Basahin din: