Live na ang eNotarization sa Pilipinas: accredited na pasilidad muna

“Starting today, October 19, 2026,” sabi ng Korte Suprema sa ulat ng GMA News nang opisyal nitong simulan ang eNotarization sa Pilipinas. Maaari nang ipa-notaryo ang kuwalipikadong elektronikong dokumento sa accredited na Electronic Notarization Facility (ENF) at commissioned na Electronic Notary Public (ENP). Kailangan pa rin ang pagharap sa notaryo at pagpapatunay ng pagkakakilanlan.

Sa paglulunsad sa Bonifacio Global City, Taguig, naging unang mga dokumentong elektroniko ang pagpapa-notaryo ang mga kasunduang nilagdaan ng University of the Philippines College of Law at Integrated Bar of the Philippines; dumalo rin sina First Lady Louise Araneta-Marcos at Senior Associate Justice Marvic M.V.F. Leonen, ayon sa Philippine News Agency. Ang unang accredited na pasilidad ay Twala ng Ohelio, QLegal ng Quanby Solutions at NotarizeIT ng UNAWA, ayon sa Tech Pilipinas. Para sa gagamit ng serbisyo, unang dapat malaman kung sakop ng elektronikong proseso ang hawak na dokumento.

PDF, scan at mga dokumentong hindi sakop

Magkaiba ang proseso para sa elektronikong PDF at sa orihinal na papel na nangangailangan ng tradisyonal na notaryo.

Para sa eNotarization ang elektronikong dokumentong nasa PDF o PDF/A format, kasama ang na-scan na papel. Nililinaw ng FAQ ng Korte Suprema na maaari ring i-upload ang scan ng papel na may pirmang ginawa sa tinta. Nakabatay rin ang pagiging kuwalipikado sa uri ng dokumento at sa notarial act na kailangan; hindi sapat na gawing PDF ang anumang papel.

Ang notarial wills at depositions ay hindi sakop ng eNotarization kahit nasa PDF o PDF/A ang mga ito. Ang orihinal na papel na may sulat-kamay na pirma o marka ay patuloy na pinamamahalaan ng tradisyonal na patakaran sa notaryo. Maaaring maging elektronikong dokumento ang scan ng pinirmahang papel, ngunit kung ang mismong orihinal na papel ang kailangang ipa-notaryo, tradisyonal na notaryo ang dapat humawak nito.

Kasama sa pinahihintulutang electronic notarial acts ang acknowledgment, affirmation o oath, jurat, at signature witnessing. Sa jurat, dapat gawin ang elektronikong pirma sa presensiya ng ENP; hindi dapat nakapirma na ang dokumento bago i-upload. Sa acknowledgment, affirmation o oath, maaaring nauna nang napirmahan ang elektronikong dokumento, ngunit kailangang kumpirmahin ng lumagda sa ENP na kaniya ang pirma. Mahalaga ang pagkakaibang ito sa may hawak nang pinirmahang papel na balak i-scan.

Mula sa accredited na pasilidad hanggang ENP

Sa portal ng napiling accredited na ENF magsisimula ang user. May magkahiwalay na listahan ang Korte Suprema para sa mga accredited na pasilidad at commissioned na ENP. Kailangang tugma ang pasilidad na gagamitin at ang awtorisasyon ng notaryong magsasagawa ng electronic notarial act; ang commission para sa tradisyonal na notaryo lamang ay hindi sapat para rito.

Kailangang gumawa ng sariling account ang bawat partidong lalahok at ang mga saksi, kung mayroon. Hiwalay na bineberipika ng pasilidad ang kanilang pagkakakilanlan at mga kredensiyal bago ang notarial act. Hindi maaaring gamitin ng saksi ang account ng principal para lamang sumama sa parehong video call, sapagkat hinihingi ang hiwalay na pagpapatunay sa bawat kalahok.

Pagkatapos magparehistro, maaaring ipares ang principal sa available na ENP sa napiling pasilidad. Maaari rin siyang mag-iskedyul sa gustong commissioned na ENP gamit ang pasilidad kung saan available ang notaryong iyon. Maaaring magkaiba ang paraan ng pag-upload, pag-iskedyul at pagberipika sa bawat provider, kaya ang gabay ng napiling pasilidad ang magsasabi ng eksaktong daloy ng transaksiyon.

Tatlong paraan ng pagharap sa notaryo

Maaaring humarap sa Electronic Notary Public nang personal, sa videoconference, o sa kombinasyon ng dalawang paraan.

Maaaring gawin ang pagpapa-notaryo ng elektronikong dokumento nang personal sa harap ng ENP, malayuan sa videoconference, o sa kombinasyon ng dalawa. Inilalarawan ng Radar ang tatlong paraang ito sa ilalim ng mga tuntunin ng eNotarization. Sa personal na paraan, pisikal na humaharap ang mga kalahok sa ENP; sa malayuang paraan, ginagamit nila ang videoconference ng pasilidad para sa sabay-sabay na pagharap.

Ang kombinasyon ay para sa transaksiyong may ilang kalahok na pisikal na nasa harap ng ENP at may iba namang sumasali nang malayuan. Mahalaga ito sa dokumentong may maraming lumalagda o saksi na magkakaiba ang kinaroroonan. Ang pagiging online ng file at sesyon ay hindi pumapalit sa pagharap sa notaryo: kailangang makilahok ang mga taong hinihingi ng notarial act at makumpleto ang beripikasyon sa pasilidad.

Sa remote electronic notarization, maaaring maglingkod ang commissioned na ENP sa principal na nasa ibang lugar sa Pilipinas. May kakayahan ang pasilidad na tukuyin ang lokasyon ng kalahok at harangin ang teknolohiyang sadyang nagpapalit ng ipinapakitang lokasyon; maaari ring ipatingin ng ENP ang paligid sa video. Nakaugnay ang mga hakbang na ito sa tuntuning dapat matukoy ang tunay na lugar ng mga kalahok sa malayuang sesyon.

Legal na bisa at hangganan sa labas ng bansa

May limitadong paraan para sa principal na nasa ibang bansa: dapat nasa Pilipinas ang ENP, habang ang principal ay nasa loob ng embahada, konsulado o tanggapan ng Philippine Honorary Consul. Kailangang kumpirmahin ng itinalagang opisyal ang presensiya ng principal doon. Maaaring hindi rin magamit ang paraang ito sa ilang hurisdiksiyon dahil sa pisikal o legal na paghihigpit, kaya hindi sapat ang karaniwang video call mula sa anumang lokasyon sa ibang bansa.

Ang electronic notarial act na naisagawa alinsunod sa mga tuntunin ay may kaparehong bisa, puwersa at epekto ng notarial act sa ilalim ng tradisyonal na mga tuntunin. Nananatili ring kinikilala ang tradisyonal na pagpapa-notaryo para sa papel na dokumento. Kung orihinal na papel na notarized ang hinihingi ng tatanggap, hindi iyon napapalitan ng pag-upload ng scan; ang legal na bisa ng elektronikong proseso ay nakasalalay sa paggamit nito para sa dokumentong sakop at sa pagsunod sa angkop na paraan ng pagpirma at pagharap.

Basahin din: