Clockify či Toggl Track: lacnejší tímový dohľad súperí s jednoduchším meraním

Pri schvaľovaných tímových výkazoch vychádza Clockify lacnejšie: cenník Clockify uvádza plán Standard za 5,49 USD na miesto mesačne pri ročnej platbe, kým cenník Toggl uvádza plán Premium za 16 USD. Pre jednotlivca, ktorý si chce najmä priebežne zapisovať prácu, môže byť vhodnejší jednoduchší každodenný postup v Toggl Track.

Pri výbere pre firmu však rozhoduje viac než samotný časovač. Treba započítať všetkých ľudí s plateným prístupom, určiť, či niekto musí výkazy schvaľovať, a pri Toggl sledovať aj licencie, ktoré zostanú voľné po odchode člena tímu. Freelancer môže rovnaké nástroje posudzovať inak, pretože formálne schvaľovanie vlastných hodín nepotrebuje.

Čo zvládne bezplatný plán

Na osobné meranie času sa dá začať bez predplatného v oboch službách. Clockify umožňuje spustiť časovač alebo doplniť hodiny ručne a poskytuje základné výkazy. Toggl Track ponúka ručný zápis, časovač, kalendárové prepojenia a osobné prehľady. Ak freelancer potrebuje najmä spoľahlivo zaznamenať prácu pre klienta, rozdiel v cene bezplatných plánov mu výber nevyrieši; dôležitejšie je, ktorý spôsob zapisovania mu vyhovuje pri bežnej práci.

Rozdiel v limite sa prejaví pri tíme: Clockify Free pokrýva najviac päť používateľov a Toggl Free troch. Trojčlenný tím teda môže zostať pri základnom meraní v oboch službách, päťčlenný už v Toggl potrebuje platený plán. Bezplatný prístup však nemožno zamieňať so schvaľovaním výkazov: pri Clockify patrí do Standard a pri Toggl Track do Premium. Ak tím potrebuje aj pravidlá pre vypĺňanie záznamov, opravy alebo podrobnejšie spoločné reporty, musí porovnávať príslušné platené úrovne.

Účet za 3, 5, 10 a 25 ľudí

Nasledujúci model používa verejné ceny v USD na osobu alebo miesto pri ročnej platbe. Clockify Basic stojí 3,99 USD a Toggl Starter 9 USD mesačne v prepočte na jedno platené miesto; ani jeden z týchto plánov neslúži v porovnaní ako úroveň so schvaľovaním. Na tento účel treba porovnať Clockify Standard za 5,49 USD s Toggl Premium za 16 USD. Sumy nižšie sú mesačným ekvivalentom ročného predplatného, nie výškou samostatnej mesačnej faktúry.

• 3 ľudia: základné meranie môže byť v oboch službách bezplatné. Ak treba funkcie plánov Basic a Starter, mesačný ekvivalent je 11,97 USD pri Clockify a 27 USD pri Toggl. So schvaľovaním výkazov je to 16,47 USD za Standard oproti 48 USD za Premium.
• 5 ľudí: základné meranie sa ešte zmestí do Clockify Free; Toggl Starter vychádza na 45 USD. Clockify Basic by stál 19,95 USD. Pri schvaľovaní stojí Standard 27,45 USD a Premium 80 USD.
• 10 ľudí: Basic stojí 39,90 USD a Starter 90 USD. Ak treba schvaľovať výkazy, Standard vychádza na 54,90 USD a Premium na 160 USD.
• 25 ľudí: Basic predstavuje 99,75 USD a Starter 225 USD. Pri schvaľovaných výkazoch je to 137,25 USD za Standard oproti 400 USD za Premium.

Ide o výpočet z uvedených jednotkových cien bez daní, individuálnych zliav a prepočtu meny. Ceny Clockify sú zobrazené bez dane a pri platbe môže byť podľa krajiny pripočítaná DPH. Pre slovenskú firmu preto dolárový model slúži na porovnanie rozsahu nákladov, nie ako konečná suma na úhradu.

Pri Toggl je navyše rozdiel medzi dvoma vlastnými publikovanými cenami: verejný cenník uvádza Premium za 16 USD, zatiaľ čo informácie Toggl o platbách uvádzajú pri ročnom záväzku cenu Premium od 18 USD alebo EUR za licenciu mesačne. Tá istá stránka uvádza možnosť platiť v eurách pre európskych zákazníkov. Výpočty používajú výlučne verejnú dolárovú cenu 16 USD; konkrétnu ponuku pre Slovensko treba posúdiť podľa sumy zobrazenej pri objednávke.

Keď zostane licencia voľná

Pri Toggl sa počet platených licencií môže líšiť od počtu ľudí, ktorí práve pracujú. Pravidlá licencií Toggl Track vysvetľujú, že deaktivácia alebo odstránenie člena uvoľní jeho miesto, ale samotnú licenciu z predplatného automaticky neodstráni. Voľné miesto možno prideliť náhradníkovi; ak náhrada nepríde, počet licencií musí správca znížiť osobitne.

Predstavme si agentúru, ktorá má desať licencií Premium a po odchode dvoch ľudí pokračuje s ôsmimi členmi. Pri verejnej dolárovej sadzbe zostáva mesačný ekvivalent desiatich licencií na 160 USD; osem licencií by predstavovalo 128 USD. Rozdiel 32 USD mesačne znamená 384 USD za celý rok pri rovnakých podmienkach. Pri už zaplatenom ročnom období nie je tento výpočet prísľubom okamžitého vrátenia peňazí, no voľné miesta ovplyvňujú ďalšie účtovanie, ak zostanú v predplatnom.

Clockify počíta platené miesta za aktívnych aj pozvaných používateľov vrátane správcov. Deaktivovaný používateľ miesto uvoľní, takže ho možno znovu použiť pre náhradníka. Pre firmu s častými zmenami v tíme je preto podstatná nielen jednotková cena, ale aj spôsob, akým správca po odchode človeka upraví predplatné.

Časovač pre jednotlivca, kontrola pre agentúru

Toggl Track stavia bežné používanie na rýchlom spustení časovača, ručnom doplnení práce a osobnom prehľade. Pre freelancera, ktorý počas dňa strieda zákazky, môže byť jednoduchší pocit z tohto postupu dôvodom na voľbu aj bez rozdielu v cene. Je to hodnotenie každodennej práce, nie výsledok merania rýchlosti ani záruka, že bude rovnako vyhovovať každému používateľovi.

V agentúre sa k zapisovaniu času pridáva otázka, kto opraví chýbajúci údaj a kto uzavrie obdobie pred vyúčtovaním klientovi. Clockify Basic pridáva povinné polia, úpravy času za iných ľudí a ďalšie možnosti správy; Standard umožňuje formálne schválenie a uzamknutie výkazov. Toggl Starter pridáva tímové reporty a fakturovateľné sadzby, zatiaľ čo Premium umožňuje týždenné alebo mesačné schvaľovanie a uzamknutie schváleného obdobia. Preto by tím, ktorý potrebuje podpis manažéra nad hodinami, porovnával Standard s Premium, nie najlacnejšie platené plány.

Schvaľovanie zároveň mení význam evidovaných hodín. Kým pri osobnom časovači si používateľ môže záznam priebežne opravovať, pri uzavretom tímovom výkaze má manažér stabilný podklad na kontrolu práce pre klienta. Tento rozdiel stojí za príplatkom len tam, kde firma takýto pracovný postup skutočne používa.

Faktúra z evidovaného času

Clockify Standard spája evidenciu času s vystavením faktúry a jej stiahnutím vo formáte PDF. Pre agentúru, ktorá chce najprv schváliť hodiny a potom z nich pripraviť podklad klientovi, sú obe funkcie v tej istej úrovni predplatného. Ak firma fakturuje cez samostatný účtovný systém, môže jej byť užitočnejší kontrolovaný výkaz a export; vstavaná fakturácia sama osebe nemusí rozhodnúť.

Toggl umožňuje vytvoriť faktúru zo súhrnného alebo podrobného reportu aj v bezplatnom pláne. Postup fakturácie v Toggl Track opisuje stiahnutie PDF a uvádza, že faktúra vytvorená na bezplatnom pláne nesie logo Toggl; vlastné logo vyžaduje platený plán. Pre freelancera to môže stačiť na jednoduchú faktúru z odpracovaného času. Ak však chce automaticky používať fakturovateľné sadzby, potrebuje Starter; ak má pred fakturáciou schvaľovať prácu ďalších ľudí, potrebuje Premium.

Pre samostatného používateľa tak zostáva rozhodujúce, či mu vyhovuje každodenné meranie a spôsob prípravy faktúry. Pre agentúru so schvaľovanými hodinami má Clockify výrazne nižší náklad na rovnaký počet platených miest; pri Toggl treba do rozpočtu zahrnúť aj licencie, ktoré po personálnej zmene zostali voľné.

Prečítajte si aj:

• Clockify či Toggl Track: lacnejší časovač nemusí získať súhlas tímu
• Canva či Adobe Express: lacnejší tímový plán má menšiu knižnicu
• Asana či Jira: tím zaplatí buď za jednoduchosť, alebo vývojársku hĺbku